effektiv arbejdstid: hvordan fravær og mentalt fravær påvirker produktiviteten.

Du har 100 vigtige ordrer, du skal gennemføre inden udgangen af ugen. Mandag og tirsdag møder en af dine vigtigste produktionsmedarbejdere ikke op på arbejde. Onsdag og torsdag virker en anden af dine medarbejdere ikke engageret. Så er det pludselig fredag, og du kæmper for at afslutte dit projekt.

Lyder det bekendt? Hvis det sker ofte, har du måske et problem med såvel fysisk som mentalt fravær. Nedenfor definerer vi begreberne og giver dig nogle forslag til, hvordan du kan reducere fravær hos dine medarbejdere og skabe et produktivt arbejdsmiljø.

hvad er fravær?

Når medarbejdere uden god grund ofte udebliver fra arbejdet, enten på kontoret eller eksternt, er det fravær . På forhånd godkendt fravær, f.eks. ferie og helligdage, tæller ikke med ved beregning af fraværsprocenten.

hvorfor opstår fravær?

Nogle gange skyldes fravær en fysisk sygdom. Andre almindelige årsager til fravær er bl.a.:

• psykisk sygdom: I en rapport fra december 2021 offentliggjort af United Kingdom’s Health and Safety Executive blev over 50 % af ”syge”-fraværet på arbejdspladsen tilskrevet stress, angst og depression.
• mobning: Teammedlemmer, der bliver chikaneret på arbejdet, holder sig måske fra kontoret for at undgå ubehagelighederne. En undersøgelse fra Monster.com viste, at over 50 % af de adspurgte svarede, at deres chef eller leder mobbede dem.
• manglende motivation: Medarbejderne føler sig uengagerede, utilfredse eller keder sig på arbejdspladsen. Denne type medarbejdere søger måske også aktivt efter et andet job
• udbrændthed: Når folk føler sig stressede og udmattede i en længere periode, går de ofte ned med stress og bliver udbrændte. McKinsey Health Institute’s 2022 Employee Mental Health and Wellbeing survey fandt høje udbrændthedsprocenter på verdensplan, der varierer fra så lavt som 19 % (Mexico og Schweiz) til så højt som 38 % (Indien).
• plejeforpligtelser: Personer, der skal tage sig af børn, ældre eller handicappede slægtninge må undertiden tage ekstra fri fra arbejde.

Eksempel 1: John har følt sig dårlig tilpas i flere måneder og kan næsten ikke komme ud af sengen om morgenen. Intet interesserer ham længere, heller ikke hans arbejde, og han melder sig ofte syg i sidste øjeblik.

Eksempel 2: Sarahs kollega er meget kritisk over for hendes arbejde og gør uønskede tilnærmelser, når hendes leder ikke er til stede. Hun føler sig intimideret og holder sig væk fra kontoret så meget som muligt.

Eksempel 3: Joan og hendes mand er de primære plejere for begge forældre. De holder fri mindst to gange om måneden på grund af lægebesøg og pludselige akutte aftaler.

hvad er mentalt fravær?

Medarbejdere, der fungerer dårligt på arbejdet, enten på grund af sygdom, psykisk tilstand eller manglende interesse for deres arbejde, udviser mentalt fravær. Som følge heraf kan det tage dem længere tid at udføre opgaverne, fordi de zoomer ud, tager hyppige pauser eller bare arbejder i et meget langsommere tempo end deres omgivelser.

Det kan være svært at finde frem til en medarbejder, der passer til definitionen på mentalt fravær, fordi vedkommende rent fysisk sidder ved sit skrivebord, men er mentalt uengageret. Nogle gange er man ikke engang klar over, at der er tale om mentalt fravær, før en medarbejder er fraværende eller har sagt op og efterlader et stort antal ufærdige opgaver efter sig.

hvorfor opstår der mentalt fravær?

Mentalt fravær på arbejdspladsen er et udbredt fænomen, og det forekommer både på kontoret og når der arbejdes hjemmefra. Det kan være svært at kvantificere, så det bliver ikke diskuteret så ofte som fysisk fravær, men det er lige så udbredt. Mentalt fravær kan skyldes gode intentioner eller manglende engagement hos medarbejderne. Nogle af de største årsager til mentalt fravær er bl.a.:

