hvad vi har lært om at drive en hybrid arbejdsplads.

Der er ingen tvivl om, at pandemiens indvirkning på arbejdspladsen har tvunget mange af os til at genoverveje vores arbejdsmodeller. Selv om mange medarbejdere allerede arbejdede hjemmefra, blev vi også hos Randstad nødsaget til at skifte til en remote arbejdsmodel verden over.

Da vores kontorer begyndte at åbne igen, blev det klart, at en hybrid arbejdsmodel var den foretrukne ordning blandt vores medarbejdere. Dette ønske om større fleksibilitet stemmer overens med resultaterne af vores Workmonitor-undersøgelse. Undersøgelsen viser, at en ud af tre mener, at en hybrid arbejdsmodel er den mest ideelle arbejdsform. Desuden ønsker næsten hver fjerde medarbejder fleksibel arbejdstid.  

Vi begyndte derfor rejsen med at opbygge en hybrid arbejdsplads, der passer til vores virksomhedskultur og giver vores medarbejdere mulighed for at yde deres bedste. Her er et kig på de ting, vi har lært indtil videre. 

fokuser på medarbejderens ønsker

Som HR-leder hos Randstad fokuserer jeg på at skabe en arbejdsplads, der tillader, at alle medarbejdere kan være deres bedste jeg. Dette kerneprincip er en del af vores virksomhedskultur, og vi tror på, at hvis alle er den bedste version af sig selv, resulterer det i tilfredshed hos kunder, kandidater og medarbejdere.

Under hele pandemien fastholdt vi et stærkt fokus på at være ‘den bedste version af os selv’ og fortsatte med at gøre det, da vi gik over til en hybridmodel. Vi indså, at denne proces ikke ville ske fra den ene dag til den anden, og at det ikke var noget, vi kunne lykkes med uden først at få input fra vores medarbejdere.

Da vi bedre forstod vores medarbejderes behov, var vi i stand til at tage skridt til at skabe et arbejdsmiljø, hvor alle kunne være den bedste version af dem selv, uanset om de arbejdede hjemmefra eller på kontoret.

For eksempel har vi justeret vores kompensation til at omfatte yderligere fordele, såsom refusion af udgifter til kontorartikler til hjemmekontoret, tilskud til internetudgifter i hjemmet og rabat på wellness-produkter, for at afhjælpe noget af presset ved at arbejde hjemmefra.

Hvor vigtigt princippet om "det bedste selv" end er, så er det kun effektivt, når de enkelte medarbejderes behov stemmer overens med teamet og de resultater, vi ønsker at levere som organisation. Så forskellen opstår, når kombinationen af det bedste selv, det bedste team og de bedste resultater går op i en højere enhed.

Vores medarbejderundersøgelser viser konsekvent en stærk præference for muligheder for fjernarbejde. Bemærkelsesværdigt er der en tydelig forskel i hjemme/kontor-balancen mellem hovedkontoret og de operative afdelinger. Medarbejderne i de operative afdelinger arbejder overvejende fra kontoret, mens medarbejdere på hovedkontoret foretrækker remote arbejdsmuligheder. 

en arbejdsplan bygget op omkring valgmuligheder

Som en organisation, der tror på, at alle skal have medbestemmelse har det været vigtigt for os at give vores medarbejdere en mulighed for selv at have indflydelse på deres hybride arbejdsplan. Derfor opfordrer vi alle medarbejdere til at tænke over deres specifikke rolle og finde ud af, hvilke opgaver de skal varetage på kontoret, og hvilke opgaver de kan udføre hjemmefra. Medarbejderne skal også være forstående over for deres teams og organisationens behov.

Derudover fokuserede vi i begyndelsen på at udvikle retningslinjer for vores ledere. Retningslinjerne skulle hjælpe dem med at føre samtaler med deres teams som supplement til deres rutinemæssige en-til-en-møder og performance check-ins. Gennem disse samtaler kan de blive enige om et skema, der giver hver enkelt medarbejder mulighed for at være sit bedste jeg og samtidig sikre, at teamet også kan arbejde præstere bedst muligt sammen.

Desuden er det afgørende at fremme den gode dialog, ikke kun mellem ledere og medarbejdere, men også i selve teamet. Dette sikrer en god balance mellem fælles indsatser og individuelle bidrag.

