sådan foretager du et godt referencetjek.

hvordan foretager du et godt referencetjek?

Selv om undersøgelser viser, at 87 % af arbejdsgiverne anvender en eller anden form for baggrunds- eller referencetjek i ansættelsesfasen, er der stadig mange, der undervurderer den fulde værdi af dette effektive rekrutteringsværktøj. Indhentning af referencer er en proces, hvor man udspørger en ansøgers nuværende og tidligere kolleger og ledere for at få mere at vide om kandidatens færdigheder, evner og erfaringer.

Virkeligheden er, at når det gøres rigtigt, kan brug af referencer give din virksomhed mulighed for bedre at vurdere ansøgerens arbejdsmæssige færdigheder og afgøre, om vedkommende passer til kulturen. Det kan også hjælpe din organisation med at tage stilling til, om kandidaten er den rette til rollen og virksomheden.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at den måde, du gennemfører referenceindhentningen på, kan påvirke dens værdi. For eksempel vil et referencetjek, der udføres hurtigt og uden en klar plan, sandsynligvis kun give begrænsede resultater. På den anden side kan en strategisk referenceindhentning give den indsigt, der er nødvendig for at træffe fornuftige ansættelsesbeslutninger.

Derfor er det vigtigt at udvikle en proces til indhentning af referencer, der er designet til at få de oplysninger, du har brug for. Læs videre for at lære, hvordan du kan udvikle en proces, der fungerer for din virksomhed.

trin til gennemførelse af et referencetjek

Når du gennemfører en referenceindhentning, er der nogle best practices, som du skal huske på, f.eks:

forbered dig på forhånd

Du bør aldrig foretage et referencetjek uforberedt. Denne praksis kan føre til forvirrende eller irrelevant feedback samt til mulige problemer med overholdelse af lovgivningen. Tag dig i stedet tid til at forberede dig, før du ringer eller sender en e-mail til en reference.

Start med at søge input fra de personer i din organisation, der er involveret i interviewet med kandidaten. Bed dem om at pege på områder ved ansøgeren, som de ønsker mere information om, eller ting som de finder bekymrende ift. kandidaten eller kandidatens færdigheder.

Tag dig derefter tid til at læse kandidatens CV, ansøgning og dine samtalenoter og andre relevante oplysninger igennem for at genopfriske din hukommelse. Du skal også fastlægge formålet med referenceindhentningen. Er dit hovedformål at bekræfte kandidatens færdigheder, afgøre om han/hun passer til jobbet eller er det at sikre, at der ikke er nogen underliggende problemer med ansøgeren? Hvis du forstår dit hovedformål, kan du fokusere på at stille spørgsmål, der kan give de resultater, du har brug for.

underret ansøgeren

Sørg for at fortælle kandidaten, at du vil foretage referencetjek og bed om kontaktoplysninger på relevante referencer. Husk, at du altid skal have kandidatens samtykke, inden du kontakter en reference. Du bør også tjekke med dit juridiske team og din databeskyttelsesansvarlige, hvilke kandidatoplysninger du kan og ikke kan indsamle, og hvordan du skal håndtere disse oplysninger efterfølgende.

hold sig til åbne spørgsmål

Åbne spørgsmål er bedst til  et referencetjek, fordi de giver referencen mere spillerum til at besvare spørgsmålene. Lukkede spørgsmål, der kun kræver et svar på et ord eller en sætning, vil sjældent give den værdifulde indsigt, du ønsker. Det er dog helt fint at indlede og afslutte med mere simple og afgrænsede spørgsmål, men de fleste af dine spørgsmål bør give referencen mulighed for at give flest mulige oplysninger.

For eksempel:

• Hvad var ansøgerens hovedansvarsområde i stillingen?
• Hvordan har kandidaten håndteret konflikter på arbejdspladsen?
• Hvad vil du sige er kandidatens største styrker og svagheder?

undgå antagelser

Når du foretager et referencetjek, bør du altid holde dig til fakta ved at bede referencen om at underbygge sine udtalelser med fakta. Hvis referencen f.eks. siger, at han/hun mener, at ansøgeren vil passe godt til stillingen, bør du følge dette svar op med et sekundært spørgsmål om, hvilke specifikke færdigheder ansøgeren besidder, som vil passe godt til stillingen.

