kontrol af dit personaleforbrug: har du styr på dine indirekte omkostninger?

At holde omkostningerne under kontrol er en hovedprioritet for de fleste indkøbsledere. Uanset om det drejer sig om indkøb af råmaterialer, levering af kundeservice eller styring af lønomkostninger, er dit vigtigste mål at opretholde kvaliteten og samtidig holde omkostningerne så lave som muligt. Når det handler om at styre udgifterne til arbejdskraft, er det ikke nogen nem opgave, især når man tænker på det nuværende arbejdsmarked og stigende omkostninger.

For eksempel kan det være svært bare at holde styr på rekrutteringsomkostningerne. Du kan opdele disse omkostninger i to primære kategorier: direkte omkostninger og indirekte omkostninger. Mens direkte omkostninger er lettere at kvalificere og spore, kan indirekte omkostninger ikke ignoreres. For at få et klart billede af dine samlede arbejdsomkostninger er det afgørende, at du forstår forskellen mellem direkte og indirekte rekrutteringsomkostninger.

Denne artikel forklarer denne forskel for at hjælpe dig med nøjagtigt at beregne dine samlede arbejdsomkostninger.

indirekte omkostninger vs. direkte omkostninger

I erhvervslivet repræsenterer direkte omkostninger udgifter, som du direkte kan knytte til produktionen af varer eller leveringen af tjenesteydelser. Det kan omfatte råmaterialer, udstyr og forsyninger. Når det gælder udgifter til arbejdskraft, er direkte omkostninger dem, du direkte kan knytte til håndtering af dine medarbejdere.

Direkte omkostninger er normalt lettere at identificere, hvilket gør budgettering af disse udgifter mindre kompliceret. Typisk indgår disse omkostninger i virksomhedens samlede budget. Men de direkte omkostninger forbundet med workforce management kan være variable, hvilket betyder, at de kan ændre sig afhængigt af forskellige forretningsforhold.

På den anden side er indirekte omkostninger de udgifter, der er sværere at forbinde med produktion eller styring af arbejdsstyrken. Faktisk går disse omkostninger ofte ubemærket hen, og derfor er det ikke sikkert, at virksomhedsledere planlægger nøjagtigt efter dem. Hvis man ikke tager højde for indirekte personaleomkostninger, kan give udfordringer i virksomhedens budget og påvirke bundlinjen.

eksempler på direkte omkostninger

Nedenfor har vi listet flere af de mest almindelige direkte omkostninger, som arbejdsgivere står over for. Disse eksempler kan hjælpe dig med at få en bedre forståelse af, hvordan disse udgifter kan påvirke dine udgifter til personaleadministration.

direkte lønomkostninger

De mest almindelige direkte lønomkostninger, som organisationer står over for, er lønninger og personalegoder. Det omfatter lønninger, både almindelig løn og overtidsbetaling, planlagte bonusser og personalegoder som sundhedsordninger, uddannelser og betalt fritid. Lønninger og goder til dine almindelige medarbejdere er ofte knyttet til produktionen af varer eller leveringen af tjenesterydelser. Lønningerne til dit HR-team, de ansættelsesansvarlige og undervisere, kan du også knytte til omkostninger ved personalestyring. Du skal tage højde for begge typer kompensation, når du beregner dine samlede udgifter til arbejdsstyrken.

Da lønninger og personalegoder udgør en stor del af dit budget, er det ofte et område, hvor omkostningsstyring er en nødvendighed. På den ene side er du nødt til at opretholde konkurrencedygtige lønninger, så du kan fastholde og tiltrække de kandidater, du har brug for til at imødekomme produktionskrav og skabe vækst i din virksomhed. På den anden side kan for høje lønninger og goder skade din organisations bundlinje.

Derfor er det vigtigt, at du tilbyder dine medarbejdere den optimale kompensation. Ved at bruge lønanalyser til bedre at forstå, hvad medarbejdere i dag ønsker, og hvordan jeres lønninger ligger i forhold til branchestandarderne, kan det hjælpe jer med at skabe de rigtige løn- og frynsegoder.

Work-life balance er et helt afgørende parameter for lønmodtagere i dag, og det er et parameter, som du med fordel kan tænke ind i din medarbejderpakke. Randstads seneste Workmonitor-undersøgelser viser faktisk, at danskerne vægter fleksibilitet på arbejdspladsen højere end lønninger i dag. 

teknologi til workforce management 

Nutidens innovative teknologier kan hjælpe med at strømline mange aspekter af rekrutterings- og personalestyringsprocessen. For eksempel gør ATS-platforme det hurtigere og mere effektivt at filtrere gennem ansøgninger, mens planlægningssoftware sikrer, at alle vagter er besat med de rigtige medarbejdere.

