HR-rapportering: skab effektive HR-dashboards

Din HR-afdeling genererer en masse data om ansættelse, uddannelse og den generelle medarbejderoplevelse. Et HR-dashboard er en måde at visualisere disse data på og bruge dem til virksomhedens fordel. Dette enkle, fleksible værktøj hjælper dig med at tracke og analysere relevante målinger for at strømline HR-rapportering og forbedre beslutningstagningen på tværs af organisationen.

I dette blogindlæg vil vi udforske den vigtige rolle, som HR-dashboards spiller, og se på effektive strategier til at få mest muligt ud af dem i din organisation.

hvad er et HR-dashboard?

Et HR-dashboard er et forretningsværktøj, der viser vigtige HR-målinger og indsigter. Det trækker data ind fra flere kilder og viser dem i et letforståeligt format. På den måde kan du tracke, analysere og rapportere om din virksomheds vigtigste key performance indicators (KPI'er) på ét praktisk sted.

Det primære formål med et effektivt HR-dashboard er at give HR- og ledelsesteams handlingsdrevet indsigt, så de kan træffe informerede beslutninger og forstå præcis, hvilke handlinger der er nødvendige.

Metrikker, du kan spore med et HR-dashboard, inkluderer:

• Antal medarbejdere
• Tilfredshed med jobbet
• Netto promotor score
• Fraværsprocenter
• Medarbejdernes omsætningshastighed
• Medarbejdernes produktivitet
• Uddannelsesomkostninger pr. medarbejder
• Procentdel af medarbejdere med funktionsnedsættelser

HR-dashboards er ikke en one-size-fits-all-løsning. I stedet bør de tilpasses ud fra målgruppens eller personaens specifikke behov. Ved at forstå disse behov kan du identificere de relevante forretningsspørgsmål og derefter bestemme de mest effektive paramatre til at måle succes. HR-teamet kan f.eks. bruge individuelle dashboards til at overvåge ansættelser, medarbejderengagement og fastholdelse af medarbejdere. Ledelsen foretrækker måske et enkelt dashboard, der giver et bredt overblik over de vigtigste HR-funktioner.

fordele ved HR-dashboards

HR-dashboards har betydelige fordele, både for din HR-afdeling og for organisationen som helhed. 

nem HR-overvågning 

Et HR-dashboard giver dig mulighed for at overvåge KPI'er regelmæssigt og etablere en grundlæggende forståelse af hver enkelt - på den måde er det lettere at få øje på ændringer i dataene. Hvis der er en udfordring, kan du foretage korrigerende handlinger, før det eskalerer. Når der er en positiv tendens, kan du undersøge kilden og udnytte muligheden.

tidsbesparende design

Med et HR-dashboard kan du tjekke status for kritiske målinger med et enkelt blik. Alt vises på én skærm, så der er ingen grund til at læse lange dokumenter eller logge ind på separate applikationer for at finde det, du har brug for. Fordi elementerne i dashboardet er knyttet til specifikke kilder, er det nemt at dykke ned i dataene, når det er nødvendigt.

automatiseret HR-rapportering

Når du opretter et HR-dashboard, opretter du links mellem softwaren og datakilderne. Hver gang nogen åbner dashboardet, trækker disse forbindelser automatisk de nyeste oplysninger og viser dem. Det er en effektiv måde at strømline rapporteringsprocessen på, reducere HR-arbejdsbyrden og sikre, at virksomhedens ledere til enhver tid kan få adgang til opdaterede data.

bedre beslutningstagning

Datasynlighed forbedrer beslutningsprocessen på alle niveauer i din organisation. Med adgang til et dashboard kan alle interessenter træffe informerede valg om strategi, muligheder eller løsninger. HR-dashboards øger også gennemsigtigheden og eliminerer datasiloer, hvilket forbedrer informationsdelingen på tværs af organisationen.

større HR-indsigt

HR-software leveres ofte med medarbejderanalyse, som kan hjælpe dig med at finde sammenhænge, der ellers er svære at få øje på. Ved at kombinere forskellige datakilder kan du dykke dybere ned og endda afdække årsagssammenhænge (baseret på regressionsanalyse). Du kan f.eks. finde ud af, at medarbejdere, der tager et bestemt kursus, er 25 % mere produktive, eller at kandidater med en bestemt uddannelse har tendens til at få størst succes. Disse indsigter kan hjælpe dig med at optimere og forfine din HR-strategi.

fælles HR-dashboards

De dashboards, du vælger, afhænger af dine aktiviteter, HR-mål og interessenternes krav. Mange virksomheder starter med almindelige HR-dashboards og tilpasser dem med relevante målinger.

