dos og don’ts for organisationer, der vil skabe et hybridt arbejdsmiljø.

COVID-19 er på vej ud af samfundet igen, og det betyder, at arbejdsgivere og medarbejdere står over for endnu et skift – netop at arbejde på et post-pandemisk arbejdsmarked. Mange arbejdsgivere er udfordret med at vælge en arbejdsmodel, der passer til markedet efter pandemien. Heldigvis tilbyder en hybrid arbejdsmodel både remote og onsite arbejde.

Vores undersøgelser viser, at medarbejderne er klar til at vinke farvel til hjemmearbejde på fuld tid. Ifølge vores Randstad Workmonitor-undersøgelse er 78 % af den globale arbejdsstyrke klar til at komme tilbage på arbejdspladsen - i det mindste på deltid, også selvom nogle af disse medarbejdere ikke er klar til at vende 100% tilbage til den fysiske arbejdsplads. Faktisk tror én ud af tre medarbejdere, at en hybrid arbejdsmodel vil være den mest ideelle arbejdsform,  og næsten hver fjerde ønsker fleksible arbejdstider.

Når man tager disse statistikker i betragtning, bør det ikke være nogen overraskelse, at store virksomheder såsom Microsoft, Google, Randstad Global og Ford Motors allerede har investeret i hybridarbejde.

Men hvad er en hybrid arbejdsmodel, og vil den fungerer for din virksomhed? Denne artikel giver dig mere information om hybride arbejdsmodeller, og du får samtidig tips til at skabe en produktiv og hybrid arbejdsplads.

Hvad er en hybrid arbejdsmodel?

En hybrid arbejdsmodel inkorporerer aspekter fra både onsite og remote arbejdsmodeller. Den kan fungere på to forskellige måder. Den mest almindelige mulighed er, at arbejdsgiverne giver deres ansatte mulighed for at arbejde hjemmefra nogle dage og nogle dage fra kontoret. Den anden hybride arbejdsmodel handler om, at nogle medarbejdere kan arbejde remote, mens andre er nødt til at møde fysisk ind på arbejdspladsen på fuld tid.

Der er en række fordele ved en hybrid arbejdsmodel, som inkluderer:

• øget produktivitet: Vores undersøgelse viser, at 34 % af arbejdsgivere indrømmer, at de har set en stigning i produktiviteten fra medarbejdere, der har arbejdet hjemmefra.
• større medarbejdertilfredshed: En anden undersøgelse viser, at 35 % af de adspurgte medarbejdere anser en hybrid arbejdsmodel som den mest ideelle mulighed.
• større talentmasse: Når medarbejderne ikke skal være på kontoret alle fem dage om ugen, kan du nemmere tiltrække attraktive kandidater, der er på udkig efter en øget fleksibilitet på arbejdspladsen, såvel som dem, der gerne vil undgå at pendle til arbejde.
• bedre beredskab: Selvom COVID-19 ikke længere påvirker markedet i samme grad, er fremtiden stadigvæk uforudsigelig. Ved at opretholde en hybrid arbejdsmodel kan du sikre dig, at dine medarbejdere er forberedt på eventuelle ændringer på arbejdspladsen.

De bedste tips til en hybrid arbejdsplads: do’s og don’ts

Hvis du overvejer at implementere en hybridmodel, er det vigtigt at have en plan på plads lige fra starten. For at hjælpe dig godt fra start, har vi lavet en liste over dos og don’ts, når det kommer til en hybrid arbejdsmodel.

do´s:

forstå medarbejdernes behov

I det store og hele var medarbejderne over hele verden klar til at gøre det, der skulle til, for at komme igennem pandemien. Selvom tingene er på vej tilbage til normalen, vil en række af de ekstra stressfaktorer stadigvæk gøre sig gældende i medarbejdernes arbejde og privatliv. Du kan helt sikkert ikke skabe en arbejdsmodel, der tager højde for alle dine medarbejderes behov, men du kan få en fornemmelse af de største udfordringer, som dine medarbejdere står over for.

Med denne forståelse kan du skabe en hybridmodel, der fremmer produktiviteten og medarbejdernes moral, samtidig med at du hjælper dine medarbejdere med at opretholde en sund balance mellem arbejdsliv og privatliv. Det er særligt vigtigt at skemalægge faste check-in-møder med dine medarbejdere for at måle succes og svagheder i forhold til den nye arbejdsmodel. På den måde kan du justere til, der hvor der er mangler.

opsæt klare forventninger

Undersøgelser viser, at medarbejdere vil have flere guidelines, når det kommer til hybride arbejdsmuligheder. Helt grundlæggende vil de vide mere om, hvad der bliver forventet af dem. Ifølge vores Randstad Workmonitor-undersøgelse ønsker 27 % af medarbejderne flere politikker i forhold til arbejdstid, mens 24 % gerne vil have en strengere protokol, der involverer både hjemmearbejde og onsite arbejde.

