5 almindelige årsager til fravær, og hvordan du kan håndtere dem.

En virksomheds succes – uanset branche og din organisations størrelse og karakter – afhænger altid af mennesker.

Hvis du vil have tilfredse kunder, være foran dine konkurrenter og være på forkant med de seneste trends, udfordringer og muligheder i din branche, har du brug for stærke og pålidelige medarbejdere.

Netop derfor bør håndtering af fravær på arbejdspladsen altid være en prioritering for arbejdsgivere. Medarbejdere, som tager uplanlagt fri (med andre ord uden at medregne ferie og helligdage), er et uundgåeligt aspekt i enhver virksomheds drift. Alligevel har overdrevent, uventet fravær flere uønskede virkninger, herunder manglende produktivitet og tab af arbejdsmoral.

For at forstå omfanget af din virksomheds fraværsproblem skal du først se på jeres fremmødestatistik. Derefter skal du undersøge årsagerne til, at dine medarbejdere er fraværende. Først derefter kan du udarbejde en strategisk handlingsplan for at reducere fravær og forbedre din bundlinje.

måling af fraværsprocenten

Formlen for fravær sammenligner de disponible arbejdsdage med fraværet over en bestemt periode. Du kan registrere medarbejdernes fremmøde på individuelt niveau, afdelingsniveau eller geografisk niveau. Her er et eksempel for en medarbejder, som forventedes at arbejde 260 dage sidste år. (Når du tæller de tilgængelige arbejdsdage, skal du se bort fra eventuelle helligdage eller planlagte ferier).

I løbet af året har medarbejderen haft 15 fraværsdage.

15 / 260 x 100 = 5,7 % fraværsprocent

Fraværet varierer efter branche, region og tidsperiode. Ligesom fraværsstatistikkerne viser store forskelle mellem stat, kommune og private virksomheder og organisationer.

Ifølge tal fra Danmarks Statistik var det gennemsnitlige antal fraværsdagsværk pga. egen sygdom i 2021 således 14,29 i kommunerne mod 7,66 i staten og 7,39 i private virksomheder og organisationer. Overordnet set er det samlede fravær jf. tal fra Danmarks Arbejdsgiverforening steget til 5,0 pct. af den mulige arbejdstid i 2021 efter have ligget stabilt på 4,6 pct. i de forudgående tre år. 

Du kan hurtigt opdage uvelkomne tendenser i din virksomhed ved at følge den gennemsnitlige fraværsprocent for dine medarbejdere. Du vil også kunne sammenligne din arbejdsstyrke med andre af samme størrelse og branche.

Uanset om du har et problem med medarbejdernes tilstedeværelse eller ønsker at arbejde proaktivt på at sænke din fraværsprocent, skal du forstå hovedårsagerne til fraværet, inden du kan arbejde på at mindske det.

fysiske skader og sygdom

En stor del af fraværet på arbejdspladsen skyldes fysiske problemer af en eller anden art – ofte i form af skader eller sygdom. COVID-19-pandemien var et ekstremt eksempel på, hvordan fysisk sygdom kan have en ødelæggende indvirkning på arbejdsstyrken. 

Men på trods af vacciner og strategier for hjemmearbejde er fraværet fra arbejdspladsen stadig stigende. Ifølge en rapport fra januar 2022 fra det amerikanske Bureau of Labor Statistics var ca. 7,8 millioner arbejdstagere fraværende fra deres arbejde på grund af et medicinsk problem, uanset om det var sygdom, skade eller en aftale. Dette tal er dobbelt så højt som de 3,7 mio. arbejdstagere, der var fraværende fra arbejdet i januar 2021.

Desuden gik ca. 4,2 millioner arbejdstagere over til deltid i januar 2022 på grund af dårligt helbred, hvilket er mere end dobbelt så meget som tallet for 2021 på 1,8 millioner.

