processen for bemandingsplanlægning: 5 trin til succes

Er din virksomhed bekymret for, om I kan sikre jer de rette kandidater, færdigheder og kompetencer både nu og i fremtiden? Så er I ikke alene. Ifølge en nylig undersøgelse anser virksomhedsledere over hele verden manglen på kandidater og de rette kompetencer som den største udfordring, de står over for i det kommende årti.

Det store problem for mange organisationer er, at de står over for flere kandidatrelaterede udfordringer, herunder øget efterspørgsel efter tekniske færdigheder, global mangel på arbejdskraft, en aldrende arbejdsstyrke og et stærkt konkurrencepræget marked. Kombinationen af disse udfordringer har gjort det vanskeligt for arbejdsgiverne at tiltrække og fastholde de talenter, de har brug for for at forblive konkurrencedygtige.

En af de bedste måder, hvorpå din organisation kan overvinde disse udfordringer og forberede din arbejdsstyrke på fremtiden, er via en effektiv bemandingsplanlægning. Læs videre for at få mere at vide om, hvad bemandingsplanlægning er, og hvilke skridt din virksomhed kan tage for at komme godt i gang. Du kan også downloade vores samlede guide til bemandingsplanlægning.

bemandingsplanlægning

Bemandingsplanlægning er processen med at evaluere organisationens nuværende kompetencer og forventede fremtidige behov for at identificere potentielle kompetencegab eller kommende skift i arbejdsstyrken. Det indebærer også udvikling og implementering af robuste handlingsplaner, der er designet til at hjælpe med at lukke eventuelle kvalifikationshuller og sætte organisationen i stand til at opbygge den ønskede arbejdsstyrke - både nu og til fremtiden.

Ved at have en aktiv proces for bemandingsplanlægning hjælper du dig selv med at undgå mangel på kompetencer. Ved at lade din organisation identificere og adressere de kandidater, der er brug for i fremtiden, kan du få fingrene i dem, før det er for sent. Virkeligheden er nemlig den, at uden en effektiv proces, kan det være særdeles udfordrende for virksomheder at finde de rette kandidater, når behovet opstår.

En anden fordel ved at have en proces til bemandingsplanlægning er, at den tilføjer et niveau af omstillingsparathed og fleksibilitet i medarbejderstaben. Bemandingsplanlægning kan også give din virksomhed værdifuld indsigt i den nuværende kandidatmasse, så det bliver er nemt at tilpasse sig, hvis dette bliver nødvendigt.

processen for bemandingsplanlægning

Bemandingsplanlægning er ikke en enkeltstående handling. Det er snarere en kontinuerlig, trinvis proces, der skal fungere i direkte overensstemmelse med din virksomheds overordnede mål og målsætninger. Det er vigtigt, at planlægningsteamet ikke kun består af medlemmer fra HR-afdelingen, men også af den øverste ledelse samt økonomiske og operationelle ledere.

Dette tværfaglige samarbejde vil sætte dit planlægningsteam i stand til at udvikle en præcis vision for virksomhedens fremtidige arbejdsstyrke og gennemføre handlingsplaner for hele virksomheden, der skaber resultater.

Nedenfor får du de fem vigtigste trin i denne proces.

1.  skab en brændende platform

For at planlægning af arbejdsstyrken kan lykkes, skal den have et stærkt og kontinuerligt engagement på alle niveauer i organisationen. Det er afgørende, at HR-afdelingen, ledelsen og de operationelle managere alle forstår nødvendigheden i fremtidig planlægning af arbejdsstyrken på strategisk niveau og vigtigheden af, at det igangsættes med det samme.

Det er ofte op til HR-afdelingen at skabe dette afsæt ved at hjælpe andre kolleger med at forstå de forskellige medarbejderudfordringer, som virksomheden står over for, f.eks. det konkurrenceprægede jobmarked, organisationens aldrende arbejdsstyrke og en voksende mangel på kvalifikationer. At skabe denne følelse af, at det haster, er særligt vigtig, når det kommer til topledelsen, og det vil være nødvendigt for at sikre en investering i både ressourcer og gennemførelse af handlingsplanerne. 

Det er også vigtigt at sikre et engagement blandt hvert medlem af planlægningsteamet, før du går videre til det næste skridt.

2.  fra strategi til menneskelige ressourcer virksomheden

Når alle har forstået behovet for bemandingsplanlægning, kan du gå i gang med processen, hvor den organisatoriske strategi kombineres med målene for de menneskelige ressourcer. Teamet bør tage sig tid til at besvare på spørgsmål som f.eks. "Hvor ønsker virksomheden at være om to til tre år?" og "På hvilke områder forventer virksomheden vækst eller forandring?"

Forståelse af virksomhedens overordnede vision og fremtidige mål er det primære grundlag for personaleplanlægning. Hvis virksomheden f.eks. ønsker at øge brugen af automatisering i løbet af de næste par år, vil der være et øget behov for tekniske færdigheder i virksomheden og en mulig reduktion af arbejdsstyrkens størrelse.

