hvad er bemandingsplanlægning, og hvorfor er det vigtigt?

Hvis din virksomhed, ligesom mange andre verden over, er bekymret for, om I kan sikre jer de kandidater, I har behov for, så er I ikke alene. Ifølge en nylig undersøgelse blandt næsten 1.500 globale ledere er kandidatrelaterede udfordringer fortsat den største bekymring i det kommende årti.

Det er ikke overraskende, når man tænker på den vedvarende mangel på arbejdskraft, som plager industrier over hele verden. I USA var der faktisk 11 millioner ubesatte stillinger i oktober 2021, mens Storbritannien rapporterede om næsten 1,2 millioner ledige stillinger i august til oktober 2021. I Danmark lå tallet på 62.756 ledige stillinger i Q4 2021, hvilket er 88% flere ledige stillinger end før COVID-19.

Manglen på arbejdskraft er ikke den eneste udfordring, som arbejdsgiverne står over for. Først og fremmest betyder efterspørgslen efter digitale færdigheder som følge af den stigende automatisering og teknologi på arbejdspladsen, at mange står over for en voksende kvalifikationskløft. For det andet har pandemien i høj grad ændret medarbejdernes forventninger.

Selv om ingen kunne have forudsagt pandemiens udbrud eller de forstyrrelser, den ville forårsage på arbejdspladser rundt om i hele verden, fremhævede den vigtigheden af at have en planlægningsproces for arbejdsstyrken på plads. Det betyder også, at mange virksomheder i dag bedre forstår behovet for planlægning af deres nuværende og fremtidige medarbejderbehov. De er dog stadigvæk udfordret, når det kommer til at forstå den fulde vision.

Hvis det lyder velkendt for dig, er én af de bedste måder for din virksomhed at forberede sig på fremtiden ved at udvikle en stærk proces for bemandingsplanlægning. Vi har skrevet denne artikel for at hjælpe dig med bedre at forstå, hvad vagtplanlægning indeholder, og hvordan det kan have stor værdi for din virksomhed. Dertil har vi udarbejdet en liste over proaktive skridt, som din organisation kan tage allerede i dag for at skabe en effektiv model for bemandingsplanlægning.

hvad er bemandingsplanlægning?

Bemandingsplanlægning er en løbende proces, hvor du vurderer nuværende og kommende kandidatbehov, så du kan identificere mangel på kompetencer samt udvikle, implementere og monitorere en struktureret bemandingsplan, der lever op til virksomhedens behov – både i dag og i fremtiden.

Der er en god chance for, at din virksomhed allerede praktiserer en form for bemandingsplanlægning, selvom den måske kun er fokuseret på det nuværende medarbejderbehov. For at opbygge og vedligeholde en kompetent medarbejderstab såvel i dag som i fremtiden skal din virksomhed at udvikle en struktureret planlægningsmodel, der involverer dit HR-team, managere og ledere.

operationel vs. strategisk bemandingsplanlægning

Effektiv bemandingsplanlægning involverer både operationel og strategisk planlægning af arbejdsstyrken. Mens disse to typer af planlægningsmodeller er meget forskellige, er de begge to altafgørende for den overordnede proces med medarbejderplanlægning. Før du påbegynder planlægningen, er det væsentligt at forstå disse forskelle.

operationel bemandingsplanlægning

Den operationelle planlægning af arbejdsstyrken omfatter opfyldelse af virksomhedens aktuelle medarbejderbehov. Det er en kortsigtet planlægningsproces, hvor der ses nærmere på virksomhedens daglige drift, f.eks. planlægning og besættelse af aktuelle ledige stillinger. Denne type planlægning håndteres typisk af HR-afdelingen og ansættelses- eller driftsledere.

Næsten alle arbejdsgivere har en eller anden form for operationel planlægning af arbejdsstyrken på plads, da det er et nødvendigt skridt i processen til at skaffe kandidater. Desværre er den hos nogle udelukkende baseret på en uformel og mindre struktureret form for operationel planlægningsproces, der ikke driver de store resultater. 

Hvis din virksomhed derimod ønsker at forbedre ansættelsesresultaterne, skal du skabe en veludviklet proces til at opfylde dine nuværende ansættelses- og personaleledelsesbehov.

strategisk bemandingsplanlægning

Strategisk bemandingsplanlægning handler i stedet om at imødekomme virksomhedens langsigtede behov for kandidater. Det indebærer at forudsige virksomhedens fremtidige behov for arbejdskraft og kompetencer og udvikle en plan for tiltrækning, ansættelse og fastholdelse af de talenter, som virksomheden har brug for i løbet af de næste 2, 3, 5 eller 10 år. Hvis den strategiske bemandingsplanlægning skal være effektiv, skal den omfatte et samarbejde mellem HR, økonomiafdelingen, ledere, chefer og andre vigtige aktører.