Ifølge Centers for Disease Control and Prevention (CDC) har amerikanske arbejdsgivere omkostninger på 36,4 milliarder dollars (27,2 milliarder euro) om året som følge af tabte arbejdsdage i forbindelse med fem kroniske sygdomme eller risikofaktorer:

• højt blodtryk
• diabetes
• rygning
• fysisk inaktivitet
• fedme

Med en verdensomspændende stigning i fedme, der ramte næsten 39 % af den voksne befolkning i 2019, stiger de dermed forbundne sundhedsrisici også, hvilket øger fraværet og tilstedeværelsen på arbejdsmarkedet. For eksempel viste statistikker fra 2022, at brasilianske arbejdstagere i gennemsnit koster virksomhederne 2,21 milliarder amerikanske dollars i fraværsomkostninger på grund af svær overvægt. Spanien og Mexico lå kun lidt efter med henholdsvis 1,84 og 1,68 milliarder.

Desuden viste en undersøgelse blandt voksne arbejdstagere i Portugal, at svær overvægt og de dermed forbundne sundhedsrisici var en medvirkende årsag til nedsat fremmøde blandt arbejdstagerne, idet arbejdstagerne var fraværende 66 % flere dage end deres kolleger uden svær overvægt.

Også i Danmark er svær overvægt en af de primære årsager til langvarigt sygefravær.

hjælp dine medarbejdere med at holde sig sunde

Det kan være lige så gavnligt for din virksomhed som for den enkelte medarbejder, at du tager aktive skridt for at hjælpe dine medarbejdere med at holde sig i fysisk form. Overvej strategier som f.eks.:

• at indføre incitamenter eller gamification-ordninger, der tilskynder medarbejderne til at gå eller cykle til arbejde
• at sørge for, at personer med stillesiddende arbejde holder regelmæssige bevægelsespauser
• at fremme sundhedsoplysninger og arrangementer som f.eks. World No Tobacco Day
• at tilbyde sunde snacks gratis eller til en lav pris
• at gøre sundhedsfremmende programmer til et personalegode

Et eksempel på en virksomhed, der arbejder på at forbedre medarbejdernes sundhed, er Nomura International. Den Tokyo-baserede bankvirksomhed blev i 2022 kåret som Storbritanniens sundeste arbejdsplads, en hæderspris, den har modtaget flere gange.

Nogle af virksomhedens progressive programmer omfatter et træningscenter og en klinik på arbejdspladsen med forskellige sundhedsprofessionelle, hjælp med rygestop, sunde madvarer til billige priser, cykelstier til pendlere og mindfulness-undervisning. 

Nomura høster ikke kun fordelene ved sundere medarbejdere og dermed lavere sygefravær, men bruger også disse sundhedsfremmende programmer til at rekruttere og fastholde de bedste medarbejdere.

psykiske udfordringer

Fysisk sygdom er ikke længere den eneste legitime grund til at have uplanlagt fravær fra arbejdspladsen. I de seneste år er der kommet en stigende erkendelse af, at et godt mentalt velbefindende er lige så vigtigt som fysisk sundhed, for at folk kan udføre deres arbejde tilfredsstillende. 

Nye statistikker fra Verdenssundhedsorganisationen anslår, at 12 milliarder arbejdsdage går tabt på grund af psykiske problemer som depression og angst. Det svarer til et produktivitetstab på 1 milliarder amerikanske dollars.

I en rapport fra The Australian Productivity Commission løb de årlige omkostninger ved fravær og tabt produktivitet op i 17 milliarder australske dollars (13,6 milliarder amerikanske dollars).

Gallups undersøgelse ”State of the Global Workplace 2022” viste, at stress blandt arbejdstagere har nået et rekordhøjt niveau. Og selv om ikke al stress skyldes arbejdet, er den helt sikkert til stede, mens man er på arbejde. Daglige følelser som angst, bekymring, vrede og tristhed går hårdt ud over arbejdstagerne og dermed deres kolleger og den samlede produktivitet.

McKinsey Health Institute nævner, at 25 % af de globale arbejdstagere oplever udbrændthed, hvilket er en væsentlig årsag til, at medarbejdere siger op eller er fraværende. Desuden indrømmede 59 % af de adspurgte arbejdstagere, at de havde mindst én psykisk udfordring.

Hvad kan du som arbejdsgiver gøre for at anerkende vigtigheden af dette spørgsmål og hjælpe dine medarbejdere med at forblive mentalt velfungerende? 

hvordan man kan mindske fravær på grund af psykisk sygdom

Følg nedenstående trin for at støtte god mental sundhed på arbejdspladsen. Du vil sandsynligvis få investeringen i ressourcer til mental sundhed for din arbejdsstyrke tilbage i form af et bedre fremmøde blandt medarbejderne. Desuden vil mentalt fravær – når medarbejdernes produktivitet falder, fordi folk kommer på arbejde, selv om de har det dårligt – også blive mindre almindeligt.