Når man udarbejder mål for menneskelige ressourcer, er det vigtigt at tage hensyn til både kvantitative og kvalitative faktorer. F.eks. hvor mange flere ledere der vil blive behov for i de kommende år (kvantitativt) samt hvilke specifikke kompetencer har virksomheden brug for nu og i fremtiden (kvalitativt). Gennem denne proces vil dit team få en klar vision af organisationens ønskede arbejdsstyrke - både nu og i fremtiden.

3.  medarbejderanalyse

Den næste fase i processen for bemandingsplanlægning er at foretage en omfattende analyse af arbejdsstyrken. Dette trin kræver, at dit team fastlægger præcis, hvilke færdigheder der allerede findes i virksomheden, skelner mellem, hvilke af disse kompetencer organisationen stadig har brug for i den nærmeste fremtid, og hvilke der vil blive forældede. Dertil skal de også identificere, hvilke færdigheder der stadigvæk er brug for fremover.

I hele denne fase er det vigtigt at få indsigt fra virksomhedens ledere med hensyn til virksomhedens retning samt fra managere på gulvet, der har direkte kendskab til de typer af færdigheder, der er nødvendige for den daglige drift. Disse inputs vil give dit team mulighed for at få et omfattende overblik over virksomhedens nuværende og fremtidige arbejdsstyrke.

Den nemmeste måde at foretage en grundig og brugbar analyse er ved at klassificere forskellige færdigheder, kompetencer og medarbejdere i forskellige grupperinger. I forbindelse med bemandingsplanlægning er der syv mulige grupperinger, herunder:

1. nøglepersoner:  fastansatte medarbejdere, som organisationen har brug for nu og i fremtiden
2. uudnyttet potentiale: fastansatte medarbejdere, som der sandsynligvis vil blive brug for i fremtiden
3. skal omplaceres: fastansatte medarbejdere, som måske skal skifte til andre roller i virksomheden
4. nuværende kernemedarbejdere: fastansatte medarbejdere, hvis arbejde er essentielt nu, hvilket muligvis ikke er tilfældet i fremtiden
5. midlertidige medarbejdere:  medarbejdere, som organisationen ikke har brug for i fremtiden
6. mest efterspurgte: kompetencer, som virksomheden har brug for nu og i fremtiden
7. prospects: kompetencer, som virksomheden sandsynligvis vil få brug for i fremtiden

4.  overgangen

Når din analyse af arbejdsstyrken er afsluttet, er det tid til at påbegynde overgangsfasen i processen. Det er den fase, hvor teamet afgør, hvilke HR-interventioner der er mest effektive, og hvor implementeringsprocessen begynder.

Det er afgørende at udvikle separate HR-initiativer for hver medarbejdergruppe, der er nævnt ovenfor. Ved at udvikle unikke handlingsplaner for hver type arbejdstager vil de samlede resultater blive væsentligt forbedret. For eksempel er mobilitetsplaner ideelle for medarbejdere, hvis færdigheder ikke længere vil være nødvendige i organisationen. På den anden side kan en robust rekrutteringsplan være med til at sikre, at din organisation kan tiltrække de kandidater, der er brug for både nu og i fremtiden.

Selv om det er almindeligt, at HR-teamet tager styringen af mange dele af bemandingsplanlægningen, er det normalt de operationelle ledere, der er ansvarlige for at gennemføre HR-initiativerne. Typisk giver dette bedst mening, da managere har direkte adgang til medarbejderne.

Kommunikation er nøglen, når det kommer til implementering. Det er afgørende for operationelle ledere ikke blot at kommunikere disse handlingsplaner til arbejdsstyrken, de bør også opfordre deres medarbejdere til at anvende disse muligheder. Direkte dialog mellem ledere og medarbejdere kan hjælpe dine medarbejdere til at indse vigtigheden af at udvikle deres færdigheder og forbedre deres karrieremuligheder.

Vigtigst af alt er det, at alle HR-indgreb skal være retfærdige og upartiske. Alle medarbejdere inden for en specifik gruppe bør have adgang til de samme muligheder. 

5.  forankring af planen

Selv om det sidste trin er indlejring af planen i den organisatoriske strategi, er det ikke afslutningen på processen. I stedet er bemandingsplanlægning en cirkulær proces, der konsekvent skal evalueres, vurderes og justeres for at imødekomme virksomhedens skiftende behov. Denne løbende proces vil bidrage til at gøre bemandingsplanlægning til en permanent funktion i den organisatoriske strategi.

Det er i denne fase, at effektiviteten af de forskellige handlingsplaner kan måles og vurderes. På baggrund af disse vurderinger kan din organisation foretage ændringer i specifikke handlingsplaner eller ændre den måde, hvorpå disse planer gennemføres i hele processen.

Hvis du vil have et mere dybdegående indblik i, hvordan planlægning af arbejdsstyrken kan forberede din organisation på fremtidens arbejdsmarked, kan du downloade vores omfattende overblik, hvor vi kigger nærmere på processen for bemandingsplanlægning.