ledelsestips til den hybride arbejdsplads.

Med et arbejdsmarked, der er tæt på at være tilbage til normalen igen, overvejer både arbejdsgivere og medarbejdere deres fremtidige arbejdsliv.

Studier viser, at nogle medarbejdere aldrig bliver helt klar til at vende tilbage til kontoret – i hvert fald ikke på fuldtid. Faktisk viser en nylig undersøgelse, at 73 % af medarbejderne på globalt plan gerne vil opretholde fleksibiliteten i deres arbejdsuge. Til gengæld ser 67 % af de samme medarbejdere frem til mere personlig sparring med deres kollegaer på arbejdspladsen.

Mens nogle virksomheder ikke helt er klar til permanent hybride arbejdsmuligheder, betyder manglen på arbejdskraft og medarbejdernes skiftende forventninger, at virksomhederne ikke har noget valg. For mange organisationer vil en hybrid arbejdsuge være det ideelle kompromis. Faktisk forudså et studie, at 51 % af alle vidensarbejdere og 32 % af den generelle arbejdsstyrke på det globale marked ville arbejde hjemmefra i slutningen af 2021 – både på fuldtids- og deltidsbasis.

Faktum er, at de hybride arbejdsmuligheder er kommet for at blive, og det er tid til at sikre, at lederne i din virksomhed griber denne udfordring. For at hjælpe med omstillingen har vi lavet en guide, der klæder managere, supervisere og ledere på, så alle får de rette værktøjer for at få succes med deres hybride teams.

5 praktiske tips til styring af hybride teams

Termen ‘lead by example’ har aldrig været vigtigere, når det kommer til omstilling til en ny arbejdsmodel. For at forberede dine ledere på en hybrid arbejdsuge er det afgørende at tilbyde ekstra support, så de kan navigere gennem en simpel omstilling. Nedenfor har vi samlet fem praktiske tips, der hjælper dig med at få styr på en succesfuld omstilling.

1.  udarbejd guidelines

Under pandemien har forretningsledere på tværs af kloden været nødsaget til at omstille sig fra et fysisk tilstedeværende arbejdsmiljø til hjemmearbejde. I dag står mange af de samme ledere over for udfordringen om at skabe en hybrid arbejdsmodel. Det virker kun naturligt, at nogle af disse ledere ikke er tilhængere af at lave endnu et skift i den måde, som de leder en afdeling på. Men til trods for dette er det nødvendigt, at alle niveauer i virksomheden er med på idéen om en hybrid arbejdsmodel, hvis det skal fungere optimalt.

Heldigvis er der en række ting, der kan hjælpe med omstillingen til en hybrid arbejdsstyrke, som gør det nemmere for dine ledere.

nye politikker på arbejdspladsen

Du kan starte med at genoverveje dine virksomhedspolitikker og foretage ændringer, så de møder de nye krav til en hybrid arbejdsmodel. Ved at give dine ledere nogle klare guidelines i forhold til arbejdspladsens politikker - såsom arbejdstimer og krav til kommunikation - kan dine ledere nemmere håndtere omstillingen.

informationsmøder

Når du har annonceret, at du vil iværksætte en hybrid arbejdsmodel, er det tid til at skemalægge en række informationsmøder for både administration og medarbejdere. Det vil give dine organisationsledere muligheden for at diskutere deres mål og objektiver såvel som at få svar på spørgsmål angående omstillingen.

ledelsestræning

Hav altid in mente, at mange teamledere i din virksomhed har brugt år på at udvikle deres ledelsesstil onsite. Derfor kan du ikke forvente, at disse praksisser ændrer sig over natten. Én af de bedste måder, hvorpå din organisation kan hjælpe med omstillingen, er ved at tilbyde ledelsestræning, der specifikt er rettet mod den hybride arbejdsmodel.

Download vores infografik, hvis du vil lære mere om de forskellige arbejdsmodeller i 2022: hybrid, remote og onsite.

