do's and don'ts for organisationer, der vil skabe et hybridt arbejdsmiljø.

Hvad er en hybrid arbejdsstyrke, og vil den fungere for din virksomhed? Denne artikel giver mere information om hybride arbejdsmodeller samt tips til at skabe en produktiv hybrid arbejdsplads.

hvad er hybridarbejde?

Hybridarbejde kombinerer elementer fra både fysisk fremmøde og fjernarbejde. Der er to måder, dette kan fungere på. Den mest almindelige model giver medarbejderne mulighed for at arbejde nogle dage hjemmefra og andre dage fra arbejdsstedet. Den anden hybridmodel indebærer, at nogle medarbejdere kan arbejde hjemmefra eller remote fra andre lokationer, mens andre skal opretholde en fast arbejdsplan med fysisk fremmøde.

fordele ved en hybrid arbejdsstyrke

I tiden efter pandemien har mange virksomheder taget den hybride arbejdsmodel til sig og nyder godt af store fordele, herunder:

• øget produktivitet: Vores undersøgelse viser, at 34 % af arbejdsgivere indrømmer, at de har set en stigning i produktiviteten fra medarbejdere, der har arbejdet hjemmefra.

• større medarbejdertilfredshed: En anden undersøgelse viser, at 35 % af de adspurgte medarbejdere anser en hybrid arbejdsmodel for at være den mest ideelle mulighed.

• større talentmasse: Hvis medarbejderne kun skal møde fysisk ind på arbejdspladsen et par dage om ugen, kan det være med til at tiltrække talenter, der søger større fleksibilitet på arbejdspladsen, samt dem, der ikke ønsker at pendle dagligt.

• bedre forberedelse: Selv om pandemiens virkninger er aftaget, er fremtiden stadig usikker. Ved at opretholde en hybrid arbejdsmodel kan du sikre, at dine medarbejdere er forberedt på eventuelle fremtidige ændringer i arbejdsrammerne.

tips til en hybrid arbejdsplads: do's and don'ts

Hvis du overvejer at implementere en hybridmodel, er det vigtigt at have en plan på plads lige fra starten. For at hjælpe dig i gang har vi lavet en liste over do's and don'ts vedrørende best practices for hybridarbejde.

do’s:

forstå dine medarbejderes behov

I det store og hele trådte medarbejdere over hele verden til og gjorde, hvad de skulle for at komme igennem pandemien. Selv om tingene er vendt tilbage til det normale, er der stadig mange stressfaktorer i dine medarbejderes arbejds- og privatliv. Du kan naturligvis ikke skabe en arbejdsmodel, der imødekommer alle medarbejderes behov, men du kan få en fornemmelse af de største udfordringer, som dine medarbejdere står over for.

Med denne forståelse kan du skabe et hybridt arbejdsmiljø, der fremmer produktiviteten og medarbejdernes moral, samtidig med at du hjælper dine medarbejdere med at opretholde en sund balance mellem arbejdsliv og privatliv. Det er særligt vigtigt at planlægge hyppige check-ins med dine medarbejdere for at måle succes og svagheder ved den nye arbejdsmodel og justere efter behov.

opsæt klare forventninger

Undersøgelser viser, at medarbejdere vil have flere guidelines, når det kommer til hybride arbejdsmuligheder. Helt grundlæggende vil de vide mere om, hvad der bliver forventet af dem. Ifølge vores Randstad Workmonitor ønsker 27% af medarbejderne mere klare politikker for arbejdstid, mens 24% ønsker strengere protokoller, der involverer både fjernarbejde og fysisk fremmøde.

Når du udarbejder nye politikker til en hybrid arbejdsmodel, skal du altid være klar og konsistent. Medarbejderne skal kunne forstå, hvad deres ansvar er (antal timer, kommunikationskrav og lignende), lige meget om de arbejder hjemmefra eller er fra arbejdspladsen.  Dine medarbejdere skal også vide præcis, hvordan deres præstationer vil blive målt, og hvem de skal kontakte ved forskellige problemer.

invester i kommunikationsværktøjer

Intern kommunikation er en af de største udfordringer ved den hybride arbejdsmodel. Men det er vigtigt at sikre, at både de medarbejdere som er fysisk tilstede og fjernarbejdere er opdaterede og har samme forståelse. Ellers risikerer du din virksomheds omdømme på grund af dårlig kommunikation.

Hvis dine medarbejdere har arbejdet hjemmefra siden pandemien, har du måske allerede oplevet en række kommunikative udfordringer. Heldigvis har den teknologiske udvikling i de senere år medført udvikling af en række forskellige kommunikationsværktøjer. Tag dig tid til at identificere din virksomheds kommunikationsudfordringer. Søg derefter efter alternative kommunikationsmuligheder, der kan hjælpe din virksomhed med at overvinde disse forhindringer.

gentænk kontormiljøet

En ny arbejdsmodel indebærer en ny måde at arbejde på, hvilket igen kan kræve et nyt arbejdsmiljø. Tænk over den måde, hvorpå dine medarbejdere vil arbejde onsite og remote. Onsite arbejdsdage bør have fokus på teambuilding, samarbejde, møder, brainstorming-sessioner og træning. Det er ekstremt vigtigt at have plads til, at teams kan holde disse typer møder, når din virksomhed overgår til en hybrid arbejdsmodel.

Det betyder ikke, at din virksomhed skal investere i dyre renoveringer eller flytte til et nyt sted. Det betyder blot, at du skal gentænke arbejdspladsen. Hvis dine medarbejdere f.eks. Arbejder onsite på forskellige dage, kan du måske oprette et kontorfællesskab med “free seating” og omdanne nogle kontorer til mødelokaler.

don'ts

læg ikke al beslutningstagning i medarbejderens hænder

Det kan måske virke som den ideelle model bare at lade den enkelte medarbejder bestemme, hvilke dage de vil arbejde hjemmefra, og hvilke dage de vil komme på kontoret, men hvis medarbejderne skal samarbejde med andre kolleger, kan denne type ordning medføre flere udfordringer.

