de reelle omkostninger ved en høj medarbejderomsætning.

Det konkurrenceprægede europæiske arbejdsmarked er et problem for mange arbejdsgivere, især dem med store arbejdsstyrker inden for produktion og logistik. Alt for ofte fokuserer virksomheder desværre udelukkende på at finde kvalificerede medarbejdere fremfor også at fastholde dem.

Omkostningerne i forbindelse med udskiftning af medarbejdere i form af indtjening, tab af moral og produktivitet kan være svimlende, især når de multipliceres med hundredvis eller tusindvis af medarbejdere. Derfor bør ledelsen have fokus på medarbejderomsætningen.

Ved hjælp af beskæftigelsesdata kan du beregne de gennemsnitlige omkostninger i forbindelse med medarbejderudskiftning og se, hvordan omkostningerne har en negativ indvirkning på din virksomhed og bundlinje. Først da kan du finde omkostningseffektive løsninger til at forbedre fastholdelsen af medarbejdere til gavn for både virksomheden og dine medarbejdere.

hvorfor er medarbejderomsætningen så høj lige nu?

Globalt set kæmper virksomheder med øget medarbejderomsætning på grund af ændrede holdninger blandt medarbejderne samt nye arbejdsmetoder. Pandemien har måske nok været gnisten, der satte det europæiske arbejdsmarked i brand, men krudttønden, der gav næring til “the Great Resignation”, har ligget der et stykke tid.

Ifølge Gallups rapport State of the Global Workplace: 2022 er jobutilfredsheden i Europa større end i andre regioner, idet kun 14 % af medarbejderne giver udtryk for engagement på arbejdspladsen. Uden særlig tilknytning til deres arbejdsplads risikerer de resterende 86 % at forlade virksomheden, hvis der opstår en ny mulighed, eller hvis der opstår problemer i forbindelse med jobbet.

ændrede forventninger blandt medarbejderne

Randstads Workmonitor 2023 har undersøgt over 35.000 arbejdstagere på 34 markeder verden over for at indsamle deres syn på arbejde, privatliv og balancen mellem de to.

• næsten 50 % af alle arbejdstagere er villige til at sige op for at forbedre deres work-life balance
• kun 63 % af de nordvesteuropæiske arbejdstagere prioriterede arbejdet højt, hvilket er den laveste andel blandt de undersøgte regioner
• kun lidt over halvdelen af de ansatte i Europa føler, at deres job giver dem en følelse af at tjene et overordnet formål

Hvis dine medarbejdere ikke føler sig knyttet til din virksomhed, enten af sociale årsager eller som følge af et tilfredsstillende arbejde, kan du opleve en større medarbejderomsætning end forventet.

nye teknologier skaber stress hos medarbejderne

I takt med at virksomhederne bevæger sig mod digitale og automatiserede processer, skal medarbejderne hele tiden lære at beherske ny software og nye teknologier, og det er ikke altid til deres fordel. For eksempel viste en nylig undersøgelse blandt europæiske arbejdstagere, at 36 % af medarbejderne mente, at deres virksomheds seneste teknologiske investeringer ikke forbedrede deres arbejdsforhold.

Det er vigtigt, at arbejdsgiverne rådfører sig med medarbejderne, især når det drejer sig om softwareplatforme, der har direkte indflydelse på det daglige arbejde. Løbende kommunikation kan hjælpe med at finde pain points og sikre, at dit team er klar til at indføre ny teknologi. Derudover skal du vælge et passende uddannelsesformat, der giver feedback og incitamenter.

hvor meget koster det at erstatte en medarbejder?

Hvis du skal forblive produktiv og solvent, har du ikke råd til at miste medarbejdere ufrivilligt. Data fra Work Institute anslår, at hver mistet medarbejder i gennemsnit koster virksomheden en tredjedel af vedkommendes årsløn.

Gallup sætter tallet endnu højere, idet de anslår, at værdien af en tilfredsstillende afløser svarer til mellem halvdelen og to gange den oprindelige medarbejders løn. Hvis din virksomhed har problemer med at fastholde medarbejdere, kan det derfor påvirke din bundlinje betydeligt og skade din virksomheds brand i processen.  

