tjeklisten til succesfuld onboarding

Onboarding er en en afgørende proces for alle involverede. Onboarding indebærer at introducere nye medarbejdere til virksomheden og deres rolle på en struktureret måde, der fremmer produktivitet og trivsel. En effektiv onboardingproces er afgørende for at fastholde nye medarbejdere, skabe et godt førstehåndsindtryk og lægge fundamentet for et langt og produktivt samarbejde. 

»Hele onboarding-forløbet er afgørende for en virksomhed. Det nytter ikke noget bare at placere nye medarbejdere ved deres skriveborde med en brochure om virksomheden. Onboarding handler om at skabe et program, der får medarbejderen til at føle sig velkommen og klar fra dag ét”, lyder det fra vores HR-direktør, Tine Cebrian

Der er ingen tvivl om at en effektiv og velfungerende onboarding-proces hurtigt kan afspejle sig på virksomhedens bundlinje, og det i sig selv burde udgøre incitament nok til at stille fokus på dette begreb. Samtidig kan en fejlslagen proces få store konsekvenser.

»Det kommer ikke som nogen overraskelse, at desto hurtige og bedre en medarbejder bliver integreret, desto hurtigere bidrager vedkommende positivt til virksomhedens bundlinje. At mange virksomheder så alligevel ikke prioriterer dette særligt højt kan forekomme underligt - især når man tænker på, at det også kan skade ens brand,« siger Tine Cebrian.

»Rigtig mange mennesker deler deres oplevelser fra den første dag på et nyt job med venner og familie, ligesom flere deler deres begejstring og glæde via sociale medier. Hvis de har haft en positiv oplevelse, så kan det i sig selv give en kolossal værdi for virksomhedens brand - men det har også kæmpe betydning for medarbejdernes engagement, fastholdelse og produktivitet« forklarer hun.

Med så meget på spil bør onboarding ikke overlades til tilfældighederne. Som ethvert andet forretningskritisk projekt kræver det omhyggelig planlægning og udførelse i alle faser - fra forberedelse til implementering og videre til evaluering.

De mere specifikke detaljer i onboarding-processen kan variere meget afhængigt af rolle, virksomhed og den enkelte medarbejder. Men erfaring viser, at det er en god idé at dele processen op i fire faser og planlægge dem grundigt. Det øger chancerne for en vellykket onboarding og et langt og produktivt samarbejde med den nye medarbejder.

tjekliste til onboarding

1. forberedelse: preboarding før onboarding-processen begynder

Forberedelsen starter allerede inden medarbejderens første dag. En struktureret preboarding skaber tryghed og reducerer risikoen for, at den nyansatte springer fra. At starte på et nyt job kan være en skræmmende og stressende oplevelse - men en god preboarding kan imødekomme og afhjælpe en del af denne stress. En velplanlagt preboarding-proces kan øge fastholdelsen betydeligt og drastisk reducere antallet af nyansatte, der siger op, før de overhovedet er begyndt. 

Forberedelsesfasen for onboarding af nye medarbejdere bør blandt andet indebære følgende elementer:

• Stillingtagen til, hvem der skal deltage i onboardingen - hvilket afhænger af den nyansattes rolle og afdeling
• Klargøre arbejdspladsen - bestilling af computere, telefoner, værktøj, papirer, adgangsbrikker og alt andet, som medarbejderen skal bruge for at kunne udføre sit arbejde.
• Informere organisationen - sikre, at den nyansatte får en varm velkomst og føler sig godt tilpas i teamet
• Administration - ved at få så meget papirarbejde af vejen, før kandidaten starter, kan du fokusere på vigtigere ting i løbet af den første uge.
• Opdatering af kandidaten - ofte går der et stykke tid, fra den kommende medarbejder skriver under på kontrakten, og til personen har første arbejdsdag. I den periode er det vigtigt, at du løbende holder kontakt med den nye medarbejder blandt andet for at give de informationer, der kan få relevans for vedkommende. Du skal dog samtidig huske, at vedkommende jo netop ikke er startet endnu, og derfor skal du naturligvis ikke spamme personen med informationer og opgaver. Men under preboarding kan det være relevant at sende alt fra en plan for deres første uge og kontaktoplysninger på deres fremtidige kolleger til oplysninger om, hvor de skal parkere, og hvordan de får adgang til arbejdspladsen på deres første dag.