Selvom strategisk bemandingsplanlægning kan være forbundet med fremtidig forretningssucceser, viser estimater, at kun 40-50 % af alle virksomheder har en langsigtet plan i dag. Hvis din virksomhed endnu ikke har en strategisk bemandingsplan, eller hvis det er noget tid siden, at den er sat i værk, er tiden inde. Og ifølge en anden undersøgelse, foretaget af HCI fortæller 38 %, at deres organisation ikke investerer nok tid, medarbejdere og penge i at støtte strategisk bemandingsplanlægning (SWP).

Selv om strategisk planlægning af arbejdsstyrken kan være forbundet med fremtidig forretningssucces, viser estimater, at kun 40-50 % af alle arbejdsgivere har en langsigtet plan på plads. Hvis din virksomhed ikke har en strategisk plan for arbejdsstyrken, eller hvis det er et stykke tid siden, at denne plan er blevet iværksat og gennemgået, er tiden inde nu. Ifølge en anden undersøgelse foretaget af HCI mener 38 %, at deres organisation ikke har den nødvendige investering i tid, ressourcer og budget til at støtte den strategiske planlægning af arbejdsstyrken (SWP).

hvordan bemandingsplanlægning skaber værdi for din organisation

Det er særdeles vigtigt at forstå den værdi, som bemandingsplanlægning har for din virksomhed, og de store fordele, den fører med sig. Det er kun gennem denne forståelse, at du kan sikre dig et buy-in fra dit ledelsesteam, hvilket er afgørende for succes. Der er flere måder, hvorpå bemandingsplanlægningen kan skabe værdi for din organisation, hvilket inkluderer:

forbered dig på fremtiden:

Den mest åbenlyse fordel ved strategisk bemandingsplanlægning er, at det hjælper dig med at forberede din virksomhed på fremtiden. Ingen virksomhed kan forudsige fremtidens medarbejderudfordringer, men ved at have en struktureret plan kan du imødekomme nogle af de udfordringer, der kan opstå.

mindsk manglen på kompetencer:

Ifølge et nylig undersøgelse angiver 60 % af HR-fagfolk, at deres topprioritet er at opbygge nødvendige færdigheder og kompetencer på arbejdspladsen. Du kan tage en lang række skridt, som inkluderer selektiv ansættelse, opkvalificering og omskoling for at sikre de rette kompetencer i din virksomhed. Hvis disse skridt imidlertid ikke udføres i overensstemmelse med en struktureret strategi for bemandingsplanlægningen, kan de vise sig at være nyttesløse. Har du i stedet en veludviklet strategi, kan det hjælpe dig med at mindske den store mangel på kompetencer i mange år fremover.

udvikling af en effektiv strategi for overlevering:  

Enhver arbejdsgiver bør have en overleveringsplan for alle nøglepersoner i virksomheden. Ved at afstemme denne plan og din overordnede strategi for bemandingsplanlægning vil det ikke kun medføre en let overgangsfase, men også sikre, at din virksomhed hele tiden tilpasser sig og bevæger sig fremad i hver eneste overgang.

forbedring af driftseffektiviteten:

Forretningsdriften er optimal, når udstyr, leverancer, logistik og kandidatmasse stemmer overens. Hvis du ikke performer på alle disse parametre, vil driftens effektivitet blive påvirket. Under pandemien så vi blandt andet en kombination af karantæne og sygdom, der reducerede bemandingskapaciteten, hvilket dermed førte til lavere produktionsrater. Desuden kæmpede selv de virksomheder, der var i stand til at fastholde tilstrækkeligt med medarbejdere til at holde produktionshastigheden oppe, ofte med afbrydelser i forsyningskæden, som hindrede deres evne til at sende produktet ud til forbrugeren.

anspor vækst i forretningen:  spar penge på bundlinjen:

Det er en kendsgerning, at en virksomhed uden en strategi for bemandingsplanlægning på et tidspunkt vil hindre virksomhedens vækst. Kvalifikationskløften forventes kun at blive større med tiden, mens teknologien helt sikkert vil fortsætte med at udvikle sig. Hvis du ikke tager skridt nu for at forberede dig på fremtiden, vil din virksomhed måske ikke være i stand til at erhverve de talenter og færdigheder, der er nødvendige for at komme videre.  

spar penge på bundlinjen:

Der er flere måder, hvorpå en strategisk bemandingsplan kan hjælpe din virksomhed med at spare penge. For det første gør den rigtige plan det muligt for din virksomhed at maksimere udnyttelsen af den nuværende arbejdsstyrke. For det andet kan din virksomhed gennem strategiske uddannelses- og udviklingsprogrammer sikre sig nogle af de nye kompetencer, som den har brug for, internt, hvilket kan forbedre fastholdelsesgraden betydeligt. For det tredje kan du reducere ansættelsesomkostningerne ved at forbedre din rekrutteringsindsats på baggrund af virksomhedens forventede behov.

5 trin i bemandingsplanlægningen

Personaleplanlægning er en struktureret proces, som bør involvere alle nøgleaktører, herunder HR, økonomi, linjeledere, tilsynsførende samt ledere. Dette høje niveau af samarbejde kan forbedre de overordnede resultater og sikre, at disse resultater er i overensstemmelse med virksomhedens mål. Nedenfor giver vi dig fem step til, hvordan en effektiv model til bemandingsplanlægning bør se ud.

