sådan kan randstad hjælpe din virksomhed med at håndtere fravær.

Fravær på arbejdspladsen er et problem, som alle virksomheder står over for, og det er især en udfordring, når du administrerer en stor arbejdsstyrke. Hyppigt fravær blandt medarbejdere kan imidlertid få omkostningerne til at stige kraftigt og produktiviteten til at falde.

Fraværsniveauet påvirkes undertiden af ekstraordinære eller uforudsete begivenheder som f.eks. den globale pandemi. Men i de fleste tilfælde skyldes fravær fra arbejdspladsen sygdom, skader, forpligtelser i forhold til børn eller ældre familiemedlemmer eller utilfredshed med arbejdet.

Uanset de eksterne omstændigheder eller påvirkningsfaktorer skal du proaktivt håndtere fravær for at forhindre negativ påvirkning på din virksomheds brand. 

Denne blog fremhæver nogle af de måder, hvorpå Randstad kan hjælpe dig med at få kontrol over denne udfordring, lige fra hjælp til rekruttering og bemanding til langsigtede løsninger til forvaltning af arbejdsstyrken og forbedret omsorg for dine medarbejdere.
 

medarbejdere, når du har brug for dem

Først og fremmest har du brug for den rette kapacitet i din arbejdsstyrke for at holde din kernevirksomhed kørende, og fravær vil ofte forårsage øjeblikkelige afbrydelser i dine grundlæggende processer.

F.eks. mistede arbejdsgiverne i fremstillingsindustrien i USA ca. fem arbejdsdage for hver ansat i 2021 (baseret på et gennemsnit på 250 arbejdsdage om året). Og resultaterne var endnu værre i Canada, hvor lignende brancher oplevede 12 tabte arbejdsdage i samme periode.

Når din virksomhed er underbemandet, skal du derfor reagere hurtigt for at opretholde et produktivt og effektivt arbejdsmiljø.

Vi kan hjælpe dig ved at give dig øjeblikkelig adgang til et pålideligt netværk af kompetente og forhånds-screenede kandidater. Når du allerede kæmper med nedsat kapacitet, har du ikke tid til at finde og screene medarbejdere, der kan komme ind med kort varsel for at udfylde hullerne i din arbejdsstyrke.

Vi udvikler en færdig pulje af medarbejdere, som du kan trække på, når det er nødvendigt. Med en pulje af præscreenede medarbejdere, der er klar og villige til at træde til, og som kender din branche, kan du hurtigt få din produktionslinje op at køre.

Hvis du overlader denne proces til en erfaren HR-partner, sparer du tid og sikrer, at du får medarbejdere, der er blevet grundigt gennemgået og vurderet, inden de anbefales. Du slipper for at gennemgå ansøgninger og risikere, at den person, du har valgt, ender med ikke at dukke op den første dag.

Hvis du har et tæt samarbejde med en rekrutteringspartner, kan du desuden høste alle fordelene ved at bruge fleksible og midlertidige medarbejdere. Det indebærer, at du betaler for de medarbejdere, du har brug for, når du har brug for dem, hvilket er et vigtigt princip, når der er tale om højtlønnede personer med specialiserede færdigheder.

Vi har mere end 60 års erfaring med at opfylde virksomhedernes behov for rekruttering, ansættelser og bemandingsplanlægning inden for en række forskellige brancher. Ved at tage os tid til at forstå din virksomhed, dens vigtigste udfordringer, mål og prioriteter sikrer vi os, at vi leverer de rigtige medarbejdere på det rigtige tidspunkt.

bemandingsplanlægning og workforce management-løsninger 

Hurtig og effektiv bemanding viser sig ofte at være afgørende, når du har et kortvarigt behov for at øge kapaciteten. Det er dog lige så vigtigt at have et klart overblik over de ressourcer, der allerede er til rådighed i din arbejdsstyrke, og en plan for at udnytte dem bedst muligt.

En prioritet bør være at sikre, at du altid er i stand til at udfylde dine kritiske roller – de roller, der er afgørende for virksomhedens daglige drift. En måde at gøre dette på er ved altid at have medarbejdere tilgængelige, som kan udføre mindre prioriterede opgaver, når du har tilstrækkelige ressourcer, men som også kan træde til og påtage sig kritiske opgaver, når der er højt fravær.