Uanset hvor velplanlagt og informationstæt resten af din onboarding proces er, sætter preboarding tonen for hele introduktionsperioden og skaber en positiv mavefornemmelse hos den nye medarbejder. Så det betaler sig altid i det lange løb at få dem til at føle sig trygge og selvsikre, inden de begynder at arbejde, og at være til rådighed for at besvare deres spørgsmål.

2. orientering - at lære virksomheden at kende

Orienteringen er starten på den fysiske onboarding proces. Det starter i det øjeblik, den nye medarbejder ankommer på sin første dag, og det kan være første gang, vedkommende møder sine kolleger eller får mulighed for at udforske deres nye arbejdsplads. Det er en tid med førstehåndsindtryk - og selv om der er mange oplysninger, der skal formidles under orienteringen, er det vigtigt at huske det vigtige menneskelige aspekt. 

Ifølge forskning fra HR-uddannelsesorganisationen HCI fokuserer over halvdelen af virksomhederne kun på processer og administrativt arbejde under introduktionen. Disse steps er vigtige, men at udfylde formularer og lytte til endeløse præsentationer af virksomhedens politikker er ikke en god opskrift til et højt engagement. Succesfuld onboarding fokuserer i stedet på at skabe en god forbindelse og give den nye medarbejder mulighed for at lære teamet og virksomheden at kende. I løbet af denne periode er disse trin vigtige:

• Organiser en velkomst - den første uge på jobbet er ofte en vigtig begivenhed for den nye medarbejder. Markér begivenheden ved at samle teamet, og gør plads til, at der kan opstå sociale relationer uden for den daglige arbejdssammenhæng. Overvej at inkludere en personlig hilsen som en buket blomster, chokolade, merchandise eller et kort.
• Kommuniker det væsentlige med måde - man kan ikke komme uden om, at effektiv onboarding omfatter kommunikation af information om virksomhedens politikker, kultur og bedste praksis. Men du behøver ikke at dække det hele i løbet af de første par dage. Hvis du spreder det over flere uger, bliver onboarding-processen mere engagerende, og der er større sandsynlighed for, at den nye medarbejder rent faktisk tager det, de lærer, til sig.
• Afstem forventninger – nogle forventninger kan allerede være blevet afklaret under preboarding, men her bør du tydeliggøre, hvad den nye medarbejder kan forvente fra virksomheden i forhold til ledelse, feedback og samarbejde. Forklar også, hvad virksomheden forventer af den nye medarbejder, når onboardingen er afsluttet, og det selvstændige arbejde starter. Du tænker måske, at den nye medarbejder automatisk vil opfange disse ting, men det er vigtigt ikke at lade dem være i tvivl.

Gennem en række møder, workshops, præsentationer og uformelle sammenkomster skal orienteringsperioden skabe en positiv mavefornemmelse og efterlade den nyansatte med en følelse af tillid til, hvad de kommende måneder vil byde på.

3. oplæring og uddannelse - udvikling af de vigtigste kompetencer til rollen

Hvis orienteringsfasen handlede om at cementere den nye medarbejders følelse af at høre til i organisationen og dele de nøgleoplysninger, som alle medarbejdere har brug for, er oplæring og uddennelsesfasen fokuseret på at forberede dem på detaljerne i deres rolle. Detaljerne i denne fase vil naturligvis afhænge af jobbet, men den vil sandsynligvis omfatte:

• Uddannelse i software og værktøjer, der er relateret til kerneopgaven - det kan være alt fra den CAD-software eller det CRM-system, som medarbejderen skal bruge, til sikkerhedsfunktionerne i de gaffeltrucks, de skal køre.
• Introduktion til interne administrative værktøjer - f.eks. systemet til at booke betalt fritid eller virksomhedens intranet
• Information om processer - hvordan passer den nye medarbejder ind i den overordnede organisatoriske struktur, hvilke andre teams og afdelinger er de afhængige af, og hvilke er afhængige af dem?

Det er naturligvis udfordrende for HR at designe og gennemføre oplærings- og uddannelsesfasen – dette skal håndteres af teammedlemmer med den nødvendige ekspertise. Dog spiller HR en vigtig rolle i at fremhæve betydningen af oplæring og opkvalificering, sikre at det har en plads i onboardingprocessen, og hjælpe underviserne med at forberede sig, inden træningen begynder.