Selvom denne teknologi kan forbedre arbejdsstyrkens effektivitet og resultater betydeligt, er der også omkostninger forbundet med at købe og bruge denne software. Da disse omkostninger er lette at spore og direkte knyttet til din workforce management-indsats, falder de ind under kategorien direkte omkostninger.

rekrutteringsomkostninger

Undersøgelser viser, at de direkte rekrutteringsomkostninger kan være så høje som tre til fire gange stillingens løn. Når man ganger dette tal med antallet af nye ansættelser hvert år, er det let at se, hvordan rekrutteringsomkostningerne hurtigt kan løbe op.

Mens nogle rekrutteringsopgaver falder ind under kategorien indirekte omkostninger, såsom oplæring og onboarding, er mange andre udgifter mere direkte relateret til udgifter til arbejdsstyrken. For eksempel er annoncering efter ledige stillinger en direkte omkostning. Det omfatter opslag på forskellige jobsites, opdatering af virksomhedens karrierewebside og kontakt med potentielle kandidater via sociale medier.

At tiltrække potentielle kandidater er kun det første trin i rekrutteringsprocessen. Du pådrager dig også forskellige direkte omkostninger gennem udvælgelsesprocessen, såsom screening af CV'er, afholdelse af interviews, gennemførelse af vurderinger før ansættelse og referencetjek.

Når du samarbejder med et eksternt bureau, der tilbyder HR-løsninger, kan de håndtere mange af rekrutteringsomkostningerne for dig, f.eks. opslag på jobsites, screening af ansøgere og interviews. I stedet for at bogføre disse direkte omkostninger individuelt, vil dine rekrutteringshonorarer dække disse udgifter og gøre det lettere for dig at beregne dine udgifter til arbejdsstyrken i forbindelse med rekrutteringsomkostninger.

eksempler på indirekte omkostninger

Selvom indirekte lønomkostninger måske ikke er så lette at forudse som direkte udgifter, er det stadig vigtigt at tracke disse udgifter og erkende, hvordan de kan påvirke dit samlede forbrug af arbejdskraft. Her er et kig på nogle af de mest almindelige indirekte omkostninger i forbindelse med personaleledelse.

fravær og omsætning

En høj grad af fravær lægger en betydelig økonomisk byrde på en virksomhed. Når medarbejderne ikke er til rådighed til at udføre det arbejde, der skal gøres, står du over for valget mellem at betale for at hente ekstra personale ind med kort varsel, bede dine medarbejdere om at arbejde over eller omplacere de medarbejdere, du allerede har. Mens de to første muligheder kan gå direkte ud over dine lønomkostninger, kan den sidste resultere i tabt produktivitet, da folk bliver taget væk fra deres normale arbejde og måske ikke har de rette færdigheder til at udføre det pågældende job.

I sidste ende kan højt fravær øge udbrændtheden hos medarbejderne, reducere effektiviteten på arbejdspladsen og resultere i højere personaleomsætning.

Der er lignende omkostninger og ulemper forbundet med høj personaleomsætning. Hvis folk forlader virksomheden i et uholdbart højt antal, kommer du til at bruge en masse tid, penge og energi på at rekruttere for at lukke hullerne i arbejdsstyrken. Bortset fra de åbenlyse økonomiske konsekvenser kan det forårsage udfordringer på arbejdspladsen og skade arbejdsmoralen.

De omkostninger, der er forbundet med både fravær og udskiftning, kan minimeres ved at anvende en gennemprøvet, effektiv tilgang til rekruttering. Hvis du følger etablerede processer for at sikre, at du får fat i de rigtige mennesker, vil det øge chancerne for, at de nyansatte får et sundt og godt arbejdsforhold til din organisation. Til gengæld kan de hjælpe din organisation med at reducere fravær og personaleomsætning.

tid anvendt til ansættelser

For meget tid brugt på at besætte ledige stillinger er et andet godt eksempel på en indirekte personaleomkostning, der kan være let at overse. Jo mere tid du bruger på at ansætte, jo mindre tid kan du bruge på at fokusere på din kerneforretning, skabe omsætning og øge rentabiliteten.

En af de vigtigste ting, du kan gøre for at optimere din performance på denne front, er at etablere relevante målinger og nøgleindikatorer. Tracking af de rigtige data kan hjælpe dig med at identificere ineffektivitet i din rekrutteringsproces og udvikle strategier til at forbedre ansættelsesresultaterne. For eksempel kan et samarbejde med en HR-udbyder fremskynde ansættelsesprocessen ved at give direkte adgang til et netværk af forhåndsscreenede kandidater.