(over)kommunikation

Hvis der er ét område, som jeg undervurderede, var det den konsistente kommunikation. Selvom jeg fra starten af vidste, at kommunikation ville blive en nøglekomponent i vores skift til en hybrid arbejdsmodel, undervurderer jeg det fortsat. Jeg kan ikke fremhæve nok, hvor vigtigt det er at kommunikere – også selvom der ikke er noget at kommunikere om, er det vigtigt at holde kontakt.

Behovet for konsekvent kommunikation var endnu mere afgørende, da vi vendte tilbage til arbejdspladsen. Pandemien skabte en masse stress blandt medarbejderne, og mange udtrykte angst for, hvordan fremtidens arbejde ville se ud. Vi fandt ud af, at den bedste måde at afhjælpe noget af denne stress på var at holde vores medarbejdere så informerede som muligt. 

Siden vi implementerede en hybrid model, har det været en løbende proces, og det kan være vanskeligt til tider at sikre klar kommunikation. Jeg måtte lære, at det er okay ikke at have alle svarene. Det vigtigste er at være tæt på dine ansatte og give dem de bedste retningslinjer hver dag – også selvom det betyder, at du er nødsaget til at sige: "Det arbejder vi stadig på".

teknologi er et must

Hybridarbejde er ikke muligt uden den rette teknologi. Heldigvis klarede vi os rigtig godt, når det gjaldt teknologi. I løbet af få uger havde vores "digital factory" skabt et digitalt planlægningsværktøj, der kunne imødekomme vores hybride arbejde. Efter pademien er denne app blevet mere eller mindre overflødig.

Det, vi har observeret, er, at tirsdag og torsdag er travle kontordage, men at medarbejderne klarer aftalerne indbyrdes, hvilket resulterer i minimale flaskehalse med hensyn til arbejdspladser eller mødeområder. Hvert team har etableret effektive aftaler: Der skelnes klart mellem hvornår fysisk interaktion er nødvendig, og der er en gnidningsløs overgang til digitale løsninger for resten. Digitale samarbejdsværktøjer som Google Meet er blevet en integreret del af vores arbejdsgang. 

vigtigheden af menneskelig kontakt

Før pandemien var den menneskelige kontakt en naturlig del af hverdagen på kontoret. Vi løb tit ind i vores kolleger ved bare at gå ned ad gangen, vi spiste frokost i kantinen, og vi afholdt improviserede møder på kontoret eller tog til andre af Randstads afdelinger.

I dag er der en markant forskel. I dag skal vi gøre en bevidst indsats for at holde den menneskelige kontakt og skabe øjeblikke med vores kolleger. Disse øjeblikke skal ikke kun være forretningsmæssige, men også omfatte hverdagsagtige og sjove måder for kolleger at interagere på.

gentænk den fysiske arbejdsplads

Vi indså, at vi var nødt til at ændre vores kontorlokaler for at imødekomme de nye krav, som en hybrid arbejdsmodel stiller. Vi forventede, at vores medarbejdere ville bruge deres hjemmekontor til at håndtere opgaver, med fokus på dyb koncentration, f.eks. at færdiggøre en præsentation, og Randstad-kontoret i højere grad til samarbejde og opgaver, der kræver social interaktion.

Med dette in mente har vi designet forskellige områder med skærme og whiteboards, hvor teams kan arbejde på projekter. Medarbejderne har også adgang til vores kantine til afholdelse af møder. Vi har selvfølgelig bibeholdt en masse individuelle arbejdsstationer til vores medarbejdere, som de kan bruge mellem møderne, og vi arbejde med free seating, så ingen kan lægge beslag på en arbejdsplads.

Den nye kontorindretning hjælper os med at styrke vores virksomhedskultur ved at skabe et sted, hvor der er plads til at facilitere menneskelig kontakt.

eksperimenter - lær - juster

At skabe en hybrid arbejdsplads sker ikke fra den ene dag til den anden. Det er snarere en løbende proces, og det vil det være i nogen tid fremover. Det er ok at have en periode, hvor tingene er mindre klare, hvis vi arbejder på at udvikle den optimale arbejdsmodel.

Det kræver, at vi eksperimenterer med forskellige formater, samler medarbejderne og taler om, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør, og justerer om nødvendigt - hvilket vi allerede har gjort flere gange. Denne proces giver os plads til at udvikle os og tid til at opbygge en hybrid arbejdsplads, som fungerer både for den enkelte, teamet og organisationen som helhed.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort d. 30. marts 2022.