typiske fejl, som virksomheder begår i forbindelse med bemandingsplanlægning.

På trods af den intense mangel på arbejdskraft og den voksende kvalifikationskløft angiver 38 % af virksomhederne, at de mangler tid og finansielle ressourcer til at investere i strategisk planlægning af arbejdsstyrken. Mange af disse virksomheder giver udtryk for, at investeringer i at opfylde de aktuelle personalebehov er deres højeste prioritet. Desværre for disse virksomheder kan manglen på en proces til bemandingsplanlægning gøre det særdeles vanskeligt for dem at opbygge en arbejdsstyrke på den lange bane. De er ganske enkelt nødt til at fremtidsplanlægge.

Selv om det er rigtigt, at planlægning af arbejdsstyrken kræver en tidsmæssig og økonomisk forpligtelse fra virksomhedens side, er virkeligheden den, at arbejdsgivere i dag vil få svært ved at forblive konkurrencedygtige i deres fremtidige branche uden en strategisk plan på plads.

Hvad er bemandingsplanlægning, og hvordan kan det gavne din virksomhed? Grundlæggende er planlægning af arbejdsstyrken en proces, hvor du evaluerer din virksomheds nuværende kandidatmasse, forudser det fremtidige behov for arbejdskraft, identificerer de mangler, der skal afhjælpes, og udarbejder en handlingsplan for at lukke disse huller ved hjælp af konsekvent overvågning og tilpasning.

Når det gøres korrekt, vil bemandingsplanlægning ikke kun spare din virksomhed penge, men også forbedre den operationelle effektivitet, fremme forretningsvækst og lukke kvalifikationskløften i din virksomhed. Der er dog en række fejl, som mange virksomheder begår, når de skal udarbejde en strategi til bemandingsplanlægning, hvilket kan hindre effektiviteten.

6 typiske fejl i forbindelse med bemandingsplanlægning

For at hjælpe din virksomhed med at undgå enhver form for unødvendige udfordringer har vi lavet en liste over nogle af de mest almindelige fejl, som virksomheder begår, når de udvikler en strategi for bemandingsplanlægning.

1. manglende overensstemmelse med virksomhedens strategi

En af de største fejl, som mange virksomheder begår, er at anse bemandingsplanlægning som en selvstændig strategi, der udelukkende varetages af HR-afdelingen.

I stedet er det væsentligt for din strategi, at du arbejder i overensstemmelse med de overordnede mål og objektiver i virksomheden. Det kunne eksempelvis være, hvor din virksomhed gerne vil vækste de kommende tre år, hvilke nye produkter der bliver lanceret, og hvilke markeder din forretning skal udvides til. Det er kun gennem denne form for overensstemmelse, at din organisation kan udvikle en effektiv strategi, der gør det muligt at opbygge en medarbejderstab, som inkluderer de specifikke færdigheder og kompetencer, som din virksomhed har brug for - både i dag og i fremtiden.  

Derudover kan din virksomhed reducere risikoen for at bruge unødvendige ressourcer og forbedre resultaterne ved at sikre, at bemandingsplanlægningen fungerer i overensstemmelse med virksomhedens overordnede forretningsstrategier.

2. manglende opbakning fra den øverste ledelse

Vi kan ikke sige det nok: Bemandingsplanlægning vil kun fungere gennem accept hos ledelsen.

Desværre kan det for mange HR-teams virke som en hård kamp at sikre ledelsens buy-in. Mange virksomheder på tværs af industrier er udfordrede grundet stramme budgetter i kølvandet på pandemien. Dertil gælder det også, at mange ledere kan være tøvende med at investere i langsigtede planlægningsstrategier, når de stadigvæk er udfordrede i forhold til den nuværende mangel på arbejdskraft.

Det er vigtigt for HR-teams at forstå disse bekymringer hos ledelsen og at fokusere på den værdi, som en gennemarbejdet bemandingsplan kan bidrage med i virksomheden. Den indlysende fordel er, at planlægning af arbejdsstyrken kan hjælpe med at opbygge en arbejdsstyrke som er klar til fremtiden ved at sikre de kandidater, færdigheder og kompetencer, der er behov for. Dette er imidlertid kun én fordel ved bemandingsplanlægning. Det kan også bidrage til at reducere ansættelsesomkostningerne, øge fastholdelsesgraden, forbedre effektiviteten, fremme forretningsvæksten og vigtigst af alt sætte din virksomhed i stand til at forblive konkurrencedygtig i takt med at det kun blive sværere at tiltrække kandidater og efterspørgslen efter kvalificeret arbejdskraft fortsat stiger.