For det første vil de fleste medarbejdere vælge at arbejde hjemmefra mandag og/eller fredag. Så hvis dit mål er at have færre medarbejdere på arbejdspladsen på en given dag, kan det være en stor udfordring. For det andet vil det ikke være muligt at bruge arbejdspladsen til at fremme innovation, kreativitet og teambuilding, hvis teammedlemmerne har alternative fridage.

En bedre hybrid arbejdsmodel er en, hvor teamledere – sammen med deres medarbejdere – opsætter forskellige parametre for hjemmearbejde. Du kan stadig tilbyde en vis fleksibilitet med hensyn til arbejdstider, men fjernmodellen fungerer bedst, hvis tidsplanerne fastsættes på team-, afdelings- eller virksomhedsniveau.

træf ikke permanente beslutninger for hurtigt

Det er vigtigt at forstå lige fra starten, at det tager tid at skabe en hybrid arbejdsmodel. Det er meget sandsynligt, at de politikker, du indfører i dag, skal ændres i løbet af de kommende uger og måneder. Faktisk kan det i sidste ende tage flere år at udvikle en hybrid arbejdsplads, der er ideel for din virksomhed. Disse ændringer er helt legitime, for det er netop det, der sker, når der indarbejdes nye forretningsprocesser.

Den eneste fejl, du ikke bør begå, er at love, at de nye arbejdsordninger er permanente. Lad i stedet dine medarbejdere vide, at udviklingen af en hybridmodel er et igangværende arbejde, og at virksomheden vil evaluere dens effektivitet med jævne mellemrum og iværksætte ændringer, hvis det er nødvendigt.

undgå at skabe en "os mod dem"-arbejdsstyrke

En anden udfordring, der hurtigt kan opstå med en hybrid arbejdsmodel, er, at der kan opstå en ‘os mod dem’-tilstand. Denne udfordring gør sig særligt gældende, når nogle medarbejdere arbejder på kontoret fuldtid, mens andre arbejder hjemmefra eller ud fra en hybrid tilgang. Mange medarbejdere er så vant til at arbejde på kontoret, og det kan gøre det svært at huske, at deres kollegaer ikke er der til at overhøre samtaler eller få kendskab til de ting, der sker på kontoret.

Det er vigtigt at have foranstaltninger på plads for at sikre, at alle medarbejdere holdes opdaterede og har adgang til de materialer, de har brug for, når de har brug for dem. Teamledere kan f.eks. lave et dagligt notat ved dagens slutning, som indeholder dagens vigtige oplysninger. Når de holdes ansvarlige for denne videregivelse af oplysninger, vil medarbejderne gøre en større indsats for at dele alle relevante oplysninger.

tillad ikke digital overbelastning

Digital udbrændthed er en realitet, og det kan påvirke produktiviteten. Ifølge data fra Microsoft er den månedlige aktive brugerbase for Teams steget fra ca. 20 millioner i 2019 til 320 millioner i 2023. 

Hvis medarbejdere, der arbejder hjemmefra, skal være effektive, skal arbejdsgivere sørge for at gribe denne udfordring. Der findes nogle gode taktikker til, hvordan du hjælper med at mindske stressniveauet. Det inkluderer bl.a.:

• at opfordre lederne til at sende medarbejderne en dagsorden før møderne for at sikre, at kun de personer, der skal være til stede, deltager

• at give medarbejderne mulighed for at have tidspunkter, hvor de ikke må forstyrres, så de kan arbejde uden distraktioner

• at opfordre medarbejderne til at være mere opmærksomme på, hvem og hvorfor de sender e-mails

fokuser ikke kun på arbejde - husk det sociale aspekt

Studier viser, at manglen på pauser i løbet af dagen kan føre til kreative blokeringer og hindre innovation. Andre undersøgelser viser, at medarbejdere, der holder pauser, har en tendens til at være mere produktive end dem, der ikke gør.

Desuden angiver 27% af medarbejderne, at en stor udfordring ved fjernarbejde er følelsen af isolation. Din virksomhed kan hjælpe med at afhjælpe denne følelse af isolation og samtidig sætte gang i kreativiteten ved at holde sociale pauser i løbet af dagen for både medarbejdere som møder fysisk ind og dem, som er på online. Overvej pauser som f.eks. virtuel kaffe med afdelingen, online spil eller virtuelle fredagsbarer.

vigtige pointer

• Næsten 2 ud af 5 medarbejdere insisterer på at arbejde hjemmefra

• 41% af de adspurgte medarbejdere har allerede en aftale om en hybrid arbejdsplan

• 24 % af medarbejderne ønsker, at arbejdsgiverne udvikler strengere politikker for den hybride arbejdsmodel

• Arbejdsgivere skal gå forrest, når de skaber hybride arbejdsplaner

• At skabe et arbejdsmiljø, der fremmer samarbejde, er et must

• Arbejdsgivere kan hjælpe med at undgå digital udbrændthed på arbejdspladsen ved at skabe gode rutiner, der begrænser digital støj og afbrydelser.

Hvis du vil have flere tips til at udvikle en effektiv hybrid arbejdsmodel, der forbedrer produktiviteten, medarbejdertilfredsheden og fastholdelsen, kan du downloade vores miniguide til forbedring af medarbejderengagement i et hybridt arbejdsmiljø.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort d. 25. marts 2021