C-suite dashboard

Dette dashboard giver virksomhedens ledere HR-information på et overordnet niveau. Det bør indeholde målinger, der hjælper lederne med at træffe strategiske og budgetmæssige beslutninger. Eksempler er samlede lønomkostninger, mangfoldighed i arbejdsstyrken og medarbejdertilfredshed.

Har din virksomhed overordnede mål, der er relateret til HR-funktioner? Tilpas executive dashboardet med relevante KPI'er. Hvis organisationen ønsker at øge fastholdelsen, kan du inkludere målinger som medarbejdertilfredshed og medarbejderfastholdelsesrate.

dashboard over mangfoldighed

Diversitet er en topprioritet for mange virksomheder. Et mangfoldighedsdashboard hjælper dig med at forstå fordelingen af arbejdsstyrken i henhold til faktorer som f.eks:

• Alder
• Køn
• Etnicitet
• Uddannelsesmæssig baggrund
• Lokation
• Funktionsnedsættelser

Du kan også tracke demografi i forhold til nyansættelser, omsætningshastighed og jobtilfredshed. Hvis din virksomhed gennemfører undersøgelser relateret til mangfoldighed, ligestilling og inklusion (DEI), kan du tilføje resultaterne til dette dashboard; det er en effektiv måde at visualisere medarbejdernes holdninger på.

dashboard til ansættelse

Når din virksomhed aktivt ansætter, giver dette dashboard dine HR-, ledelses- og direktionsteams et overordnet overblik over processen. Det indeholder typisk mindst ét element, der opsummerer antallet af ansøgere, afviste ansøgninger, interviewpersoner og tilbud for hver åben stilling. Derudover er det afgørende at se på de mest effektive sourcingkanaler for at optimere ressourceallokeringen. 

Andre almindelige KPI'er for ansættelse og rekruttering, som man bør overveje, er f.eks:

• Antal ansøgninger pr. kilde
• Dage til at besætte åbne stillinger
• Rekrutteringsomkostninger pr. medarbejder
• Demografisk fordeling af ansøgere
• Gennemsnitlig tid til at gennemføre hver ansættelsesfase

L&D-dashboard

L&D-dashboardet er et øjebliksbillede af din virksomheds uddannelses- og udviklingsaktiviteter. Sørg for at medtage grundlæggende KPI'er, herunder gennemførelsesprocenten for træning pr. program, afdeling og rolle. For at give brugerne en fornemmelse af den samlede investering skal du tilføje uddannelsesomkostninger og det samlede antal uddannelsestimer.

I mange tilfælde er L&D-målinger mest indsigtsfulde, når de parres med information om deres resultater, såsom medarbejdertilfredshed med programmet eller medarbejderproduktivitet og forfremmelsesrate før og efter træning.

dashboard over personaleomsætning

Når du forsøger at reducere medarbejderomsætningen og øge fastholdelsen, giver et turnover dashboard en hurtig statusopdatering. Inkluder den aktuelle og årlige rate for personaleomsætningen samt antallet af fratrådte medarbejdere. For at finde ud af, hvilke medarbejdere der siger op, kan du opdele personaleomsætningen efter faktorer som afdeling, lokation, anciennitet, køn eller etnicitet.

Husk på, at ikke al udskiftning er dårlig eller uden for din kontrol. For at få et mere realistisk billede skal du medtage målinger som frivillig vs. ufrivillig og ønsket vs. uønsket udskiftning.

sådan opretter du HR-dashboards

Processen med at opbygge HR-dashboards varierer afhængigt af din virksomheds eksisterende værktøjer og dataindsamlingsmetoder. Brug disse trin som en grundlæggende ramme, men tøv ikke med at tilpasse dem til dine behov.

1. definér målgruppe og mål

Før du gør noget andet, skal du finde ud af, hvem der skal bruge dashboardet, og hvad de skal bruge det til. Hvis du vil holde HR-direktøren opdateret, vil du måske have et dashboard, der giver et overblik over status for igangværende initiativer i afdelingen. En medarbejder på et lavere niveau har måske mere gavn af et dashboard, der hjælper dem med at måle fremskridt for et specifikt HR-program.