Ud af alle trin i onboarding-processen er oplæring sandsynligvis det vigtigste for den nye medarbejder. I vores Workmonitor-undersøgelse fra 2024 blandt tusindvis af medarbejdere verden over mente 72 % af de adspurgte, at oplæring var vigtig for deres nuværende job. Samme resultater ses i en undersøgelse foretaget af Amazon og Gallup, hvor 57% af de adspurgte sagde, at de var "meget" eller "ekstremt" interesserede i uddannelse, der ville øge deres færdigheder på arbejdspladsen. 

Det er sandsynligt, at dine medarbejdere er ivrige efter at lære mere og få den træning, de har brug for til at mestre deres job - så sørg for, at træningsperioden er kortlagt og understreget under onboarding-processen.

4. integration - at blive en del af teamet

Den sidste fase af onboardingprogrammet handler om at sikre, at medarbejderen bliver integreret i teamet og kulturen. Det er i denne fase, at medarbejderen går fra at være den "nyansatte" til at være en naturlig del af teamet. Det sker ofte langsomt i løbet af uger eller måneder, efterhånden som medarbejderen får en dyb forståelse af sin rolle og når sit normale produktivitetsniveau.

Det er nemt at tænke på integration som en naturlig proces, der kommer med tiden, men det er ikke altid tilfældet. Du bør stadig se det som en del af onboarding-processen og arbejde på at gøre det så gnidningsfrit som muligt - ligesom du ville gøre det i forberedelses-, orienterings- og oplæringsfasen.

I praksis kan det betyde, at ledere og HR fortsætter med at engagere sig i den nyansatte, efterhånden som han/hun kommer i gang. I behøver ikke at mødes så ofte som i løbet af den første uge, men hvis I planlægger regelmæssige check-ins for at gennemgå deres onboarding-status i ugerne eller månederne efter deres første dag, kan det hjælpe jer med at løse eventuelle udfordringer.

At afsætte tid til at sikre, at den ønskede kulturelle tilpasning er lykkedes, forebygger problemer, før de opstår, og kan føre til betydelige besparelser. Forskning udgivet i MIT Sloan Management Review, beskriver, hvordan kulturelle udfordringer i virksomheder vægtede 10,4 gange højere end løn for medarbejdere, der opsagde deres stilling. Med de høje omkostninger der er forbundet med medarbejderudskiftning, er der altså betydelige penge at spare ved en god tilpasning til virksomhedskulturen.

Denne fase af onboarding-processen er også vigtig for HR. Den nye medarbejder er faldet til, men de første uger på jobbet er stadig i frisk erindring - så du bør få feedback i form af undersøgelser og interviews for at lære om styrkerne ved din onboarding proces, og hvor der kan foretages forbedringer.

Og husk så, at opfølgning efter onboardingen af medarbejderden er lige så vigtig som selve onboarding-forløbet. Mens preboarding sikrer, at en ny medarbejder får en god start allerede før første arbejdsdag, og onboarding hjælper dem med at finde sig til rette, er opfølgning efter den såkaldte "honeymoon-fase" afgørende for at sikre vedvarende trivsel og engagement.

I de første måneder kan alt føles nyt og spændende, men når hverdagen melder sig, og den indledende begejstring aftager, kan der opstå udfordringer, som ikke blev tydelige tidligere. Regelmæssig opfølgning giver både medarbejderen og virksomheden mulighed for at evaluere, om forventningerne er blevet indfriet, og om der er behov for yderligere støtte eller tilpasninger.

Dette kan gøres gennem samtaler, hvor fokus er på både faglig udvikling og trivsel, eller ved at skabe netværk blandt medarbejdere, der har været gennem lignende forløb. En struktureret opfølgningsproces viser, at virksomheden værdsætter medarbejderen og ønsker at investere i deres langsigtede succes. Det kan i sidste ende styrke loyalitet, forbedre præstationer og mindske risikoen for tidlig udskiftning.

infografik onboardingprocessen

I løbet af en travl arbejdsdag og med presset for at ansætte nye dygtige kolleger er det let at overse detaljerne i onboarding-processen. Vores infografik opdeler onboarding i fire faser og giver en visuel påmindelse om, hvordan din proces bør se ud – download den, og brug den i din næste rekruttering.