For at kunne vurdere præcist, hvor meget det koster at erstatte en medarbejder i din organisation, skal du tage højde for direkte og indirekte omkostninger (og endda nogle immaterielle omkostninger).

de direkte omkostninger ved ansættelse af en medarbejder

Den mest indlysende faktor i beregningen af omsætningsomkostningerne er omkostningerne i forbindelse med anskaffelse af nye medarbejdere. Afhængigt af din rekrutteringsproces og medarbejderniveauet kan du have nogle af eller alle følgende udgifter:

• stillingsannoncer
• rekrutteringsbureauer
• vikarer og midlertidigt ansatte
• løn til HR og ledere for at screene og interviewe potentielle kandidater
• rejse- og flytteudgifter
• bonus ved underskrift
• omkostninger ved indslusning af en ny medarbejder, herunder uddannelse, tildeling af udstyr og teknisk opsætning

Når man ser på ovenstående udgifter, kan man se, at der er en klar fordel ved at ansætte internt. Du har højst sandsynligt et internt intranet eller lignende til stillingsopslag og kan undgå en stor del af baggrundsscreeningen og onboarding af nye medarbejdere ved at ansætte internt i organisationen. Desuden har du allerede en registrering af medarbejdernes arbejdsindsats og sandsynligvis en god idé om deres færdigheder og kvalifikationer.

Uanset om du ansætter internt eller eksternt, har du ikke råd til at lade gode kandidater forlade din virksomhed. Især ikke når der er måder at løse problemet på. Desuden udgør de direkte omkostninger kun en del af omkostningerne i forbindelse med udskiftning af medarbejdere.

de indirekte omkostninger ved at miste en medarbejder

Når ledelsen ser på omkostningerne i forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder, overser de ofte de indirekte omkostninger, som ganske vist kan være vanskelige at måle. Ifølge Work Institute kan de bløde omkostninger imidlertid udgøre mere end to tredjedele af omkostningerne ved at miste en medarbejder og samtidig efterlade varige skader i form af svækkelse af virksomhedens brand og arbejdsmoralen på arbejdspladsen.

mindsket produktivitet

Når blot én medarbejder forlader en organisation, oplever du et fald i produktivitet og kontinuitet. Hvis din medarbejderpulje ligner en svingdør med medarbejdere, der kommer og går regelmæssigt, kan du se frem til et betydeligt fald i service eller produktion. Overskredne deadlines kan gøre det til en udfordring at få og fastholde kunder, og samtidig kan det have alvorlige konsekvenser for virksomhedens cashflow.

Produktiviteten halter, når en arbejdsstyrke er ufuldstændig. Men selv efter at have erstattet de manglende medarbejdere tager det tid at få de nyansatte op at køre, hvilket resulterer i en fortsat underpræstation. Indtænk disse skjulte omkostninger ved uddannelse af medarbejdere:

• tab af arbejdstid på grund af onboarding-processer, herunder løn, udstyr og legitimationsoplysninger
• instruktion på arbejdspladsen
• rettelse af fejl
• langsommere præstationer end normalt på grund af manglende kendskab til udstyr og procedurer

Desuden kræver hver af de ovennævnte situationer input eller hjælp fra de nuværende medarbejdere, hvilket mindsker deres samlede produktivitet. Society for Human Resource Management angiver, at et omfattende onboarding-program, herunder orientering og mentorordninger, kan tage 12 måneder.

Processen er endnu mere langvarig, når der skal udskiftes ledere på højt niveau. McKinsey fandt ud af, at det kan tage over et år at opbygge tillid, implementere strategier og sammensætte et team.

faldende moral

At miste en kollega kan være traumatisk for de resterende medarbejdere, især hvis de havde et langvarigt eller særligt venskabeligt forhold. Nogle gange tilbringer folk mere tid sammen med deres kolleger end med familie eller venner. De efterladte medarbejdere kan føle sig bitre over, at virksomheden ikke gjorde mere for at beholde deres kollega, eller modløs over, at de skal oplære en ny kollega og lære en ny person at kende.

Desuden kan opsigelser være smitsomme, og andre medarbejdere kan overveje, om der er bedre muligheder andre steder. Hvis den medarbejder, der er gået, holder kontakten med sine tidligere kolleger, kan det anspore andre til at springe fra, især hvis flytningen har været positiv.

udtømning af viden

Når medarbejderne forlader virksomheden, tager de en stor mængde viden med sig – lige fra noget så ubetydeligt som hvilken it-medarbejder, der er mest effektiv til at løse platformfejl til, hvordan man indlæser og betjener en vanskelig maskine korrekt. Hotel- og salgsbrancherne er stærkt afhængige af personlig kundeservice, og tabet af en værdsat medarbejder kan også bidrage til kundeafgang.

Hvis din virksomhed tilbyder uddannelses- og udviklingsmuligheder, hvilket er et must på det nuværende konkurrenceprægede arbejdsmarked, mister du også penge, der er anvendt på kompeteceudvikling af disse medarbejdere. Faktisk vil hver eneste krone, du har betalt for at forme og udvikle den pågældende medarbejder, nu komme vedkommendes fremtidige arbejdsgiver til gode.

negative konsekvenser for virksomhedens employer brand

En høj personaleudskiftning kan være skadelig for din virksomheds employer brand. De sociale medier har gjort det nemt for potentielle medarbejdere at undersøge alle aspekter af en organisation, herunder dens omdømme som arbejdsgiver.

