hvad er span of control, og hvorfor er det vigtigt?

HR-specialister og virksomhedsledere er altid interesserede i at øge organisationens effektivitet, øge medarbejdertilfredsheden og sikre, at arbejdsstyrkens sammensætning  understøtter virksomhedens bundlinje. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på din organisations span of control, forstå hvad det betyder og indse omfanget af dets indvirkning. I denne artikel gennemgår vi de grundlæggende aspekter af span of control og viser, hvorfor det er en så vigtig faktor for arbejdsstyrken.

definition af span of control

Span of control er et udtryk, der henviser til antallet af medarbejdere , som en leder er ansvarlig for i en virksomhed. Jo flere faste medarbejdere, der rapporterer direkte til en enkelt leder, jo større er ‘span of control’ eller hvad vi på dansk vil kalde ledelsesspændet.

hvordan beregnes span of control?

At fastslå span of control (også kaldet span of management) i hele organisationen eller inden for en enkelt afdeling er enkelt. Du skal blot dividere antallet af medarbejdere med antallet af ledere, hvilket giver et enkelt tal, der også kan udtrykkes som et forholdstal.

På dansk omtales span of control ofte som ledelsesspænd, hvilket refererer til antallet af medarbejdere, der refererer direkte til en leder.

I en stor virksomhed med 300 medarbejdere og 25 ledere deler vi f.eks. 300 med 25 - og får et ledelsesspænd på 12, som vi også kan repræsentere som 12:1, eller 12 medarbejdere for hver leder.

Når man laver denne beregning for en stor organisation, er tallet for span of control et gennemsnit. Naturligvis vil nogle teams i virksomheden have et begrænset ledelsesspænd (en mindre andel af medarbejdere eller ledere) eller et bredere (en større andel af medarbejdere/ledere). Span of control varierer også betydeligt på tværs af brancher. Det giver dog stadig en pålidelig, enkel indikation af en virksomheds organisationsstruktur og mængden af ledere, der er involveret i de daglige forretningsbeslutninger.

hvorfor er span of control vigtigt

Selvom det er en ret grundlæggende detalje om din organisations struktur, har span of control en enorm effekt på tværs af virksomheden. Det påvirker alt fra medarbejderoplevelsen til din bundlinje og meget mere. 

Forestil dig, at du er en teknologivirksomhed med en hurtigt voksende arbejdsstyrke. Når teams vokser for at holde trit med forretningens krav, kan det potentielt gøre ledelsesspændet for stort. På samme måde kan en nedgang tvinge dig til at reducere antallet af medarbejdere, hvilket risikerer at skabe et for begrænset ledelsesspænd. I denne situation kan optimering af antallet af medarbejdere i reference hjælpe dig med at øge effektiviteten, reducere omkostningerne og sikre, at alle arbejder effektivt.

Lad os se på nogle af de vigtigste grunde til, hvorfor span of control er et vigtigt mål - og hvorfor det er værd at tage sig tid til at lave en analyse af ledelsesspændet og beslutte, om dit virkelig fungerer for din virksomhed.

det har en betydelig omkostningsmæssig effekt

Dette er en af de mest almindelige grunde til, at virksomheder vælger at optimere deres span of control. Ledere har typisk en højere løn end de medarbejdere, de har ansvaret for, så en høj andel af ledere i forhold til medarbejdere fører som regel til øgede lønomkostninger for virksomheden. Ifølge McKinsey oplever virksomheder, der aktivt justerer deres span of control og reducerer det til en mere passende størrelse, typisk en besparelse på 10 til 15 procent i ledelsesomkostninger.

det kan øge effektiviteten

Optimering af dit ledelsesspænd kan påvirke din bundlinje på andre måder. For eksempel er virksomheder med et meget snævert ledelsesspænd typisk kendetegnet ved mange ledelseslag mellem den administrerende direktør og driftent. Det er ikke altid en dårlig ting, men hvis det ikke bliver kontrolleret, kan det føre til for mange ledelseslag, ineffektive processer og ekstremt lange beslutningsveje. Hvis dette får lov at udvikle sig uhindret, risikerer virksomheden at blive handlingslammet, fordi medarbejderne bruger en stor del af deres tid på at navigere i hierarkiet frem for at udføre produktivt arbejde.

Omvendt kan medarbejdere i virksomheder med et meget bredt ledelsesspænd og en flad organisationsstruktur have svært ved at få fat i deres leder, når der skal træffes vigtige beslutninger, hvilket kan bremse driften. At finde den rette balance i forholdet mellem medarbejdere og ledere sikrer, at tingene forløber smidigt.

det er en stor del af medarbejdertilfredsheden

Span of control påvirker medarbejderoplevelsen på mere end én måde. Et meget begrænset ledelsesspænd l kan få en medarbejder til at føle, at deres chef altid kigger dem over skulderen, mens et meget stort ledelsesspænd kan få dem til at føle sig overladt til sig selv. At opnå et afbalanceret ledelsesspænd bevarer medarbejdernes autonomi og giver samtidig støtte, trivsel og medarbejdertilfredshed. Men det spiller også en rolle for læring og udvikling (L&D), som er stadig vigtigere for medarbejderne - tal fra LinkedIn viser, at 94 % ville være mere tilbøjelige til at blive i et job, hvis det tilbød lærings- og udviklingsmuligheder, mens vores egen Workmonitor-undersøgelse viste, at 29 % endda ville overveje at sige et job op, der ikke tilbød tilstrækkelig læring og udvikling.

Når det drejer sig om at opbygge et effektivt L&D-program på arbejdspladsen, skal ledelsen tage styringen. Men hvis ledere er overbebyrdede på grund af et for bredt ledelsesspænd, har de svært ved at følge med i medarbejdernes præstationer og planlægge læring og udvikling ordentligt.

I en tid med mangel på kvalificeret arbejdskraft har virksomheder ikke råd til at skabe dårlige oplevelser for medarbejderne eller miste dem unødvendigt på grund af et dårligt tilpasset span of control.

det kan gøre hele din virksomhed mere omstilingsparat

At justere et for snævert ledelsesspænd kan ofte fjerne et eller to ledelseslag i en stor organisation. Det bringer topledelsen tættere på medarbejderne længere nede i hierarkiet – og potentielt også tættere på de medarbejdere, der arbejder direkte med kunderne. Dette giver ledelsen et mere præcist billede af driften og kan gøre hele organisationen mere lydhør over for kundernes skiftende behov.

Når dette kombineres med de effektivitetsgevinster, der følger med et optimeret span of control, vil en virksomhed, der formår at tilpasse sig sin ideelle struktur, stå langt stærkere.

gør overgangen til et optimalt ledelsesspænd lettere

Hvis I vil i gang med at optimere jeres span of control, har vi samlet nogle visuelle hjælpemidler, der kan guide jer på vejen. De illustrerer tydeligt begreber som bredt og snævert ledelsesspænd, forklarer, hvordan det beregnes, og giver indsigt i de fordele og udfordringer, der følger med.

Alt materialet er i slide-format, så I nemt kan tilføje det til jeres egne præsentationer og tilpasse det virksomhedens visuelle identitet. Når I begynder at omstrukturere virksomhedens hierarki, kan materialet hjælpe med at forklare de centrale idéer og fordele til nøglebeslutningstagere i organisationen.