1. Hav åbne og ærlige samtaler om emnet. Dette kan mindske stigmatisering og tilskynde arbejdstagerne til at tale med deres kolleger eller ledere, når de har brug for hjælp.
2. Sørg for, at din arbejdsplads ikke bidrager til psykiske problemer og overdreven stress. Det indebærer, at du skal håndtere dårlig adfærd øjeblikkeligt og beslutsomt.
3. Støt dine medarbejdere med ressourcer som workshops, seminarer og online-materiale om mental sundhed.
4. Inkluder behandling og rådgivning på det psykiske område i medarbejderfordelene.
5. Opmuntr til sunde vaner som regelmæssig motion og sund kost.

mobning og chikane

Hvis der forekommer mobning og chikane på din arbejdsplads, vil du også opleve et højere fravær end gennemsnittet, fordi medarbejdere, der oplever disse problemer, måske tager fri på grund af den deraf følgende stress og angst.

Desværre er dette et udbredt problem i arbejdsstyrken. 90 % af de adspurgte i en undersøgelse foretaget af Monster har på et eller andet tidspunkt rapporteret om et mobningsproblem på arbejdet. Og desværre svarede mere end halvdelen (51 %) af de adspurgte, at de var blevet mobbet af en chef eller leder, dvs. den person, der skulle lede og opmuntre dem. 

stop mobning på arbejdspladsen

Overvej følgende foranstaltninger for at modvirke chikane på arbejdspladsen:

• Udarbejd særlige politikker, som angiver, hvilken adfærd der betragtes som mobning eller chikane, og hvordan virksomheden skal reagere på denne adfærd.
• Angiv kanaler og metoder, som folk kan bruge til at rapportere hændelser eller problemer med fuld fortrolighed.
• Hav en enkel undersøgelsesprocedure, herunder trin, der skal følges, hver gang der indgives en anmeldelse eller klage.
• Gennemgå og indhent regelmæssigt feedback om politikker for mobning og chikane for at sikre, at de er egnede til formålet.

jobsøgning

En anden almindelig årsag til, at folk har uplanlagt fravær, er for at deltage i en jobsamtale i en anden virksomhed. Medarbejdere vil også i nogle tilfælde melde sig syge for at give sig selv tid til at søge andre job og opdatere deres CV’er.

Antag, at du kæmper med et højt fravær på arbejdspladsen og tror, at jobsøgning er en medvirkende faktor. I så fald kan det være et tegn på, at du skal se på medarbejderengagementet, mulighederne for vækst i din virksomhed og tilgængeligheden af et fleksibelt arbejdsmiljø.

RandstadsWorkmonitor 2023 viste for eksempel, at et stigende antal arbejdstagere ønsker og forventer fleksibilitet i deres arbejdsliv, hvad enten det drejer sig om muligheden for at tilpasse arbejdstider (83 %) eller at vælge arbejdssted (71 %). Så hvis du ikke er konkurrencedygtig på dette område, kan du miste medarbejdere til mere progressive arbejdsgivere.

håndter jobsøgende medarbejdere

Dette er endnu et tilfælde, hvor du skal have klare politikker på plads, så medarbejderne ved, hvad virksomheden anser for at være acceptable årsager til fravær fra arbejdet.

Nogle arbejdsgivere vil måske være villige til at give deres medarbejdere fleksibilitet til at deltage i jobsamtaler i den normale arbejdstid. Selv om dette kan give anledning til bekymring om, at det kan give anledning til en høj personaleomsætning, kan det øge arbejdsglæden, hvis du giver dine medarbejdere en vis grad af frihed, hvilket gør dem mindre tilbøjelige til at ønske at forlade virksomheden i første omgang.

