6 måder, hvorpå organisationer kan reducere deres lønomkostninger.

Midt i stigende bekymringer om, at en global recession er uundgåelig, overvejer virksomhedsledere inden for næsten alle brancher forskellige omkostningsreducerende foranstaltninger. Arbejdsomkostninger er ofte et hovedmål for disse omkostningsbesparende strategier.

Men det kan være lidt vanskeligt at reducere udgifterne til arbejdskraft. På den ene side udgør lønomkostningerne typisk en stor del af det samlede virksomhedsbudget. At kunne skære ned på omkostningerne på dette område kan have en betydelig effekt. På den anden side skal du opretholde konkurrencedygtige lønninger og medarbejderfordele for at kunne tiltrække og fastholde de kandidater, du har brug for.

Det er vigtigt at anlægge et bredt perspektiv og overveje en række forskellige måder at reducere arbejdsomkostningerne på. Dette bør omfatte en undersøgelse af de økonomiske konsekvenser af tendenserne i din nuværende arbejdsstyrke, såsom fraværsrater og personaleomsætning.

I denne blog ser vi på seks områder, hvor virksomhedsledere kan støtte op om omkostningsbesparelser, og fremhæver nogle specifikke løsninger, der kan frigøre værdifulde fordele for din virksomhed.

1. lavere personaleomsætning og fravær

Hvis du er optaget af de umiddelbare arbejdsomkostninger, såsom at betale for at annoncere ledige stillinger og onboarde nye medarbejdere, overser du måske de økonomiske konsekvenser af, hvad der sker i din eksisterende arbejdsstyrke. Et godt eksempel er, når medarbejdere forlader virksomheden eller tager meget tid fri.

Hvis din organisation er som de fleste andre, er det altafgørende at have de rigtige medarbejdere med de nødvendige færdigheder til rådighed på det rigtige tidspunkt for at nå produktivitetsmålene og levere varer og ydelser til tiden. Derfor kan høj personaleomsætning og fravær forårsage betydelige og dyre problemer i din organisation.

Den mest åbenlyse omkostningskonsekvens ved, at medarbejdere forlader virksomheden eller er fraværende, er at skulle betale ekstra personale for at udfylde hullerne i arbejdsstyrken. Disse huller kan resultere i et højt antal overarbejdstimer eller et konstant behov for at besætte stillinger. Der er også indirekte omkostninger, som ikke er så nemme at spore i dit budget, såsom det produktivitetstab, der opstår, når en erfaren medarbejder stopper, eller du er tvunget til at køre en vagt med begrænset antal medarbejdere.

Disse konsekvenser kan mærkes på tværs af forskellige områder af virksomheden, da folk fra forskellige afdelinger skal omfordele ressourcer for at holde kerneforretningen kørende.

Løsninger: 

• Hold personaleomsætningen nede med en dedikeret plan for medarbejderfastholdelse, der potentielt fokuserer på koncepter som dit employer brand, medarbejderudviklingsmuligheder, og hvordan du kan fremme en god balance mellem arbejde og privatliv.
• Lav fremmødepolitikker, der siger præcis, hvad du forventer af dine medarbejdere. Håndhæv dem konsekvent på tværs af hele arbejdsstyrken.
• Hold styr på fraværsprocenterne. Beløn dem, der har et godt fremmøde, og gå i dialog med dem, der ofte er fraværende, for at finde årsagen og finde en løsning.
• Forbedr dine rekrutterings- og udvælgelsesprocesser for at sikre, at du ansætter de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt og minimerer personaleudskiftningen. Det kan en ekspert i HR-tjenester hjælpe dig med.

2. opnå en tids- og omkostningsbesparelse ved at bruge fleksible medarbejdere

En almindelig omkostningsudfordring for virksomheder er at skulle tilknytte fleksibel arbejdskraft for at øge produktionskapaciteten på tidspunkter med spidsbelastning, eller når arbejdsstyrken midlertidigt er udtømt på grund af fravær eller orlov. Hvis du har mulighed for at skalere din arbejdsstyrke op og ned efter behov, kan din virksomhed opfylde produktionsmålene og samtidig reducere de samlede omkostninger.

Bortset fra de direkte omkostninger, som f.eks. at besætte midlertidige stillinger og fastholde den midlertidige arbejdskraft , bør virksomhedsledere overveje de tidsmæssige og produktivitetsmæssige konsekvenser af at ansætte nye folk. Hvis medarbejderne for eksempel skal bruge tid på at oplære vikarer, kan det gå ud over deres egen produktion.

