Covid-19 vendte fra den ene dag til den anden op og ned på måden, vi arbejder på. Pludselig skulle vi være langt mere digitale og agile, og det betød også, at vores processer - eller måden vi arbejder på - i mange tilfælde blev taget op til revision.
Når et marked bliver ramt af turbulens, bliver alle bolde bragt i spil, og efterfølgende er det vigtigt, at virksomhederne ser tilbage og overvejer, om der er noget, de kan gøre anderledes for at forebygge problemer, hvis en lignende situation skulle indtræffe igen.
"Covid-19-tiden har på alle måder været en forfærdelig tid for rigtig mange brancher og virksomheder, men det har også været en tid, hvor vi er blevet tvunget til at kigge indad og gennemse de daglige processer og arbejdsgange", siger Lars Kjærulf, som er direktør for Large Accounts i Randstad Danmark.
Optimering af processer og arbejdsgange har været nødvendige under Covid-19, og er det fortsat i høj grad. Dette gælder også, når vi taler om medarbejderressourcer.
At have en fleksibel og tilpasningsklar medarbejderstab, som består af en kombination af faste medarbejdere, vikaransatte og eksterne konsulenter til at varetage bestemte opgaver eller projekter i en kortere eller længere periode er helt afgørende for mange virksomheder.
I en sådan løsning, skal man samtidig gøre sig klart, at en analyse af, hvordan man kan reducere de indirekte og direkte omkostninger ved fleksibilitet, kan være givet rigtig godt ud.
Lars Kjærulf påpeger, at der faktisk er meget at hente på den bane.
"Vi er begyndt at få rigtig mange henvendelser fra virksomheder, der ønsker en gennemgang af deres eksisterende processer i forhold til at se, om alle elementer er medtaget i deres værdikæde og workflow-vurdering - særligt i forhold til brugen af vikarer. For mange virksomheder udgør vikarstaben i dag - med god grund - en forholdsvis stor del af den samlede medarbejderstab, og det er da også min helt klare erfaring, at hvis man justerer på nogle enkelte parametre i forhold til vikar-leverancen, så kan man reducere udgifterne på mellem tre og fem procent, hvilket alt andet lige ofte udgør et anseligt beløb", forklarer Lars Kjærulf.
Mere aktuelt end nogensinde
Lars Kjærulf understreger, at det lige nu er mere aktuelt at få sin medarbejderstab belyst i forhold til den fleksible bemanding, end det har været nogensinde før.
"Rigtig mange virksomheder har fået øjnene op for, at en fleksibel arbejdsstyrke gør organisationen langt mere agil ikke mindst i forhold til udefrakommende hændelser, som Covid-19 må siges at være. Og på den måde bliver procesoptimering omkring ens leverancer også mere aktuel end nogensinde før", forklarer han.
I forbindelse med en virksomheds samarbejde med en ekstern vendor eller medarbejderleverandør er der to overordnede faser, som man med fordel kan gennemgå, råder Lars Kjærulf. Det drejer sig om rekruttering og udvælgelse samt den daglige styring af midlertidigt ansatte. Og han understreger samtidig, at man om muligt altid bør opstille en række KPI´er – eller ”Key Performance Indicators” – for at sikre, at leverandøren har et helt klart billede af, hvad der forventes.
Rekruttering og udvælgelse
Rekruttering og udvælgelse er et kardinalpunkt og et væsentligt parameter i forhold til, hvordan processen kommer til at forløbe.
Man skal huske, at der som regel er tale om en løbende proces, og at der ofte er tale om et betragteligt antal kandidater, som udgør væsentligt forretningskritisk islæt. Og selv om der måske ”kun” er tale om midlertidig ansættelse, er det afgørende, at man finder det rette match i forhold til blandt andet kompetencer og kultur og ikke mindst de teams, som den pågældende medarbejder skal indgå i.
Og her er det vigtigt at opbygge en pulje af kandidater, hvor nye medarbejdere hele tiden er klar til at tage over, således at processen ikke stoppes eller forsinkes.
Et muligt KPI kunne altså være, at man sætter mål for, hvor lang tid en rekrutteringsproces skal tage, og hvor stor volumen en pulje af potentielle medarbejdere skal udgøre.
Daglig styring af midlertidige ansatte
Den daglige styring af ansatte handler både om at få de nye medarbejdere hurtigt om bord, om at holde den rette medarbejdersammensætning og om at sikre at dem, der forlader virksomheden, går videre ud i verden med en positiv historie.
Og her er det væsentligt, at man stiller krav til leverandøren om, at der løbende afholdes trivselsmålinger blandt medarbejderne for på den måde at sikre, at de holder et højt produktivitetsniveau. Og disse trivselsmålinger kan og bør desuden danne baggrund for de opstillede KPI´er imellem leverandøren og virksomheden.
Transparens
Hvis et samarbejde skal fungere optimalt, er det ifølge Lars Kjærulf altafgørende, at der ikke mindst fra medarbejderleverandørens side er fuld transparens.
"Det er meget vigtigt, at virksomheden lukker den eksterne samarbejdspartner ind i forretningen for på den måde at sikre de mest optimale processer – hvilket blandt andet kan ske ved at oprette onsite-tilstedeværelse (kontor) i virksomheden. Omvendt er det også væsentligt, at der er fuld transparens fra leverandørens side, og at denne er helt klar i mælet over for virksomheden. Et eksempel kunne være de sociale omkostninger - her er det leverandørens ansvar, at der er fuld transparens og klarhed over, hvad udgiften indeholder", fastslår Lars Kjærulf.
Randstad tilbyder rådgivning om medarbejdersammensætning og analyse af de eksisterende processer og workflows med henblik på at øge den pågældende virksomheds konkurrenceevne og indtjening. Ved at vælge den rigtige, skalerbare og fleksible løsning kan virksomheder ofte optimere brugen af arbejdskraft og udnytte markedet bedre.
Hvis du ønsker en uforpligtende snak om din bemandingssituation og ønsker at høre, hvordan Randstad eventuelt kan være behjælpelig, er du meget velkommen til at kontakte os.