Gennemfør fratrædelsessamtaler for at finde ud af, hvorfor medarbejderne forlader virksomheden. Hvis du bemærker en tendens, hvad enten det er klager over en leder eller kollega eller en ukonkurrencedygtig lønpakke, kan du reagere derefter.

pasning af børn og ældre

Arbejdstagere står i en vanskelig situation, når de skal tage sig af børn og ældre. Børnepasning er dyrt, og ifølge World Economic Forum bruger nogle familier en tredjedel af deres indtægt på to børn. Og når børn er syge, forventer børnepasningsinstitutionerne, at de bliver hjemme – hos mor eller far.

Omsorg for ældre forældre kan også medføre fravær hos arbejdstagerne. Ud over tilfælde af midlertidige sygdomme kan ældre voksne have kroniske lidelser, der kræver lægebesøg og regelmæssig medicinsk behandling.

McKinsey Health Institute rapporterer, at mens den forventede levetid er steget betydeligt, er den forholdsmæssige mængde tid, som voksne tilbringer med dårligt/moderat helbred, uændret. Det betyder, at de ansatte skal tage sig af mor eller far i en længere periode.

sådan støtter du medarbejdere med omsorgsansvar

Ifølge Randstads rapport Workmonitor 2023 lægger 94 % af medarbejderne stor vægt på balancen mellem arbejde og privatliv, og næsten halvdelen af dem ville sige op fra et job, der står i vejen for deres daglige glæde. For at holde medarbejderne engagerede og loyale er du nødt til at finde måder at forbedre denne dynamik på, især blandt medarbejdere med omsorgsforpligtelser overfor børn eller ældre familiemedlemmer. 

Børnepasning på arbejdspladsen er et velkomment frynsegode for medarbejderne, men det løser ikke problemet med syge børn og opfylder heller ikke behovene hos medarbejdere, der tager sig af ældre forældre. En løsning kan være fleksibel planlægning.

Gennemgå dine politikker for fleksibel planlægning, afspadsering og andre muligheder for at tage fri i løbet af dagen, og find muligheder for at gøre dem mere medarbejdervenlige uden at gå på kompromis med produktiviteten. Hvis du f.eks. tilbyder fri med betaling i andre intervaller end hele dage, kan du gøre det lettere for medarbejderne at klare aftaler med lægen uden at være fraværende hele dagen.

Overvej, om en firedages arbejdsuge er mulig for din virksomhed, så medarbejderne får en dag til at klare andre opgaver uden at gå glip af arbejdet. LDLC, en fransk virksomhed, fandt ud af, at overgangen til en firedages arbejdsuge reducerede fraværet og samtidig øgede produktiviteten. Desuden sætter medarbejderne pris på fleksibiliteten og kommer på arbejde med mindre stress.

En hybrid arbejdsmodel er en anden strategi, der giver medarbejderne mulighed for at arbejde hjemmefra, så de kan tage sig af syge børn eller passe ældre forældre. Igen er det vigtigt at kunne tilpasse sig, så dine medarbejdere ikke har svært ved at arbejde og opfylde familiens behov.

effekterne af fravær på arbejdspladsen

Selv om det kan virke som om, at gennemførelsen af ovenstående strategier kan øge lønomkostningerne, kan de langsigtede omkostninger ved medarbejdernes fravær i virkeligheden være meget højere. 

nedsat produktivitet

Medmindre du har for mange ansatte (hvilket i sig selv er et problem), er det umuligt at opretholde arbejdsgangen, når medarbejderne tager fri uden varsel. Så er der kun et kort skridt til ufuldstændige leverancer, irriterede kunder og et reduceret cashflow.

økonomisk tab: for virksomheden og arbejdstageren

At miste en kunde eller forretningspartner på grund af overtrådte deadlines som følge af fravær kan være kritisk for en virksomhed, der arbejder med små marginaler. På samme måde vil en medarbejder, når han eller hun har brugt sin ferie og sin afspadsering op, hurtigt føle sig økonomisk presset.

negativ virksomhedskultur

Medarbejdere med en god fremmødeprocent ender ofte med at tage over for dem, der ikke har en god fremmødeprocent. Dette kan i sidste ende føre til udbrændthed, frustration og vrede. I værste fald forlader de dig, og du står tilbage med den fraværende medarbejder. 

For at hjælpe dig med at få styr på fraværet på arbejdspladsen har vi udarbejdet en kort guide, der ser nærmere på emnet og fremhæver måder, hvorpå du kan gribe udfordringen med medarbejdernes fravær  an.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 24. August 2022.