Når du udarbejder nye politikker til en hybrid arbejdsmodel, skal du altid være klar og konsistent. Medarbejderne skal kunne forstå, hvad deres ansvar er (antal timer, kommunikationskrav og lignende), lige meget om de arbejder hjemmefra eller er på kontoret. Dine medarbejdere skal vide præcis, hvordan deres arbejde bliver målt, og hvem de skal være i kontakt med i forskellige situationer.

investér i kommunikationsværktøjer

Kommunikation er én af de største udfordringer ved en hybrid arbejdsmodel. Dog er det væsentligt at sikre, at både onsite og remote medarbejdere altid er på samme side. Ellers kan din virksomhed risikere et dårligt omdømme på grund af fejl- eller miskommunikation.

Hvis dine medarbejdere har arbejdet hjemmefra siden pandemien, har du måske allerede oplevet en række kommunikative udfordringer. Heldigvis har teknologiens fremskridt i de seneste år medført udviklingen af en række forskellige kommunikationsværktøjer. Tag dig tid til at undersøge de største kommunikationsudfordringer i din virksomhed. Søg derefter efter alternative kommunikationsmuligheder, der kan hjælpe din virksomhed med at overkomme disse udfordringer.

gentænk kontormiljøet

En ny arbejdsmodel indebærer en ny måde at arbejde på, hvilket igen kan kræve et nyt arbejdsmiljø. Tænk over den måde, hvorpå dine medarbejdere vil arbejde hjemmefra og på kontoret. Onsite arbejdsdage bør have fokus på teambuilding, samarbejde, møder, brainstorming-sessioner og træning. Det vil være yderst vigtigt at have plads til rådighed for teams til at afholde disse typer møder, når din virksomhed overgår til en hybridmodel.

Dette betyder ikke, at din virksomhed skal investere i dyre renoveringer eller flytte til et nyt sted. Det betyder blot, at du skal gentænke arbejdspladsen. Hvis dine medarbejdere f.eks. arbejder på kontoret på forskellige dage, kan du måske oprette fælles kontorlokaler og omdanne nogle kontorer til mødelokaler.

gør sikkerhed til en prioritet

Selvom medarbejdere er klar til at komme tilbage på arbejdspladsen, er det ikke uden bekymringer. Af dem, der føler sig bekymrede om at skulle vende tilbage, fortæller 45 %, at COVID-19 er den primære årsag. Arbejdsgivere kan gøre meget for at lette denne bekymring ved at prioritere sikkerheden på en post-pandemisk arbejdsplads.

Tilbyd sikkerhedsværktøjer såsom ansigtsmasker og håndsprit, implementér COVID-19-test, hold afstand og tilbyd fleksible arbejdstider, der kan hjælpe dine medarbejdere med at føle sig trygge på arbejdspladsen.

don’ts

læg al beslutningstagen i hænderne på dine medarbejdere

Det kan måske virke som den ideelle model at lade den enkelte medarbejder bestemme, hvilke dage han/hun vil arbejde hjemmefra, og hvilke dage han/hun vil møde fysisk ind på arbejdspladsen. Medmindre disse medarbejdere ikke samarbejder med andre kollegaer, vil dette arrangement medføre en lang række udfordringer.

Først og fremmest vil de fleste arbejde hjemmefra mandag og/eller fredag. Derudover gælder det, at hvis teammedlemmer har forskellige dage, hvor de ikke er på kontoret, kan kontoret ikke anvendes til innovation, kreativitet og teambuilding.

En bedre hybrid arbejdsmodel er en, hvor teamledere – sammen med deres medarbejdere – opsætter forskellige parametre for hjemmearbejde. Du kan stadigvæk tilbyde en vis fleksibilitet, men en remote arbejdsmodel virker bedst, hvis tidsplaner fastsættes på enten team-, afdelings- eller virksomhedsniveau.

træf forhastede permanente beslutninger

Det er vigtigt at forstå, at det tager tid at implementere en hybrid arbejdsmodel. Det er meget sandsynligt, at de politikker, du indfører i dag, skal ændres i løbet af de kommende uger og måneder. Faktisk kan det i sidste ende tage flere år at udvikle en hybrid arbejdsplads, der er ideel for din virksomhed.  Disse ændringer er helt legitime, for det er netop det, der sker, når der indarbejdes nye forretningsprocesser.