• mangel på sygedage: Hvis medarbejderne ikke har fuld løn under sygdom, vil de måske komme, selv om de er meget syge og ikke kan præstere
• loyalitet: Det kan være, at personer, der af den ene eller anden grund føler sig ude af stand til at arbejde, alligevel arbejder, fordi de er loyale over for en leder eller virksomheden.
• personalemangel: Syge eller uarbejdsdygtige medarbejdere kommer nogle gange på arbejde for at kompensere for manglen på personale
• frygt for at miste jobbet: Når medarbejdere er bekymrede for konsekvenserne af fravær, kommer de på arbejde, selv når de ikke er i stand til at koncentrere sig.
• at føle sig uerstattelig: Når medarbejdere varetager det meste af arbejdet eller ansvaret i deres afdeling, kan de føle sig ude af stand til at tage fri – selv når de virkelig har brug for det.
• kedsomhed: Medarbejdere, der ikke er engagerede i deres arbejde, kan benytte enhver lejlighed til at undgå det egentlige arbejde. Dette gælder især for dem, der udfører monotone opgaver eller ikke har nogen mulighed for forfremmelse.
• fjernarbejde: Desværre udnytter nogle medarbejdere mulighederne for fjernarbejde til at logge ind, men derefter ikke arbejde produktivt. De kan samtidig udføre huslige gøremål, lege med hunden eller tale i telefon, mens de ser ud til at være online.

Eksempel 1: Michael har en kronisk sygdom. Han har brug for sin fuldtidsløn til sine leveomkostninger, men han er kun berettiget til sygedagpenge under sygdom. Michael møder op hver dag, men føler sig elendig, og det kan ses på hans arbejde.

Eksempel 2: Ivan er en mikromanager. Han kommer ofte på arbejde, når han er syg, fordi han ikke stoler på, at hans underordnede gør tingene korrekt.

Eksempel nr. 3: John føler, at han bare venter på at gå på pension. Han kommer på arbejde hver dag, udfører så lidt som muligt og sludrer med kolleger.

hvordan påvirker fysisk og mentalt fravær organisationer?

Både fravær og mentalt fravær skaber problemer i en organisation. Når medarbejderne ikke møder op, falder produktiviteten, fordi opgaverne ikke bliver udført, eller fordi medarbejderne bliver overbebyrdet. Når de møder op, men er uengagerede, uopmærksomme eller spreder dårlig stemning, falder produktiviteten også.

En undersøgelse fra 2022, som blev offentliggjort af Statista Research Department, viste, at over 54 % af driftschefer følte, at fravær var en væsentlig faktor i deres daglige drift, hvilket er en stigning på 7 point i forhold til året før.

Lockton, et verdensomspændende forsikringsmæglerfirma, har for nylig udarbejdet en rapport for 2022 med titlen ”Waking up to Absence”. De vigtigste konklusioner er de ekstremt høje omkostninger, der er forbundet med fravær, herunder tab af produktivitet, motivation og medarbejdersikkerhed. Desuden fandt virksomheden ud af, at der er en 65 % risiko for, at arbejdstagere, der er vanemæssigt fraværende (over 70 dage), forlader virksomheden.

Mentalt fravær på arbejdspladsen bør være lige så bekymrende for arbejdsgiverne.

En undersøgelse med fokus på fængselsbetjente, der arbejdede i Storbritannien i 2020, viste en direkte forbindelse mellem hyppige tilfælde af mentalt fravær og forringet mental sundhed, arbejdspræstationer og sikkerhed på arbejdspladsen.

Gallups rapport State of the Global Workplace sætter et svimlende beløb på problemet med mentalt fravær – 7,8 billioner dollars! Det er det beløb, som virksomheder mister på grund af lav produktivitet, der skyldes mangel på engagement.

Og hvis det ikke er grund nok til bekymring, så viser Randstads Workmonitor 2023, at medarbejderne ikke har nogen skrupler med at forlade et job, der ikke er tilfredsstillende for dem personligt og professionelt, især ikke medarbejderne fra generation Z (58 %) og millennials (54 %). Så medarbejdere, der udviser tegn på mentalt fravær, kan meget vel være de næste, du skal udskifte.

De direkte og indirekte omkostninger forbundet med fysisk og mentalt fravær er betydelige, men heldigvis høster arbejdsgivere, der reagerer for at reducere disse problemer, store fordele. Dette gælder især for små og mellemstore virksomheder, der arbejder inden for stramme rammer med hensyn til personale og budgetter. Disse fordele omfatter bl.a.:

• færre medarbejderrelaterede omkostninger
• større medarbejdermoral
• større produktivitet

håndtering af fysisk og mentalt i din virksomhed

Hvordan kan du forhindre udeblivelser og uregelmenteret fravær og reducere mængden af mentalt fravær på din arbejdsplads? Svaret – og en ny vej til produktivitet – er planlægning, at lytte til medarbejderne og yde støtte. Se de følgende forslag, som er kategoriseret efter de motiverende faktorer.

