hvad vi har lært om at drive en hybrid arbejdsplads.

Der hersker ingen tvivl om, at COVID-19 fik mange arbejdspladser til at tænke i nye baner og ændre den eksisterende arbejdsmodel. Selv med ansatte, der allerede arbejdede hjemmefra, blev vi hos Randstad nødsaget til at skifte til en remote arbejdsmodel i hele verden - også på vores hovedkontor i Holland.

Da vores kontor startede sin genåbning, stod det klart, at vi skulle integrere en hybrid arbejdsmodel, da dette var den foretrukne blandt medarbejdere. Muligheden for en øget fleksibilitet går hånd i hånd med vores Workmonitor-undersøgelse. Denne undersøgelse viste, at én ud af tre medarbejdere tror på, at en hybrid arbejdsmodel er den mest ideelle på arbejdspladsen. Derudover ønskede én ud af fire medarbejdere fleksible arbejdstider.

På dette tidspunkt begyndte vi vores rejse med at opbygge en hybrid arbejdsplads, der stemmer overens med vores virksomhedskultur og tillader vores medarbejdere at være dér, hvor de ønsker. Her kan du læse mere om de ting, vi har lært indtil nu.

fokusér på medarbejdernes ønsker

Som HR-leder hos Randstad fokuserer jeg på at skabe en arbejdsplads, der tillader, at alle medarbejdere kan være deres bedste jeg. Dette kerneprincip er en del af vores virksomhedskultur, og vi tror på, at hvis alle er den bedste version af sig selv, resulterer det i tilfredshed hos kunder, kandidater og medarbejdere.

Under hele pandemien har vi bibeholdt et stort fokus på at være ‘den bedste version af os selv’, og det vil vi fortsætte med under implementering af en hybrid arbejdsmodel. Vi ved godt, at dette ikke sker over natten, og det er ikke noget, som vi kan lykkes med uden indsigter fra vores medarbejdere.

Da vi forstod vores medarbejderes behov, kunne vi tage skridtet mod at skabe et arbejdsmiljø, hvor alle kunne blive den bedste version af dem selv, lige meget om de foretrak at arbejde hjemmefra eller onsite på kontoret.

Vi har f.eks. justeret vores medarbejdergoder til at inkludere yderligere fordele, såsom godtgørelse for kontorartikler til hjemmekontoret, tilskud til internetudgifter og rabatpriser på wellnessprodukter, for at lette noget af det pres, der er forbundet med at arbejde hjemmefra.

Selv om vores fokus på "det bedste selv" er vigtigt, er det kun effektivt, når de enkelte medarbejderes behov stemmer overens med teamet og de resultater, vi ønsker at levere som organisation. Så forskellen opstår, når kombinationen af det bedste selv, det bedste team og de bedste resultater går op i en højere enhed.

en arbejdsplan opbygget omkring valgmuligheder

Som en organisation, der tror på, at folk skal have medbestemmelse og en stemme, vidste vi, at vi skulle give vores medarbejdere en mulighed for selv at have indflydelse på deres hybride arbejdsplan.

Vi indså, at hjemmearbejde ikke ville være det samme for alle. Vores medarbejderstab består af både introverte og ekstroverte personer, medarbejdere med børn og andre, der bor alene, medarbejdere, der bor tæt på kontoret og andre, der pendler hver dag. Vi vil ikke ignorere disse forskelle eller bygge en one-size-fits-all hybrid arbejdsmodel.

Vi føler, at en skræddersyet tilgang fungerer bedst. Derfor opfordrer vi alle medarbejdere til at overveje deres specifikke rolle og klarlægge, hvilke ansvarsområder de skal håndtere på kontoret, og hvilke opgaver der kan klares gennem remote arbejde. Medarbejdere er også nødt til at forstå vigtigheden af deres teams og organisationen.

Derudover arbejder vi på at udvikle guidelines for vores ledere. Udover de regelmæssige én-til-én møder og performance check-ins vil disse guidelines hjælpe med at facilitere gode samtaler i teamet. Gennem disse samtaler kan hvert team blive enige om en arbejdsplan, der giver hver enkelt medarbejder mulighed for at være sit bedste jeg og samtidig sikre, at teamet også sammen yder sit bedste.

(over)kommunikation

Hvis der er ét område, som jeg undervurderede, var det den konsistente kommunikation. Selvom jeg fra starten af vidste, at kommunikation ville blive en nøglekomponent i vores skift til en hybrid arbejdsmodel, undervurderer jeg det fortsat. Jeg kan ikke fremhæve nok, hvor vigtigt det er at kommunikere – også selvom der ikke er noget at kommunikere om, er det vigtigt at holde kontakt.

Behovet for konsistent kommunikation er endnu vigtigere, i takt med at vi er tilbage på kontoret. Pandemien har genereret en masse stress blandt medarbejdere, og mange er bekymrede for, hvordan fremtidens arbejde vil se ud. Ifølge vores seneste Randstad Workmonitor  indrømmer næsten halvdelen af den globale arbejdsstyrke faktisk, at de er blevet mere stressede efter pandemien, og 50 % af arbejdstagerne er bekymrede over eksponering for COVID-19 på arbejdspladsen. 