Det er også vigtigt at have en plan på plads for stillinger, der kræver specialuddannelse eller nicheekspertise, som kan være vanskelig at finde på arbejdsmarkedet.

Men logistikken i forbindelse med at udfylde roller på grund af fravær kræver avanceret teknologi og ekspertise. Det er her, Randstads Relevate Workforce Schedule kan hjælpe. Appen varetager helt automatisk hovedparten af arbejdet. Først sendes åbne vagter automatisk til din pulje af forhåndsgodkendte medarbejdere. Derefter kan medarbejderne acceptere eller afvise arbejde uden at involvere dig, hvilket sparer enorme mængder tid, når der er tale om en stor pulje af midlertidig arbejdskraft.

Effektiv personaleplanlægning hjælper dig med at sikre, at du har folk til rådighed til at kompensere for mangel på personale på grund af fravær. Desuden kan det også give medarbejderne den tid og fleksibilitet, der er nødvendig for at gennemgå træning, uddannelse og erhverve nye kompetencer.

Med den store mangel på arbejdskraft er det mere afgørende end nogensinde før at udnytte de medarbejdere, du har. Ved at omskole nuværende medarbejdere til at udføre andre funktioner i din organisation kan du hjælpe med at lukke kvalifikationsmangler uden at skulle ansætte nye medarbejdere permanent.

Harvard Business Review rapporterer, at brugen af en ”bootcamp”-mentalitet har hjulpet flere virksomheder med at omskole medarbejdere til at tilpasse sig nye processer. Denne metode er særlig effektiv for produktionsvirksomheder, som hurtigt skal omstille deres arbejdsstyrke til ny teknologi, herunder automatisering af produktionslinjen.

Randstads 2023 Workmonitor viste desuden, at medarbejderne er interesserede i at lære og forbedre sig. Og næsten en tredjedel af dem er villige til at skifte job for at finde flere muligheder for udvikling. Så ved at opkvalificere dine medarbejdere er du med til at forbedre effektiviteten i din organisation, samtidig med at du øger arbejdsglæden – win-win for alle.

Randstad inhouse services kan hjælpe dig med at forbedre din forståelse af dine menneskelige ressourcer og optimere din bemandingsplanlægning og workforce management løsninger for at undgå problemer med underbemanding. Dette omfatter fokus på planlægning og uddannelse for at hjælpe dig med at udnytte, udvikle og fastholde dine medarbejdere.

randstads care program 

Grundlæggende faktorer som medarbejdernes løn og medarbejderfordele er naturligvis vigtigt, men arbejdsgivere som gerne vil opbygge et stærkt og længerevarende forhold til deres mest værdifulde ansatte, er nødt til at tilbyde mere end bare økonomiske incitamenter. 

Gallup har undersøgt arbejdstagere i over 160 lande. De fandt frem til, at arbejdsglæde og livstilfredshed er uundgåeligt forbundet, hvilket indebærer, at medarbejdere, der er glade på arbejdet, er glade i livet – og omvendt. Heldigvis er det muligt at skabe et positivt og tilfredsstillende arbejdsmiljø, hvis du ved, hvad dine medarbejdere ønsker.

Randstads 2023 Workmonitor tog et grundigt kig på medarbejdernes håb, drømme og ønsker på tværs af alle alderskategorier. Den viste, at medarbejdernes generelle holdninger er ved at ændre sig, idet de fleste (94 %) ønsker en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv. Desuden har næsten halvdelen (48 %) af arbejdstagerne på verdensplan sagt op fra job, der ikke tog hensyn til deres privatliv.

Arbejdstagerne vil også have mere ud af deres arbejde end en lønseddel. De vil gerne føle, at de gør en forskel i verden, og 36 % af de ansatte i Nordvesteuropa foretrækker at arbejde i en organisation, der deler deres sociale og miljømæssige mål.

Arbejdsgivere, der ønsker at mindske dårligt fremmøde og tiltrække nye medarbejdere, skal tage højde for den betydning, som arbejdstagere tillægger fleksibilitet, både med hensyn til arbejdets placering og arbejdstider. Næsten tre fjerdedele af de adspurgte arbejdstagere ønsker fleksibilitet på arbejdspladsen, men på tidspunktet for undersøgelsen havde kun lidt over halvdelen mulighed for at arbejde hjemmefra. Desuden svarede 45 % af arbejdstagerne, at de ikke ville acceptere et job, som ikke i et vist omgang gav dem mulighed for at styre deres arbejdstider.