Den ene fejl, du ikke ønsker at begå, er at love, at disse nye arbejdsordninger er permanente. Lad i stedet dine medarbejdere vide, at udviklingen af en hybridmodel er et igangværende arbejde, og at virksomheden med jævne mellemrum vil evaluere dens effektivitet og iværksætte ændringer, hvis det er nødvendigt.

lav en ‘os mod dem’-arbejdsstyrke

En anden udfordring, der hurtigt kan opstå med en hybrid arbejdsmodel, er, at der kan opstå en ‘os mod dem’-tilstand. Denne udfordring gør sig særligt gældende, når nogle medarbejdere arbejder på kontoret fuldtid, mens andre arbejder hjemmefra eller ud fra en hybrid tilgang. Mange medarbejdere er så vant til at arbejde på kontoret, og det kan gøre det svært at huske, at deres kollegaer ikke er der til at overhøre samtaler eller få kendskab til de ting, der sker på kontoret.

Det er afgørende at have en række sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at alle medarbejdere er opdaterede og har adgang til de materialer, der er brug for. Teamledere kan f.eks. oprette et dagligt memo ved dagens afslutning, der indeholder dagens vigtige informationer.

tillad digital overbelastning

Digital overbelastning er en realitet, og det kan påvirke produktiviteten. Nylige undersøgelser fra Microsoft viser, at antallet af møder er fordoblet fra 2020 til 2021, og at disse møder er mere end tre gange så lange, idet de er gået fra ti minutter i 2020 til en gennemsnitlig længde på 35 til 45 minutter i 2021. Undersøgelsen viser også en stigning i antallet af digitale beskeder og mails sendt på daglig basis.

Hvis medarbejdere, der arbejder hjemmefra, skal være effektive, skal arbejdsgivere sørge for at gribe denne udfordring. Der findes nogle gode taktikker til, hvordan du hjælper med at mindske stressniveauet. Det inkluderer bl.a.:

1. at opfordre lederne til at sende medarbejderne en dagsorden før møderne for at sikre, at kun de personer, der skal være til stede, deltager
2. at give medarbejderne mulighed for at have tidspunkter, hvor de ikke må forstyrres, så de kan arbejde uden distraktioner
3. at opfordre medarbejderne til at være mere opmærksomme på, hvem og hvorfor de sender e-mails

fokusér udelukkende på arbejde

Du har formentlig hørt ordsproget ‘all work and no play makes Jack a dull boy.’ Og det er faktisk en del sandhed i. Undersøgelser viser, at mangel på pauser i løbet af dagen kan føre til kreative blokader og kan hindre innovation. Andre undersøgelser viser, at medarbejdere, der tager pauser, typisk er mere produktive end dem, der ikke gør.

Dertil tilføjer 27 %, at en stor udfordring ved hjemmearbejde er følelsen af isolation. Din virksomhed kan bidrage til at afhjælpe denne følelse af isolation og samtidig fremme kreativiteten ved at afholde sociale pauser i løbet af dagen for både onsite og remote medarbejdere. Overvej pauser som f.eks. virtuel kaffe med afdelingen, online spil eller virtuelle fredagsbarer.

opsamling

• 78 % af det globale arbejdsmarked er klar til at komme tilbage på arbejdspladsen på minimum deltid.
  mere end én ud af tre medarbejdere vil gerne have en hybrid arbejdsuge
• 54 % af medarbejderne i undersøgelsen har allerede mulighed for at opretholde en hybrid arbejdsuge.
• 24 % vil have arbejdsgivere til at udvikle flere politikker, der involverer både onsite og remote arbejde.
• Arbejdsgivere er nødt til at tage styringen, når der skal udarbejdes hybride arbejdsplaner.
• Det er vigtigt at opbygge et nyt arbejdsmiljø, der prioriterer samarbejde og COVID-sikkerhed.
• Virksomheder kan hjælpe med at undgå digital overbelastning på arbejdspladsen ved at udvikle meningsfulde praksisser, der minimerer digitale touchpoints.

For flere tips til at udvikle en effektiv hybrid arbejdsmodel, der øger produktivitet, medarbejdertilfredshed og mindsker opsigelser, kan du downloade vores miniguide, der hjælper med at forbedre medarbejdernes engagement på en hybrid arbejdsplads.