fysisk og psykisk dårligt helbred

• tilskynd syge medarbejdere til at komme sig derhjemme: Når syge medarbejdere bliver hjemme, koster de i sidste ende deres arbejdsgivere mindre. De smitter ikke deres kolleger, og de udfører ikke unøjagtigt eller et dårligt stykke arbejde, som kræver korrektion.
• tilbyd screeninger for almindelige sygdomme: Screeningprogrammer for diabetes, kræft eller blodtryk i hele virksomheden kan hjælpe med at opdage sundhedsproblemer, før de bliver alvorlige og påvirker fremmødet.
• tilbyd støtteprogrammer: Medarbejdere, der modtager støtte ved kroniske sygdomme, har en tendens til at føle sig mere positive og produktive end dem, der ikke gør det. Dermed forbedres både fremmøde og mentalt tilstedeværelse.

arbejdsmiljø

• invester i kvalitetsledere: Gallups rapport 2022 State of the Global Workplace fandt én fællesnævner for alle fem årsager til udbrændthed blandt medarbejdere: en dårlig chef. Faktisk kan en enkelt dårlig leder ødelægge en hel afdeling og skabe et miljø, der lægger op til såvel fysisk som mentalt fravær. Lærings- og udviklingsprogrammer, der har til formål at skabe gode ledere, kan forbedre dit arbejdsmiljø betydeligt.
• indtag en tydelig holdning til mobning og chikane: Brug anonyme undersøgelser og fratrædelsessamtaler til at identificere “de skyldige” på din arbejdsplads. Følg derefter op med hurtige indsatser; først uddannelse og i sidste ende afskedigelse, hvis det er nødvendigt.
• tilbyd udviklingsmuligheder: Ifølge Randstads rapport Workmonitor 2023 vil medarbejdere have mulighed for at udvikle sig, og 30 % er villige til at skifte job, hvis det er nødvendigt for at få forfremmelsesmuligheder. Desuden kan uddannelse og udvikling være med til at bekæmpe manglende engagement, som er en vigtig årsag til, at medarbejdere ”stille og roligt siger op” fra et job. Opkvalificering og omskoling af dine nuværende medarbejdere kan være med til at forbedre moralen og give dig mulighed for at overvinde manglen på arbejdskraft.

planlægning

• undersøg mulighederne for hybridarbejde og fjernarbejde: Det er ikke alle virksomheder eller afdelinger, der kan tilbyde virtuelle roller. Men hvis man giver medarbejderne mulighed for at arbejde hjemmefra, kan det hjælpe på visse former for fravær. Desuden svarer 40 % af de arbejdstagere, som Randstad har undersøgt, at fleksibilitet med hensyn til, hvor de arbejder, er afgørende for at takke ja til et job. 
• fleksible arbejdstider: Ud over fleksibilitet i forhold til hvor de arbejder, ønsker medarbejderne også fleksibilitet i forhold til, hvornår de arbejder. Ved at gå over til fleksible arbejdstider eller en 4-dages arbejdsuge får medarbejderne tid til at planlægge aftaler og tage sig af familiemedlemmer.
• muligheder for børnepasning: Det er en stor fordel for arbejdende forældre, at deres arbejdsgivere tilbyder fleksible arbejdsmuligheder. Ordninger med at arbejde hjemmefra, deltidsløsninger eller mulighed for selv at tilrettelægge arbejdstider er med til at øge produktiviteten blandt medarbejderne. Ciscos Global Hybrid Work Study 2022 viste, at hybridarbejde har hjulpet med at udligne medarbejdernes balance mellem arbejdsliv og privatliv, idet besparelser på pendlingstid er en vigtig faktor, ligesom unødvendig interaktion på kontoret er en vigtig faktor.

sådan kan randstad hjælpe

I en verden, hvor teknologien spiller en stor rolle, bliver mennesker nogle gange ladt i stikken. Hvad nu hvis du kunne udnytte de teknologiske fordele uden at miste det menneskelige touch? Her hos Randstad er det vores mission at støtte mennesker og hjælpe organisationer og deres medarbejdere med at nå deres fulde potentiale. 

Randstad kan hjælpe dig med at definere fravær i forhold til din virksomhed og yde HR-support fra fleksibel vagtplanlægning til et dedikeret internt team til evaluering af medarbejdernes moral og produktivitet og iværksættelse af uddannelsesprogrammer.

Vi kan hjælpe ved at arbejde tæt sammen med din HR-afdeling og tilbyde vores viden, så lederne hurtigt kan håndtere fysisk og mentalt fravær.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 24. August 2022.