1.  skab overensstemmelse mellem planlægning og forretning 

Det første step i din proces for bemandingsplanlægning er virksomhedens overordnede mål og objektiver. Det er væsentligt for hele planlægningsteamet at imødekomme og drøfte de kort- og langsigtede mål og arbejde ud fra disse i den endelige plan. Her bør du overveje faktorer såsom de områder, hvor du gerne vil vækste med virksomheden, hvilke nye produkter der bliver lanceret, og hvad virksomhedens overordnede vision er for fremtiden.

Overvej faktorer såsom de områder, hvor I gerne vil vækste i de kommende år, hvilke nye produkter der skal lanceres, og hvad virksomhedens overordnede vision for fremtiden er.

Uden den rette overensstemmelse vil det blive vanskeligt at udarbejde en effektiv strategi, der giver de resultater, der er nødvendige for at sikre de færdigheder og kompetencer, I har brug for på fremtidens arbejdsmarked.

2.  gennemfør en medarbejderanalyse

Det næste skridt er at foretage en omfattende analyse af arbejdsstyrken. Denne proces kræver, at dit team vurderer de nuværende færdigheder og kompetencer på arbejdspladsen samt forudsiger virksomhedens fremtidige behov. Du kan fastlægge de nuværende færdigheder ved at evaluere jobbeskrivelser, tale med medarbejdere og ledere og ved at evaluere de forskellige opgaver på arbejdspladsen. Ved at følge nye tendenser og standarder i branchen og ved at foretage konkurrentundersøgelser kan din virksomhed få en bedre forståelse af virksomhedens fremtidige behov.

Når denne analyse er færdig, er det vigtigt at sammenligne jeres nuværende situation, f.eks. færdigheder, arbejdsstyrkens størrelse og arbejdspladsens struktur, med virksomhedens forventede fremtidige behov. Denne sammenligning vil sætte dit team i stand til at identificere potentielle huller mellem dine nuværende kompetencer og virksomhedens fremtidige behov.

Din medarbejderanalyse kan eksempelvis vise, at din virksomhed i høj grad mangler de tekniske færdigheder, der er nødvendige i fremtiden. På den anden side kan den også vise, at din samlede arbejdsstyrke på grund af øget automatisering kan blive reduceret med 10 % i løbet af de næste fem år.

3.  udarbejd en handlingsplan

Når du har gennemført en omfattende analyse af arbejdsstyrken og identificeret eventuelle kvalifikationsmangler eller forventede ændringer i arbejdsstyrken, kan dit team begynde at udarbejde en handlingsplan. Denne plan bør adressere så mange af de kommende behov og mangler som muligt, og den skal tage udgangspunkt i din medarbejderanalyse. Din strategi for bemandingsplanlægning kan eksempelvis inkludere:

• opkvalificering eller omskoling
• karriereudvikling
• planlægning af succes
• rekruttering
• outsourcing
• omstrukturering

Dette er blot et udpluk af nogle af de strategier, der kan være nødvendige at medtage i din virksomheds handlingsplan. Det er dog vigtigt at være klar over, at hver organisation skal udvikle en skræddersyet handlingsplan, der tager højde for virksomhedens unikke behov.

4.  implementér handlingsplanen

Implementeringen af din handlingsplan er sandsynligvis det vanskeligste skridt i processen for din bemandingsplanlægning. Det kræver et stærkt engagement fra dine operationelle ledere, da det ofte er dem, der har til opgave at gennemføre planen.  På den anden side er det nødvendigt med et buy-in fra ledelsen for at sikre de ressourcer, f.eks. den teknologi, der er nødvendig for at udvikle en effektiv plan.

Kommunikation er et andet vigtigt element i gennemførelsen af planen. Afhængigt af resultatet af din analyse af arbejdsstyrken kan du f.eks. være nødt til at kommunikere med medarbejderne om karriereændringer, og dine rekrutteringsfolk bør vide præcis, hvilken type kandidater virksomheden skal have.

5.  overvåg, vurdér og justér

Bemandingsplanlægning er ikke en engangsproces, men snarere en løbende praksis, som skal overvåges, vurderes og justeres efter behov. Milepæle og målsætninger bør være blevet udviklet i løbet af processens første trin. Du kan nu bruge forskellige målinger til at måle succesen af din strategi eller til at justere den nuværende plan for bedre at opfylde virksomhedens kandidatbehov.

Med jævne mellemrum skal dit team også tage hvert af disse trin op til fornyet overvejelse for at sikre, at din strategi for planlægning af arbejdsstyrken er opdateret og i stand til at imødekomme nye kandidatbehov, herunder nye kompetencer.

Download vores guide inden for bemandingsplanlægning, for at få mere at vide om, hvordan du udvikler en strategi, der forbereder din virksomhed og dens medarbejdere på fremtiden.