Desuden skal du ikke læse for meget i referencens indstilling eller tone. Uden at kende referencen personligt er det stort set umuligt at afgøre, om det blot er personens naturlige tone, om vedkommende har en dårlig eller stresset dag, eller om hans eller hendes holdning har noget med kandidaten at gøre.

forhast ikke processen

Hvis du foretager referencetjekket pr. telefon, skal du sørge for at sætte tid nok af. Det sidste, du ønsker, er at forhaste referenceindhentningen.  Hvis referencerne føler sig pressede, kan de være tilbageholdende med at give fuldstændige svar, og så får du ikke give den indsigt, du har brug for. 

Hvis du derimod bruger e-mail til at sende referencerne en formular, som de skal udfylde, skal du sørge for at give dem tid til at udfylde og returnere besvarelserne, og du bør sende en venlig påmindelse, hvis det er nødvendigt. Teknologi til automatiseret referencetjek kan fremskynde processen ved at give referencerne mulighed for at give feedback om kandidaten fra enhver enhed og ved automatisk at sende påmindelser. Du skal dog stadig give referencerne god tid til at udfylde denne formular. 

afbryd ikke referencen

Vær opmærksom på ikke at afbryde referencen, mens de taler. Du ønsker trods alt aldrig at forhindre en reference i at give værdifulde oplysninger om ansøgeren. Stil i stedet dit spørgsmål, og giv referencen tid til at samle sine tanker og svare. Det er dog ok at få referencen tilbage til emnet, hvis vedkommende bevæger sig for langt væk fra det oprindelige spørgsmål, eller hvis han/hun begynder at afsløre private oplysninger om ansøgeren, som ikke har noget med jobbet at gøre. Hvis du bruger online-software til referenceindhentning, f.eks. Relevate Reference, behøver du ikke at bekymre dig om dette problem. I stedet kan referencerne tage sig tid til at udfylde online-spørgeskemaet, når det passer dem bedst. 

se efter røde flag

Der er nogle få røde flag, som du skal kigge efter, når du foretager referencetjek, f.eks:

• ansøgeren har ikke underrettet referencen.
• referencen kan ikke besvare grundlæggende spørgsmål om ansøgeren.
• grundlæggende arbejdsoplysninger, såsom stillingsbetegnelse og arbejdsopgaver, stemmer ikke overens med ansøgerens cv.
• referencen anfører, at han/hun ikke er den rette person til at besvare spørgsmålene.
• hvis du foretager et digitalt referencetjek, kan du måske også opdage potentielle falske referencer. Vores Relevate Reference-teknologi kan f.eks. advare dig, hvis referencerne bruger den samme enhed via IP-sporing. 

Enhver af disse røde flag kan være et tegn på, at ansøgeren har forskønnet nogle af sine færdigheder og erfaringer, eller at referencen ikke er særlig troværdig.

automatisér referenceindhentningen

Hvis du stadig udfører referencetjek manuelt, kan du overveje at bruge software til digitalt referencetjek i stedet. Med denne teknologi kan du sende referencerne en kort formular online, som de kan udfylde når som helst, hvor som helst og fra en hvilken som helst enhed. Denne teknologi kan også advare dig om eventuelle problemer med svindel. Hvis to referencer f.eks. bruger den samme enhed til at udfylde spørgeskemaet, kan vores teknologi opdage dette problem. Husk også, at du altid kan foretage et opfølgende opkald for at få flere oplysninger, hvis det er nødvendigt.  

Online-løsninger til referenceindhentning automatiserer hele processen. Med vores Randstad Relevate Reference kan du f.eks. strømline hele din referencindhentning og indsamle feedback af højere kvalitet på kortere tid og på en sikker og tryg måde. 

Få mere at vide om opbygning af en strategisk referenceindhentningsproces ved at downloade vores guide til referencetjek.