Desuden skal HR-afdelingen tage højde for de omkostninger, der er forbundet med regelmæssig rekruttering og udvælgelse af kandidater, hvilket påvirker den tid, du kan bruge på at forbedre din eksisterende arbejdsstyrke.

Samtidig skal indkøbsteamet tage højde for udgifter til onboardingmaterialer og andre aktiver, der er nødvendige for at sikre, at nyansatte er klædt på til at udføre jobbet bedst muligt.

Hvis du ofte bruger løsarbejdere til at udfylde huller i arbejdsstyrken eller midlertidigt øge kapaciteten, når produktionen stiger, kan du få stor gavn af at samarbejde med en HR-partner, der har specialiseret sig i fleksibel bemanding.

Løsninger: 

• En HR-udbyder kan påtage sig den administrative byrde forbundet med at rekruttere fleksibelt personale samt håndtere afgørende opgaver som onboarding, vagtplanlægtning og udlevering af arbejdstøj. Faktisk kan den rigtige samarbejdspartner håndtere hele processen forbundet med en fleksibel arbejdsstyrke.
• En dedikeret samarbejdspartner kan også fungere som dit front office for eventuelle vikarrelaterede udfordringer eller spørgsmål, der opstår onsite. Det gør det muligt for dit team at være tilgængeligt til at håndtere eventuelle udfordringer blandt din faste arbejdsstyrke.
• Elektronisk tidsregistrering og fakturering kan gøre disse kerneprocesser mere pålidelige og effektive. En automatiseret platform til bemandingsplanlægning kan hjælpe dig med at besætte alle vagter med kvalificerede medarbejdere og reducere udfordringerne forårsaget af fravær.
• Bekæmp produktivitetstab med initiativer som proaktiv kompetencestyring, der kan komme i form af et træningsprogram kombineret med effektiv planlægning af arbejdsstyrken.

3. optimere lønninger og medarbejdergoder

Det er indlysende, at løn og personalegoder udgør en betydelig del af dine samlede udgifter til personaleadministration.Med den omfangsrige økonomiske forpligtelse, især for større organisationer, er det bestemt værd at overveje, om dine lønningsniveauer ligger på det mest hensigtsmæssige niveau.

Hvis lønnen er sat for højt, kan du opleve, at det beløb, du bruger på arbejdskraft, simpelthen ikke er bæredygtigt. På den anden side, hvis de er for lave, kan du få svært ved at tiltrække og fastholde kandidater med den rette kvalitet. Det er vigtigt at finde den balance, der giver dig mulighed for at sikre det talent, du har brug for, uden at skade din bundlinje.

Løsninger:

• Foretag en grundig jobanalyse, og evaluer de færdigheder og den erfaring, der kræves for at udføre hver rolle korrekt, for at sikre at du sætter lønnen på det rigtige niveau for alle jobopslag.
• Få opdateret HR og arbejdsmarkedsindsigt for bedre at forstå kandidaternes forventninger og for at sammenligne dit nuværende løntilbud med andre arbejdsgivere i din branche.
• Reducer rejseudgifterne ved at samarbejde med en HR-udbyder om at forbedre strukturen i din kandidatpulje og prioritere rekruttering i nærområdet.
• Undersøg love og regler i de områder, hvor du opererer. I EU, for eksempel, er reglerne sandsynligvis strengere end i nogle andre regioner, og arbejdsaftaler indeholder ofte elementer som lønniveauer.

4. reducer overbemanding

Overplanlægning - hvor man betaler for mere kapacitet, end man har brug for, og ender med medarbejdere, der ikke er brug for - er en almindelig kilde til ineffektivitet. Det sker ofte på tidspunkter med lav efterspørgsel i produktionscyklussen, hvilket kan skyldes sæsonmæssige tendenser, kundekrav eller bredere økonomiske faktorer.

Ved at holde overbemanding på et minimum kan du styre omkostningerne ved kun at betale for den arbejdskraft, du har brug for. Det kan være særligt vigtigt, hvis din virksomhed er meget afhængig af løsarbejdere. Det understøtter også produktiviteten ved at sikre, at de ressourcer, du har, bliver brugt så effektivt som muligt.

Løsninger:

• Analysér udnyttelsen af din arbejdsstyrkes kapacitet for bedre at forstå, hvor effektivt dine ressourcer bliver brugt, hvor ofte der sker overplanlægning, og hvorfor det sker.
• Se på mulighederne for omplacering. Kan medarbejderne hjælpe til på andre måder på tidspunkter, hvor de ikke skal støtte produktionen? Kan krydstræning af medarbejdere hjælpe med at reducere antallet af medarbejdere, der er nødvendige for at sikre hvert skift?
• Samarbejd med et HR-udbyder om at undersøge tendenser i sektoren og komme med kvalificerede forudsigelser om udsving i aktivitet og efterspørgsel.
• Lav en strategi for at forudsige din organisations fremtidige behov for kompetencer og arbejdskraft.