I sidste ende må den øverste ledelse forstå, at den simpelthen ikke har råd til at ignorere at investere i planlægning af arbejdsstyrken lige nu.

Hvis du vil have en kort guide, som du kan bruge som reference og opbygge en effektiv proces til bemandingsplanlægning, kan du downloade vores best practices i vores guide lige her.

3. mangel på en struktureret proces

Mange arbejdsgivere investerer fejlagtigt udelukkende i operationel bemandingsplanlægning. Selvom denne kortsigtede taktik måske kan hjælpe din virksomhed med at imødekomme dag-til-dag-udfordringer, forbereder det dig ikke godt til fremtiden. For at få mest muligt ud af din planlægningsindsats er det vigtigt at definere en klar proces på operationelt og strategisk niveau. 

Som det er tilfældet for langt de fleste langsigtede strategier, kræver strategisk bemandingsplanlægning en proaktiv og velstruktureret tilgang. Din virksomhed skal f.eks. oprette et planlægningsteam, der kan mødes på månedlig, kvartalsvis eller halvårlig basis. Det skal også helt fra starten fastlægges, hvem der skal være en del af planlægningsgruppen samt deres specifikke roller og ansvarsområder.  Dertil gælder det, at der skal følges en løbende step-by-step-proces, som gør det muligt for teamet at sammenligne nuværende kompetencer i virksomheden med fremtidens behov for arbejdskraft for at kunne udarbejde en robust og effektiv handlingsplan.

Uden en struktureret strategi for bemandingsplanlægning er det sandsynligt, at din plan vil falde fra hinanden, før den når at give din virksomhed nogen form for reelle fordele. Selvom en ustruktureret plan får lov til at leve videre, er det ikke nok til at levere de ønskede resultater, som din virksomhed har brug for. Og så kan det gøre det vanskeligt at identificere udfordringerne, før det er for sent.

4. mangel på tværfagligt samarbejde

Samarbejde er et nøgleelement, når det kommer til bemandingsplanlægning. Som nævnt ovenfor vil en plan, der udelukkende forvaltes af HR-afdelingen, begrænse dens effektivitet og måske ikke fungere i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål. I stedet skal du udvikle et planlægningsteam, hvor tværfagligt samarbejde er en topprioritet.

Dette team bør inkludere følgende afdelinger, men behøver ikke være begrænset til disse:

HR-afdelingen:  Det er obligatorisk at have medlemmer fra HR-afdelingen som en del af dit planlægningsteam. Når alt kommer til alt, er HR ansvarlig for rekruttering og forskellige former for planlægning af arbejdsstyrken. Det giver kun mening, at de spiller en vigtig rolle i bemandingsplanlægningen. Faktisk tager HR-fagfolk ofte ledelsen af planlægningsteamet og udvikler og implementerer typisk uddannelses- og udviklingsprogrammer i virksomheden.

Den øverste ledelse:  Det er ligeledes vigtigt at have mindst én ledende leder som en del af arbejdsstyrkens planlægningsteam. Disse ledere kender til den fulde vision i virksomheden og kan være med til at sikre en strategi, der stemmer overens med virksomhedens overordnede virksomhedsstrategier. Dertil gælder det, at rutinerede ledere kan fungere som forbindelsesled mellem planlægningsteamet og virksomhedens ledelse for at tilsikre, at alle er opmærksomme på planen, og at der er konstant opbakning fra ledelsen.

Økonomiafdelingen:  Da bemandingsplanlægning kræver løbende investeringer fra virksomheden, er det vigtigt at have et medlem fra økonomiafdeling med i planlægningsgruppen. Dette medlem kan hjælpe planlægningsteamet med at forstå eventuelle økonomiske begrænsninger, som virksomheden står over for, og give et realistisk billede af, hvilken type investering virksomheden kan foretage i forbindelse med bemandingsplanlægning i løbet af de næste tre, fem eller 10 år.