En analyse af manglen på kompetencer kan hjælpe dig med at komme på forkant med dine rekrutteringsbehov. Denne dybdegående analyse giver dig mulighed for at evaluere virksomhedens nuværende behov for færdigheder og forudsige dens potentielle fremtidige behov. Med disse oplysninger kan du udvikle en mangesidet strategi for at identificere kandidater, der bedst matcher dine nuværende og fremtidige behov, og skabe et udviklingsprogram for at udstyre dine nuværende medarbejdere med de nødvendige færdigheder.

uddannelse og introduktion

Rekrutteringsprocessen slutter ikke, når du har gennemført dine vurderinger, udvalgt dine kandidater, og de har accepteret et jobtilbud fra dig. For virkelig at få de bedste resultater ud af dine medarbejdere er du nødt til at støtte dem, mens de gør sig bekendt med deres nye roller og finder sig til rette i organisationen.

Det er muligt, at denne proces omfatter uformel oplæring eller mentorskab fra andre medarbejdere. Selvom dette kan være et vigtigt bidrag til, at nyansatte kommer hurtigt i gang og bliver produktive, ses det måske ikke som en åbenlys omkostning ved rekruttering, selvom det tager tid og påvirker andre medarbejderes produktivitet.

Desuden skal du overveje de ekstra omkostninger, der er forbundet med at certificere folk til bestemte færdigheder, en midlertidig intensivering af foranstaltninger til kvalitetskontrol, samt potentialet for reduceret produktivitet på tværs af hele teamet.

Introduktion og onboarding er andre områder, hvor du kan få afgørende fordele af den nyeste teknologi og support. Moderne værktøjer kan hjælpe dig med en integreret tilgang til alt fra annoncering af åbne stillinger til onboarding. Med den rigtige HR-partner kan du finde de mest effektive teknologier og processer til at opnå de bedste resultater på disse områder. 

produktivitetstab

Som virksomhedsleder er der ingen tvivl om, at det er en vigtig prioritet at opretholde et højt produktivitetsniveau. Desværre er der flere faktorer, der kan påvirke produktionen negativt, f.eks. udstyrsfejl, højt fravær, hyppig udskiftning og interne kompetencemangler. Når disse problemer bremser produktiviteten, kan det være frustrerende for dine ledere såvel som for dine medarbejdere.

Det kan også være ret dyrt. Hver gang din produktionslinje går i stå, du er nødt til at lukke ned tidligt, eller du lukker et skift, koster det din virksomhed penge. Disse omkostninger er måske ikke så nemme at tracke, men produktivitetstab kan have en betydelig indvirkning på dine samlede udgifter til arbejdskraft.

Hvis en produktionsvirksomhed f.eks. kører et skift uden nok kvalificerede gaffeltruckførere, kan arbejdsstyrken ikke yde sit maksimale. Selvom organisationen stadig skal betale næsten de samme direkte lønomkostninger for at køre skiftet, vil produktionen være mindre. Det fører igen til et uforudset tab for virksomheden.

Det er vigtigt at tage højde for disse indirekte omkostninger og skabe ansættelses-, oplærings- og planlægningsstrategier, der kan minimere virkningen af produktivitetstab.

tidstab ved håndtering af midlertidigt ansatte

Et fluktuerende marked og sæsonbetonede krav tilskynder flere arbejdsgivere til at gøre brug af løsarbejdere. Undersøgelser forudser, at i 2025 vil midlertidigt ansatte udgøre mellem 35 % og 40 % af den globale arbejdsstyrke. Brugen af disse vikarer, freelancere og projektansatte kan give dig mulighed for at op- eller nedskalere din organisations behov for arbejdskraft for at imødekomme aktuelle produktionskrav. Denne strategi kan hjælpe dig med at reducere lønomkostningerne ved kun at opretholde den arbejdsstyrke, du har brug for til at opfylde produktionsmålene.

Mens lønomkostninger i forbindelse med midlertidigt ansatte falder ind under kategorien direkte omkostninger, gør den tid og de ressourcer, du bruger på at administrere disse medarbejdere, det ikke. Afhængigt af størrelsen og omfanget af din fleksible arbejdsstyrke kan de administrative omkostninger forbundet med disse være betydelige.

Ligesom dine faste medarbejdere skal vikarer have rigelig oplæring for at sikre, at sikkerheds- og kvalitetsstandarder overholdes. Vagtplanlægning er en anden tidskrævende opgave, der kan skære ned på dine udgifter til arbejdskraft. Du skal sørge for, at hvert skift er fuldt bemandet, og du skal have medarbejdere med de rette færdigheder og kvalifikationer. Ellers risikerer du at begrænse produktiviteten, sikkerheden og kvaliteten.

Med vores Randstad Inhouse Services kan vi håndtere processen omkring midlertidig arbejdskraft for dig. Vi tilbyder end-to-end-løsninger, men giver din organisation mulighed for at bestemme præcis, hvilke ydelser du ønsker, at vores team skal håndtere, og hvilke opgaver du ønsker at beholde in-house. Denne strategi kan gøre det lettere at holde styr på omkostningerne i forbindelse med vikarer eller andre midlertidigt ansatte.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort på 3. juni 2021.