evaluering og forbedring: sådan optimerer du din onboardingproces.

Tiltrækning af talenter står højt på agendaen i de fleste virksomheder i dag, men hvis der ikke er styr på onboardingsprocessen kan tiltrækningen af talenterne hurtigt være spildte kræfter. Tænk over, hvad det koster at ansætte en ny medarbejder. Onboarding er ganske enkelt afgørende for din virksomheds succes, og en god onboarding-proces er ikke bare en enkeltstående HR-aktivitet. Den er en vigtig forretningsaktivitet, som kan have stor betydning for medarbejdernes produktivitet og fastholdelse. Det er derfor essentielt, at onboarding udvikler sig i takt med virksomhedens behov. Mangler processen struktur, eller overses vigtigheden af et godt onboarding-forløb, kan det have alvorlige konsekvenser både for medarbejdertilfredsheden og bundlinjen.

I denne artikel gennemgår vi nogle vigtige tips til onboarding af medarbejdere, når du siger velkommen til en ny kollega, så du kan forbedre din proces og sikre, at hver ny medarbejder får en bedre onboarding end den forrige.

hvorfor er onboarding vigtig?

Nøglen til succesfuld onboarding er at gøre medarbejderne produktive og engagerede så hurtigt som muligt. En ineffektiv proces kan resultere i høj medarbejderomsætning. Ifølge studier forlader op til 50% af nyansatte jobbet inden for det første år, og i nogle brancher sker en stor del allerede i den første måned.

mål din onboarding

Når du prøver at forbedre noget, har du brug for en pålidelig måde at måle din succes på, og onboarding er ingen undtagelse. Når du har besluttet dig for aktivt at forbedre onboardingen, kan du bruge disse parametre til at måle din succes - du behøver ikke særlige værktøjer eller viden for at komme i gang, og de vil give indsigt i, hvor indbydende og effektiv din onboarding er:

• udskiftning af nye medarbejdere - De fleste erfarne HR-specialister kan bekræfte, at en stor del af medarbejderomsætningen sker i løbet af det første år. Studier og undersøgelser viser forskellige resultater, men de fleste anslår, at omsætningshastigheden for nyansatte ligger et sted mellem 30 og 50 procent. I visse brancher eller stillinger sker størstedelen af udskiftningen endda inden for den første måned. 
  
  Høj personaleomsætning blandt nyansatte skyldes ikke altid dårlig onboarding -  en medarbejder kan godt gennemgå en fremragende onboardingproces og alligevel vælge at forlade virksomheden af personlige årsager. Men en onboarding, der ikke får den nye medarbejder til at føle sig velkommen og tryg i sin nye rolle, kan sandsynligvis bidrage til en tidligere afsked. 
  
  Hold øje med udskiftningsraten blandt alle nye medarbejdere i løbet af det første år, og prøv at opdele tallene efter afdeling, rolle eller leder. Dette vil hjælpe dig med at identificere svage punkter i onboardingprocessen på tværs af organisationen.

• motivation af medarbejdere - Engagement kan være svært at måle, men der er nogle indikatorer. Høje fraværsprocenter, fald i præstationer eller produktivitet samt faldende resultater på medarbejdertilfredshedsundersøgelser kan alle være forårsaget af faldende medarbejderengagement. Engagementet bør måles i hele arbejdsstyrken, især når andelen af medarbejdere, der planlægger at skifte job inden for de næste 6 måneder, stiger (ifølge Randstad Employer Brand Report 2024). Men hvis engagementet er lavt blandt dine nye medarbejdere, kan det skyldes udfordringer i onboarding-processen.

• tilfredshed med onboarding - Det er selvfølgelig muligt at måle tilfredsheden med onboarding ved at spørge de nye medarbejdere direkte. Dette er den mest direkte måde at vurdere kvaliteten af onboardingprocessen på! Dog er det ikke altid garanteret, at svarene er helt præcise – især hvis besvarelserne ikke er anonyme. Brug disse direkte tilbagemeldinger sammen med de andre målinger af onboarding for at få et godt billede af kvaliteten af din proces.

undersøgelse om onboarding

Uanset størrelsen på din organisation er en kort undersøgelse for medarbejdere enkel at sætte op og giver uvurderlig indsigt. Husk blot disse tips for at sikre nøjagtige resultater:

• Sørg for, at undersøgelsen er så ensartet som muligt - Det er uundgåeligt, at undersøgelsen ændres en smule over tid, efterhånden som din onboardingproces udvikler sig. Visse medarbejdere kan også få forskellige spørgsmål – for eksempel har fjernarbejdere andre forventninger til onboarding end medarbejdere som møder fysisk ind på arbejdspladsen. Men du bør tilstræbe at stille de samme spørgsmål til hver ny medarbejder og udsende undersøgelsen på samme tidspunkt – for eksempel fem uger efter opstart. Dette sikrer, at du kan sammenligne resultaterne pålideligt over tid og få et bedre indblik i, hvordan ændringerne i onboardingprocessen fungerer.
   
• Tænk nøje over dine spørgsmål til nye medarbejdere i forbindelse med onboarding - At lave spørgsmål til onboarding-undersøgelser for nye medarbejdere, der giver præcise resultater, kan være en udfordring. For at opnå den bedste balance mellem sammenlignelige svar og personlige indsigter, kan du blande lukkede og åbne spørgsmål. For eksempel kan du bede nye medarbejdere om at vurdere deres samlede tilfredshed med onboarding på en skala fra 1 til 10 og samtidig bede dem liste højdepunkterne fra deres første uge i jobbet.
   
• Overvej undersøgelsens format - Undersøgelsen er vigtig, og det er en god mulighed for at få feedback - men ingen har lyst til at bruge tid på at udfylde en kompleks undersøgelse med hundredvis af spørgsmål. Prøv at holde den kort ved kun at fokusere på de mest væsentlige aspekter – eller gør den mere dynamisk ved at erstatte én enkelt onboarding-undersøgelse med flere korte "pulse-surveys", der sendes løbende gennem onboardingprocessen. Med kun få spørgsmål i hver undersøgelse kan disse små målinger målrettes til hver fase af onboardingprocessen og identificere udfordringer

del feedback og kommuniker dine succeser

Selvom kolleger fra hele virksomheden bør være involveret i onboardingen, er det HR-afdelingen, der ejer processen. Det betyder dog ikke, at indsigten i onboardingens effektivitet skal forblive i HR. For virkelig at forbedre processen skal feedback deles med de ledere og kolleger, som nye medarbejdere har mest kontakt med under onboardingen.

• Sørg for, at ledere forstår betydningen af onboarding – En veldesignet og standardiseret onboarding-proces kan ifølge Harvard Business Review øge produktiviteten blandt nye medarbejdere med 62 % og fastholdelsen med 50 %. Ledere, der ser sig selv som for travle til at engagere sig i onboarding-processen, bør derfor forstå den forretningsmæssige værdi af at introducere nye medarbejdere ordentligt.
   
• Del dine forbedringer - Når du er begyndt at lave målinger for onboarding af nye medarbejdere, vil du kunne se, når de forbedres - for eksempel når fastholdelsesgraden begynder at stige. Gå ikke ud fra, at resten af organisationen vil lægge mærke til det. I stedet skal du arbejde på aktivt at dele det gennem dine kommunikationskanaler. Hver forbedring af onboarding processen vil have direkte effekt på din bundlinje.
   
• Tag konkrete skridt til at løse problemer - Når du vurderer onboardingens effektivitet, skal du overvåge de afdelinger og ledere, der viser de laveste præstationsmålinger, og arbejde på at forbedre dem. Udtrykket "medarbejdere forlader ledere, ikke virksomheder" bliver brugt flittigt, men der kan være noget om det. En undersøgelse fra konsulentvirksomheden DDI viste, at over halvdelen af deltagerne havde forladt mindst ét job på grund af en leder. Din indsats for at samle viden fra nye medarbejdere om onboarding-processen vil være forgæves, hvis den ikke bruges til at styrke samarbejdet med de ledere, der ansætter nye medarbejdere.

få styr på din onboarding-proces fra start til slut

Hvis du er klar til at forbedre din onboarding, er det måske på tide at gennemgå hele processen fra start til slut. For at komme i gang kan du downloade vores tjekliste for onboarding – den giver en grundlæggende struktur for en ny medarbejders første uger og måneder i virksomheden og hjælper dig med at huske alle de vigtige trin på vejen mod en bedre onboarding.

Klik nedenfor for at downloade den i Excel-format, og tilpas den gerne, efterhånden som din onboarding-proces udvikler sig.