sådan identificerer du det rigtige span of control for din virksomhed.

Det er vigtigt at etablere det rigtige span of control i din organisation for at sikre en velfungerende drift. Hvis ledelsesspændet er for bredt, risikerer medarbejdere at føle sig overladt til sig selv, mens ledere har svært ved at følge med i præstationerne. Er det derimod for snævert, kan medarbejderne opleve unødig kontrol, og ineffektivitet kan sprede sig i virksomheden.

Derfor bør enhver virksomhed stræbe efter et ledelsesspænd, der passer til netop deres behov. Det skal understøtte et højt niveau af effektivitet og produktivitet og give medarbejderne mulighed for at udvikle sig uden at påvirke driften negativt.

Målet er enkelt, men det er en udfordring at nå dertil. Lad os starte med at besvare det mest relevante spørgsmål.

hvad er det optimale ledelsesspænd for min virksomhed?

Desværre er svaret - det kommer an på... Det ideelle ledelsesspænd (eller span of control eller span of management, som det også kaldes) afhænger af en lang række forskellige faktorer. De spænder fra kompleksiteten af medarbejdernes daglige opgaver og deres færdighedsniveau til brugen af teknologi i organisationen. Selv mere svært definerbare faktorer som virksomhedskulturen og ledelsesstilen i ‘chain of commands’ spiller en rolle.

Af den grund er det svært at give et præcist svar, der gælder for alle virksomheder. Det er fint at arbejde med relative begreber som bredt, smalt eller afbalanceret ledelsesspænd – for eksempel kan et bredt span of control fungere godt i en virksomhed, hvor medarbejdernes opgaver er meget rutineprægede. Derimod kan det være misvisende at fastsætte et specifikt tal.

Selv blandt virksomheder i samme branche kan små forskelle medføre, at det optimale ledelsesspænd varierer markant.

Som forklaret af Deloitte i en 2020-rapport:

Og selv hvis det var nyttigt at bruge et benchmark fra en anden virksomhed, er det sjældent en opskrift på succes blot at pålægge et nyt span of control oppefra og ned. For at den foreslåede organisationsstruktur skal have de positive effekter, du ønsker, skal den afspejle dine medarbejderes virkelighed og give en balance mellem vejledning og autonomi. 

vigtigheden af et afbalanceret span of control

At identificere det rigtige span of control for din organisation er en balancegang. Et for stort ledelsesspænd kan skabe problemer - men hvis man forsøger at løse dem ved blot at gøre medarbejdere til ledere, kan det skabe nye problemer som f.eks. titelinflation.

Et ideelt span of control skaber en god balance mellem disse udfordringer. For eksempel bør medarbejdere have adgang til støtte og vejledning, når de har brug for det, samtidig med at de bevarer friheden til at udføre deres arbejde selvstændigt. På samme måde skal teams være små nok til, at ledere har tid til at engagere sig i hver enkelt medarbejder – men ikke så små, at lederne ikke har nok at tage sig til.

at identificere det rigtige ledelsesspænd for din organisation

At skabe denne balance kræver, at man identificerer virksomhedens behov og den type ledelse, der hjælper medarbejderne med at præstere. McKinsey arbejder med dette ved at definere fem ledelsesarketyper - først med "player/coach"-lederen, som har en travl hverdag, håndterer komplekse, strategiske opgaver og leder et mangfoldigt team, der arbejder fleksibelt og ikke efter faste standarder. For en leder af denne type anbefaler McKinsey et forholdsvis snævert span of control på tre til fem medarbejdere i direkte reference.

Listen over arketyper slutter med 'koordinator'-lederen, som står i spidsen for et team, der udfører meget standardiserede og gentagende opgaver med minimal variation over tid. Ifølge McKinsey kan et bredt span of control på 15 eller flere medarbejdere i direkte reference fungere godt i denne situation.

Du behøver ikke at følge McKinseys arketyper til punkt og prikke, men de giver en god måde at tænke over det ideelle ledelsesspænd i din virksomhed. I stedet for at basere dit span of control på størrelsen af din virksomhed, din branche eller dine konkurrenters organisationsstruktur, bør du basere det på omstændighederne for dine eksisterende ledere og medarbejdere. Disse omstændigheder varierer på tværs af afdelinger, så selv om du ser et bestemt ledelsesspænd fungere godt i én afdeling, kan der være behov for et helt andet ledelsesspænd i en anden. 

beregn din virksomheds ideelle span of control

For at finde det rigtige span of control skal man kort sagt stille de rigtige spørgsmål om sin virksomhed og ledelsesstil. Men det er ikke altid så enkelt at identificere de spørgsmål.

Vores beregner til span of control hjælper dig med at komme i gang. Det er en Excel-baseret beregner og indeholder 10 spørgsmål om dit arbejdes karakter, din organisationsstruktur og dine medarbejderes kompetencer. Vælg de svar, der passer bedst til din virksomhed, så får du en indikation af, hvilket ledelsesspænd der kunne fungere bedst. Det giver dig ikke et endegyldigt svar, men det giver dig et udgangspunkt for yderligere undersøgelser og diskussioner.