5. begræns nye ansættelser

Rekruttering af nyt personale er ofte nødvendigt. Hvis du f.eks. gennemgår en periode med hurtig vækst eller går ind på et nyt marked, har du sandsynligvis brug for mere arbejdskraft og specialiserede færdigheder til at støtte din ekspansion.

Men det er også vigtigt at overveje de omkostninger og det hårde arbejde, der er forbundet med at ansætte nyt personale, fra ansættelse og onboarding til oplæring og vejledning på jobbet. Hvis du kan tage skridt til at reducere antallet af nyansatte, kan fordelene være betydelige.

Løsninger:

• Overvej, hvordan omskoling eller opkvalificering af nuværende medarbejdere kan give dig de kompetencer og hænder, du har brug for, uden at skulle ansætte.
• Gå i dialog med dine mest værdifulde medarbejdere for at sikre, at de er glade og engagerede i virksomheden. At tilbyde en lønforhøjelse eller bedre personalegoder for at fastholde talenter - så længe det er en mulighed i henhold til overenskomsten - kan vise sig at være mere økonomisk rentabelt og bedre for virksomheden end at ansætte nogen nye.
• Sammensæt en pulje af screenede og godkendte kandidater, der kan træde til og fungere på et højt niveau i perioder med spidsbelastninger. Det betyder, at når du skal ansætte ekstra personale, kan du gå efter folk, der ikke har brug for en masse support og oplæring.
• Skab et omfattende progam for medarbejderudvikling, så du kan hjælpe dine bedste medarbejdere med at avancere i virksomheden. Dette skridt mindsker kompetencekløfter inden for din organisation og kan øge fastholdelsesgraden.

6. samarbejd med en HR-udbyder

Du er måske ikke engang klar over, hvor meget tid, penge og ressourcer, der går til at ansætte nye medarbejdere og administrere din nuværende og fremtidige arbejdsstyrke. Direkte omkostninger, såsom lønninger og medarbejdergoder, overarbejdstimer og jobopslag kan være lette at spore. Indirekte omkostninger, som f.eks. personaleomsætning og produktivitetstab, er måske ikke så tydelige, men de kan stadig have en betydelig indvirkning på din virksomheds budget.

Et samarbejde med en HR-udbyder er en af de hurtigste og mest effektive måder at få styr på medarbejderomkostningerne på. At betale for at arbejde med en HR-udbyder kan virke kontraintuitivt i forhold til dine bestræbelser på at reducere omkostningerne. Men den ekspertise og de avancerede ydelser, som en professionel HR-udbyder leverer, kan faktisk hjælpe din organisation med at reducere omkostningerne til arbejdsstyrken.

En af de største fordele, din organisation kan opnå ved at arbejde med en ekstern HR-partner, er en betydelig stigning i kvaliteten af de ansatte, hvilket kan forbedre fastholdelses- og produktivitetsgraden.

Dedikerede HR-udbydere specialiserer sig i at rekruttere de rigtige mennesker til specifikke roller ved at anvende en fast og gennemprøvet tilgang til screening, analyse og referencekontrol af kandidater. Hos Randstad gøres dette ved at anvende den optimale balance mellem teknologi og menneskelige berøringspunkter. Brug af innovativ HR-teknologi rekrutteringsprocesen gør det muligt for vores teams at ansætte folk, der passer til både jobbet, chefen og virksomheden.

Løsninger:

• Den rigtige HR-udbyder kan hjælpe dig med at finde de bedste ansøgere hurtigt og nemt ved at give adgang til en pulje af forhåndsvurderede talenter.
• En HR-partner som Randstad kan udvikle en skræddersyet løsning og strategi for omkostningsreduktion, der er tilpasset din virksomheds specifikke behov. Denne tilpasning sikrer, at du kun betaler for de ydelse til rekruttering af kandidater og workforce management, som din organisation har brug for.  
• Ydelser og ekspertise fra en HR-partner kan hjælpe dig med at optimere dine fleksible ansættelser og tilpasse din kandidattilgang til produktionscyklusser. Randstad Inhouse Services kan f.eks. håndtere hele processen med at ansætte og afvikle vikarer fra start til slut.
• Randstad Inhouse Services har specialiseret sig i at arbejde side om side med kunder for at analysere HR-processer og identificere muligheder for omkostningsbesparelser. Vi kan arbejde direkte sammen med dine ledelsesteams om at udvikle effektive omkostningsbesparende strategier.