Selv om en lejlighedsvis klage fra en utilfreds medarbejder kan være ubetydelig, bør du være bekymret, hvis de fleste af dine tidligere medarbejdere efterlader negative anmeldelser. I sidste ende kan du få svært ved at tiltrække værdifulde medarbejdere, hvilket skaber en ond cirkel med dårlige udsigter, utilfredse medarbejdere og en faldende fastholdelsesprocent.

Hvis du på den anden side har en arbejdsstyrke fyldt med fastansatte, tilfredse medarbejdere, opnår du en mere positiv arbejdsplads. Og ved at fokusere på intern rekruttering for at besætte stillinger kan du bevare dine medarbejderes tillid og besætte stillinger med allerede kendte og dygtige medarbejdere.

hvor meget koster det at udskifte en medarbejder?

Udskiftningsomkostningerne varierer afhængigt af stilling og medarbejderniveau, men du kan beregne omkostningerne ved udskiftning ved at tage højde for din udskiftningsgrad og den gennemsnitlige årsløn pr. type medarbejder.

1. Start med at måle din omsætningsprocent i en bestemt periode. Divider f.eks. antallet af medarbejdere, der forlod din virksomhed sidste år, med det gennemsnitlige antal medarbejdere, du havde det pågældende år. Du kan eventuelt bruge tal for fuldtidsækvivalenter (FTE), hvis du har mange deltidsansatte.
2. Når du har din personaleomsætning, kan du følge den månedligt, kvartalsvis eller årligt for at opdage uønskede tendenser. Du kan også sammenligne din sats med andre i din branche og dit land for at sikre, at du er på linje med konkurrenterne.
3. Dernæst skal du udpege typer af medarbejdere, enten efter løn eller opgaver. Du kan f.eks. have produktionsmedarbejdere, administration og ledelse.
4. Saml input fra dit HR-team og ledelsen for at identificere erstatningsomkostningerne pr. stilling, og angiv disse omkostninger som en procentdel af lønnen. F.eks. kan du måske erstatte en produktionsmedarbejder for 35 % af dennes årsløn, mens en økonomichef kan koste betydeligt mere.
5. Færdiggør dine beregninger for hver type medarbejder ved at gange årslønnen med procentdelen af erstatningsomkostningerne og derefter med det antal nyansættelser, der er nødvendige for at imødekomme din omsætningshastighed. Måske gør resultatet dig bekymret og får dig til grundigt at genoverveje strategierne for fastholdelse af medarbejdere.

Eksempel

• din årlige omsætningsprocent er 20 % for dine 400 produktionsmedarbejdere
• du anslår, at det koster ca. 110.000 kroner at erstatte en person, der tjener 300.000 kroner om året
• du udskifter 80 af disse personer om året på grundlag af din årlige omsætningsprocent på 20 %

Dine årlige omkostninger ved personaleomsætning er nu 8,8 mio. kroner. Og det er kun for produktionsmedarbejderne. Du kan hurtigt se, hvorfor der skal gøres noget ved personaleomsætningen.

reducér omkostningerne ved udskiftning af medarbejdere

Når du har set grundigt på, hvad din udskiftning af medarbejdere koster dig, er tiden inde til at gøre noget ved det. Selv om du måske er nødt til at omprioritere dine investeringer i tid og penge, er bedre medarbejderfastholdelse et opnåeligt mål, der er værd at satse på. Følg disse tips til proaktiv fastholdelse af medarbejdere.

• find ud af, hvorfor dine medarbejdere forlader dig ved hjælp af fratrædelsessamtaler
• indsaml feedback fra nuværende medarbejdere for at finde frem til ømme punkter og succeser
• vær villig til at tilpasse dig for at hjælpe medarbejderne med at engagere sig og udvikle sig i din virksomhed
• forbedr din virksomheds ansættelsespakker for at forblive konkurrencedygtig

Se på, hvad andre virksomheder gør for at fremme medarbejderengagementet og dermed fastholdelse af medarbejdere. For eksempel kan virksomhedens mål om inklusion og global bæredygtighed hjælpe dine medarbejdere med at styrke dem og give dem følelsen af, at de gør en forskel. Find desuden måder at øge jobfleksibiliteten på, så medarbejderne føler, at de har en vis kontrol over, hvornår og hvor de arbejder.

Lad ikke omkostningerne ved rekruttering, uddannelse og onboarding af nye medarbejdere tvinge dig til at lukke din virksomhed. Find i stedet ud af, hvordan du kan støtte dine medarbejdere gennem karriereudvikling internt i din virksomhed. En produktiv stab med langtidsansatte medarbejdere kan høste fordele, der rækker langt ud over overskuddet.