2. identificér HR KPI'er

Vælg de KPI'er, der vil hjælpe dig med at overvåge fremskridt eller præstationer for hvert af dine mål og målsætninger. Hver enkelt skal være relevant for den specifikke bruger. Ledere og chefer har normalt brug for overordnede data, mens medarbejdere på andre niveauer kan have glæde af mere detaljerede målinger. Når du har en liste, skal du rangordne den efter vigtighed. Husk altid, at enkelhed er nøglen. Det er langt mere effektivt at have et klart fokus på 5 KPI'er og aktivt overvåge dem end at overvælde sig selv med 25 målinger, som ingen handler på.

3. vælg en platform

Sandsynligvis bruger din virksomhed allerede en platform, der understøtter HR-dashboards. Microsoft Excel og Google Sheets er to budgetvenlige muligheder, og de har begge indbyggede dataanalyseværktøjer. Men der findes også specialiserede platforme til personanalyse som Crunchr, der i høj grad kan forenkle processen med at skabe HR-dashboards. En af de mest fremtrædende funktioner ved Crunchr er dens bibliotek af forudbyggede HR-metrikker og visualiseringer, som gør det nemt at tilpasse dem til dine behov.

Hvis du overvejer at investere i en HR-analyseplatform, er det vigtigt at tage hensyn til faktorer som interaktivitet, skalerbarhed, priser og nem opsætning. Sørg også for at tjekke listen over integrationer for at sikre, at platformen er kompatibel med din virksomheds datakilder.

4. byg dashboardet

Tag din liste over KPI'er og tilføj dem til dashboardet; denne proces varierer fra platform til platform. Vær ikke bange for at eksperimentere med forskellige formater for at finde det, der bedst kommunikerer dataene. Sørg derefter for, at de højest prioriterede målinger er tydeligt synlige på en fremtrædende plads. Husk, at intet er hugget i sten; layoutet kan udvikle sig over tid.

5. tildel adgange

Brug adgangskontrollen i din valgte platform til at tildele en eller flere brugere til dashboardet. Af hensyn til datasikkerheden er det normalt bedst at begrænse adgangen til personer, der virkelig har brug for oplysningerne.

fejl, du skal undgå, når du laver HR-dashboards

Et HR-dashboard er et forretningsværktøj med lav risiko - det er billigt at oprette og nemt at ændre. For at spare tid og maksimere ROI skal du undgå almindelige fejl, der kan afspore dine fremskridt.

at inkludere for mange metrikker

Et HR-dashboard er designet til at forenkle din KPI-tracking. I stedet for at inkludere masser af HR-målinger er det bedre at holde igen. Begræns dit dashboard til de HR-KPI'er, der virkelig betyder noget, så er der mindre sandsynlighed for, at du føler dig overvældet eller går glip af vigtige oplysninger. Hver måling bør være direkte relateret til noget, virksomheden ønsker at ændre eller bevare.

anvendelse af et kompliceret layout

Når dit HR-dashboard er for overfyldt, eller alle KPI-visualiseringer har samme størrelse, kan det være svært at finde de vigtigste målinger. Da dashboardets layout kan tilpasses fuldstændigt, er det nemt at undgå denne fejl - du skal blot skabe et informationshierarki. Kritiske KPI'er skal være større og øverst på skærmen; organisér de resterende elementer efter vigtighed. Du kan også oprette KPI-grupper for at holde relevante målinger tæt på hinanden.

at undlade dataanalysen

Når alt kommer til alt, er et HR-dashboard blot en måde at vise data på. For at få mest muligt ud af informationerne skal du tilføje et lag af analyse. Hvis din virksomhed har en business intelligence-platform, kan den integrerede AI håndtere denne proces for dig. Alternativt kan du bruge dataanalyseværktøjerne i programmer som Microsoft Excel. En effektiv analyse hjælper dig med at forstå medarbejdernes adfærd, finde frem til ønskværdige træk eller identificere de mest effektive lærings- og udviklingsstrategier for hver rolle.

Med klare mål, relevante KPI'er og en pålidelig analyseproces kan HR-dashboards være et værdifuldt aktiv for din virksomhed. Er du ikke sikker på, hvor du skal starte?