Begreber som work-life balance, fleksibilitet og opbygning af en positiv atmosfære på arbejdspladsen er direkte forbundet med fravær, fordi folk, der føler sig glade og engagerede på arbejdet, er mindre tilbøjelige til at blive hjemme på grund af problemer som stress, angst og udbrændthed.

Desuden gør stærke samarbejdsrelationer det nemmere at have ærlige samtaler med medarbejderne, hvilket hjælper dig med at forebygge problemer med underbemanding.

En vigtig del af vores tilbud til vores kunder er vores care program, som er en del af vores Inhouse Services. Det kan hjælpe dig med at afdække, hvad der virkelig er vigtigt for dine medarbejdere, hvilke problemer folk måske står over for, og hvorfor du derfor oplever et højt fraværsniveau.

En anden væsentlig del af vores Inhouse Services er muligheden for at have en fast konsulent fysisk til stede i din virksomhed. Det giver os et førstehåndsindtryk af din arbejdsplads og af, hvilke ændringer der kan bidrage til at gøre din arbejdsstyrke gladere, sundere og mere sikker. Vi ved, hvad der skal til for at engagere medarbejderne, og vi kan hjælpe med at udvikle strategier, der er unikke for din branche og dine aktiviteter.

Du vil også blive støttet af et større team, som kan tilbyde et bredere syn på din rekrutterings- og HR-funktion som helhed uden at være påvirket af fordomme.

en holistisk tilgang

Når underbemanding på grund af fravær bliver et alvorligt problem for din virksomhed, er du nødt til at finde dynamiske strategier, der passer til dine særlige behov. Du vil sandsynligvis opdage, at effektive løsninger til styring af arbejdsstyrken ikke er baseret på en enkelt metode eller tilgang, men på en række taktikker, der tilsammen giver positive og varige resultater.

Det er vigtigt at lede og planlægge arbejdsstyrken på en sådan måde, at kompetencer og ressourcer anvendes på optimal vis på et hvilket som helst givent tidspunkt, men du skal også være forberedt på at kunne ansætte kvalificerede, pålidelige medarbejdere, når behovet opstår.

Begynd med at forstå dine kompetencebehov, og overvej derefter, hvad du har at arbejde med i øjeblikket. Ved først at bruge de tilgængelige kompetencer og ressourcer er du bedre i stand til at identificere de roller, du skal besætte i fremtiden. Ved hjælp af intelligent rekruttering og ekspertrådgivning fra en ekstern HR-partner vil du kunne få adgang til en pulje af vikarer til tider, hvor din virksomhed er underbemandet.

Ud over at reagere hurtigt på de udfordringer, der opstår ved fysisk fravær, bør du også være proaktiv i din tilgang ved at engagere dig i dine medarbejdere og afdække den underliggende årsag til problemet. 

Endelig må du ikke glemme, at fysiske problemer står øverst på listen over årsager til rapporteret fravær. Tilbyd incitamenter på arbejdspladsen for at tilskynde til en sundere livsstil, herunder fitnesskurser, sunde snacks og virksomhedssponsorerede fysiske aktiviteter som f.eks. skridttælling.

Kort sagt bør du anlægge en holistisk tilgang til personaleadministration og fokusere lige så meget på emner som medarbejdernes trivsel, engagement og arbejdsglæde som på HR-processer såsom vagtplanlægning, rekruttering og ansættelser.

Randstad kan støtte dig i forskellige faser af dit arbejde for at reducere underbemanding og forbedre effektiviteten, herunder:

• rekruttering og ansættelse af fleksible medarbejdere, når det er nødvendigt for at øge kapaciteten i din arbejdsstyrke
• vedligeholdelse og planlægning af en pulje af midlertidige medarbejdere
• optimering af uddannelse for at hjælpe dine eksisterende medarbejdere med at udnytte deres fulde potentiale
• at give indsigt i arbejdstagernes ønsker og forventninger

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan vi har hjulpet vores samarbejdspartnere med at løse personaleudfordringer, kan du med fordel læse vores case study fra en global logistikvirksomhed, som henvendte sig til os, da højt fravær resulterede i overskredne deadlines og uholdbare omkostninger til overarbejde. 

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 08, Juni 2021.