Managere og supervisorer:  Det ville være vanskeligt, hvis ikke umuligt, at udvikle en strategi til opbygning af en stærk medarbejderstab til fremtiden uden indsigt fra dine ledere og tilsynsførende. Disse ledere har et direkte kendskab til de færdigheder, der er nødvendige i det daglige, ligesom de kender til eventuelle mangler, der påvirker produktionen for nuværende. Dertil kan de også fungere som bindeled mellem planlægningsteamet og virksomhedens medarbejdere.

IT-afdelingen:  Alt efter hvilke kompetencer de andre medlemmer besidder, kan det være nødvendigt at inkludere et medlem fra IT-afdelingen. Det vil give dig en mulighed for at få adgang til vigtige data omkring bemandingen, ligesom det også vil hjælpe dig med at omsætte tungt data til letforståelige formater, så teamet på den måde kan anvende det i forbindelse med deres beslutningstagen.

5. manglende kommunikation 

Det er ikke ualmindeligt, at en virksomhed tager sig tid til at oprette et team til planlægningen og udvikler en strategi for at komme videre, men alligevel ikke formår at føre planen ud i livet. Virkeligheden er, at det er én ting at udvikle en strategi for bemandingsplanlægning, men det er en helt anden ting at omdanne denne strategi til en handlingsplan, der giver resultater. Det er her, hvor kommunikation bliver nøglen.

Hvis planlægningsgruppen f.eks. ikke formår at kommunikere sine overordnede mål, planer og milepæle til ledelsen og til den ledende gruppe, kan det være umuligt at sikre et kontinuerligt buy-in i virksomheden. Eller hvis planlægningsgruppen er uklar eller undlader at kommunikere visse aspekter af planen, f.eks. medarbejderuddannelse og avancementsmuligheder, klart til hele arbejdsstyrken, kan disse bestræbelser også vise sig at være ineffektive.

Det er vigtigt, at teamet drøfter kommunikationsmetoderne tidligt i processen. Et teammedlem kan være ansvarlig for al kommunikation i virksomheden, eller dit team kan samarbejde om at finde de bedste kommunikationsværktøjer til hvert aspekt af planlægningsstrategien.

HR-afdelingen kan f.eks. være ansvarlig for at udvikle et uddannelsesprogram for medarbejderne og for at indlede kommunikationen med medarbejderne om detaljerne i programmet. På den anden side forventes det, at managere har direkte kontakt med medarbejderne for at fremme de forskellige uddannelsesmuligheder. Sørg for at udstyre og uddanne dine ledere til at fremme disse samtaler med deres team. 

6. manglende brug af teknologi og data

Undersøgelser viser, at kun én ud af tre HR-fagfolk mener, at de er effektive til at bruge teknologi og data i bemandingsplanlægningen. Det er desværre et lavt tal, når man tænker på, at den rigtige teknologi og data kan bidrage til at strømline processen og give bedre resultater.

Der er særligt ét område, hvor data spiller en afgørende rolle – nemlig prognoser. Bemandingsplanlægning handler om at udvikle de rette talenter og færdigheder, så de er tilgængelige på det rette sted og på det rette tidspunkt. Det vil være ekstremt vanskeligt for dit planlægningsteam at lave præcise fremtidige prognoser uden brug af teknologi og dataindsamling.

Den gode nyhed er, at de fleste arbejdsgivere allerede indsamler arbejdsrelateret data. Tricket er at kende til, hvordan du anvender disse data, så du kan få mest muligt ud af dem. Det anbefales, at du inkluderer et medlem fra IT-afdelingen i dit planlægningsteam. På den måde får du et medlem, der ikke kun har førstehåndskendskab til de typer af teknologi, der allerede er til rådighed i virksomheden, men også et medlem, der kan hjælpe med at klarlægge, hvilke typer af data der bliver indsamlet og gemt i virksomheden.

Eksempelvis kan dataindsamling gennem Workforce Management Software tilbyde informationer omkring de nuværende færdigheder internt i virksomheden, identificere mangel på kompetencer, tracke ubesatte stillinger og forudsige fremtidige behov på arbejdspladnsen. På den anden side vil Software til medarbejderforhold være et effektivt værktøj til at dele information omkring uddannelses- og karriereudviklingsmuligheder i virksomheden.

Hvis du vil have en kort guide, som du kan bruge som en reference, når du vil opbygge en stærk proces til bemandingsplanlægning, kan du downloade vores bedste råd i vores guide lige her.