Vi fandt ud af, at den bedste måde at hjælpe med at lette noget af denne stress var ved at holde medarbejderne så opdaterede som muligt. Eksempelvis fortsatte jeg med at sende hyppige COVID-19-opdateringer for at sikre, at medarbejderne vidste, at vi altid holdt os opdaterede på de nyeste restriktioner.

Siden vi implementerede en hybrid model, har det været en løbende proces, og det kan være vanskeligt til tider at sikre klar kommunikation. Jeg var nødt til at lære, at det var okay ikke altid at kende svaret. En nøglefaktor er at være tæt på dine ansatte og give dem de bedste retningslinjer hver dag – også selvom det betyder, at du er nødsaget til at sige ‘vi arbejder stadigvæk på det’.

teknologi er et must

Hybridarbejde er ikke muligt uden den rette teknologi. Heldigvis klarede vi os rigtig godt, når det kommer til teknologien. I løbet af få uger havde vores "digital factory" skabt et digitalt planlægningsværktøj, der kunne imødekomme vores hybride arbejde. En vigtig feature i dette værktøj er, at vores medarbejdere selv kan booke en plads på kontoret. Denne funktion gør det muligt for os at holde styr på, hvor mange mennesker der arbejder på kontoret hver dag og skalere op eller ned på vores kapacitetsniveau i overensstemmelse med de seneste statslige retningslinjer. Det giver os også mulighed for at kommunikere med vores medarbejdere ved at sende meddelelser til deres mobiltelefoner. F.eks. om ændringer i sidste øjeblik eller om, hvilke faciliteter der er åbne, og hvilke der ikke er det.

vigtigheden af menneskelig kontakt

Hos Randstad er den overordnede forretningsstrategi baseret på ‘tech & touch.’ Vi ved, at teknologi kan støtte os alle i vores dagligdag, og vi arbejder allerede hårdt på at få teknologien til at arbejde for os. Men fra vores lange historie ved vi, at den menneskelige forbindelse er den vigtigste del af vores forretning. Vi kan langt bedre imødekomme vores kunder og kandidater ved at skabe ægte forbindelser, der er baseret på tillid. Og det gælder også, når det kommer til vores egen medarbejderstab.

Før pandemien var berøringsøjeblikke en naturlig del af vores hverdagsliv på kontoret. Vi løb tit ind i vores kolleger ved bare at gå ned ad gangen, vi spiste frokost i kantinen, og vi afholdt improviserede møder på kontoret eller rejste til andre Randstad-afdelinger.

I dag er der en markant forskel. Derfor er vi nødt til at gøre en stor indsats for at forblive i kontakt og skabe berøringsøjeblikke med vores kolleger. Disse øjeblikke skal ikke kun handle om forretning, men også om at inkludere low-key og sjove måder for vores kolleger at interagere på.

Vi vil snart begynde at tilskynde vores medarbejdere til at være mere i kontakt med hinanden over hele verden. Vi vil bede to medarbejdere om at skabe kontakt, både ud fra et personligt og forretningsmæssigt perspektiv.  På baggrund af denne samtale anbefaler hver medarbejder en kollega, som den anden bør komme i kontakt med som den næste. Denne proces fortsætter efter hvert møde for at skabe en kæde af berøringsøjeblikke.

gentænk den fysiske arbejdsplads

Vi indså, at vi var nødsaget til at transformere vores kontor for at imødekomme nye krav, som en hybridmodel stiller. Vi forventede, at vores medarbejdere ville bruge deres hjemmekontor til at håndtere opgaver, der kræver uafbrudt koncentration, f.eks. at færdiggøre en præsentation, og Randstad-kontoret til samarbejde og opgaver, der kræver social interaktion.

Med dette in mente har vi designet forskellige områder på hver etage, hvor der er plads til samarbejde, og vi har ligeledes sørget for områder med skærme og whiteboards, hvor teams kan arbejde med projekter. Medarbejderne har også adgang til vores kantine til afholdelse af møder. Vi har selvfølgelig bibeholdt en masse individuelle arbejdsstationer til vores medarbejdere, som de kan bruge mellem møderne.

Den nye kontorindretning hjælper os med at styrke vores virksomhedskultur ved at skabe et sted, hvor der er plads til at facilitere menneskelig kontakt.

eksperimenter – lær – justér

Med en pandemi, der stadigvæk påvirker det arbejdsmarked, vi kendte, er retningslinjer og restriktioner snart ved at være fortid. Vi er nødt til at acceptere det faktum, at der stadigvæk er en masse, der er uvist. I forhold til denne faktor er vi nødt til at forblive agile, så vi kan tilpasse os hurtigt og effektivt.

At designe en hybrid arbejdsplads er ikke noget, der sker med det samme. I stedet er det en løbende proces, og det vil det være i lang tid fremover. Det er okay at have en periode, hvor tingene er mindre klare, hvis vi arbejder hen mod at udvikle den optimale arbejdsmodel.

For at gøre dette til virkelighed er vi nødt til at eksperimentere med forskellige formater, samle vores teams for at diskutere de ting, der har virket, og justere de steder, hvor det er nødvendigt. Denne proces giver os rum til at vokse og tid til at opbygge en hybrid arbejdsplads, hvor det bedste selv, det bedste team og de bedste resultater stemmer overens.

Download vores inspirationsmateriale til workshop til den hybride arbejdsplads nedenfor.