2.  design hybride arbejdspladser

Sammen med introduktionen til en ny arbejdsmodel bør der også komme en gentænkning af den fysiske arbejdsplads. Du bør evaluere virksomhedens nuværende indretning og identificere de ændringer, der kan foretages for at imødekomme et post-pandemisk arbejdsmiljø, som egner sig særligt godt til hybridt arbejde. Her er nogle af de faktorer, du skal have med, når du indretter kontoret på ny.

samarbejde

Goldman Sachs CEO, David Solomon, har udtalt, at fortsat hjemmearbejde vil rejse en række bekymringer over tid, når det kommer til samarbejde. Og han har en pointe. Til trods for en stigning på 44 % i online samarbejdsværktøjer under pandamien ønskede 67 % af medarbejderne stadigvæk mere fysisk samarbejde.

Det er vigtigt at forstå det stigende behov for samarbejde – særligt når dine medarbejdere arbejder onsite. Du bør overveje at reducere antallet af individuelle kontorer og i stedet gøre disse til mødelokaler, der både egner sig til fysiske møder og onlinemøder. Flere steder hos Randstad har vi eksempelvis transformeret vores arbejdsstationer til mødelokaler.

decentraliserede kontorer

At skifte til en hybrid arbejdsplads vil hjælpe din virksomhed med at spare penge ved at decentralisere de forskellige arbejdsområder. Ifølge en ny undersøgelse fra McKinsey kan virksomheder spare op til 30 % på huslejeomkostninger ved at investere i alternative kontormiljøer.

Virksomheder såsom den amerikanske detailkæde Target er ved at gøre dette til virkelighed. Den store retailer har for nyligt annonceret, at de vil lukke deres kæmpestore kontordomicil i Minneapolis. I stedet spreder de deres 3.500 medarbejdere ud på forskellige satellitkontorer. I Danmark har store virksomheder som f.eks. Codan ligeledes reduceret antallet af kontorpladser og indført faste hjemmearbejdsdage.

covid-19-sikkerhed

Din virksomhed kan stadigvæk ikke ignorere medarbejderne bekymring om at komme tilbage på kontoret efter en global pandemi. I stedet kan du hjælpe med at lette bekymringerne ved at opretholde en række sundheds- og sikkerhedshensyn. Det inkluderer selvtests, protokoller, fysisk afstand ved skrivebordet og personlig beskyttelse såsom håndsprit. Nogle virksomheder anvender endda teknologi i form af automatisk lys og døre, hvilket skaber et område med minimal berøring.

3. hold fokus på dine medarbejdere

I takt med at din virksomhed bevæger sig mod nyt territorium med en hybrid arbejdsstyrke, er det vigtigt at have medarbejderne i fokus og have forståelse for den enkeltes situation. Forretningsledere er ikke de eneste, der er udfordret med skiftet i måden at arbejde på – det samme gælder for dine medarbejdere.

Teamledere må derfor indse, at omstillingen til en hybrid arbejdsplads kommer til at tage tid, og der vil blive brug for justeringer undervejs. Der er heldigvis en række ting, som din virksomhed kan gøre for at minimere den påvirkning, omstillingen vil have på medarbejderne.

opbyg effektive feedback-værktøjer

Teamledere bør også planlægge hyppige check-ins for at give dine medarbejdere adgang til en personlig dialog om både arbejdsrelaterede opgaver, spørgsmål og udfordringer såvel som livet ved siden af. Den gode kommunikation vil hjælpe dine teamledere med at værne om medarbejdernes velbefindende og identificere de problematikker, de måske står overfor.

Det er væsentligt at udvikle effektive værktøjer til at måle medarbejdertilfredshed, når du opbygger en hybrid arbejdsmodel. Du bør derfor anvende forskellige feedback-værktøjer, som inkluderer medarbejdertilfredshedsundersøgelser og medarbejderfora såvel som en proces for, hvor og hvordan dine medarbejdere kan adressere bekymringer og udfordringer.

Teamledere bør også planlægge hyppige check-ins for at give dine medarbejdere adgang til en personlig dialog om både arbejdsrelaterede opgaver, spørgsmål og udfordringer såvel som livet ved siden af. Den gode kommunikation vil hjælpe dine teamledere med at værne om medarbejdernes velbefindende og identificere de problematikker, de måske står overfor.

bevar fleksibiliteten 

Det er en proces at opbygge en hybrid arbejdsplads. Derfor skal dine teamledere ikke antage, at de forstår alle de udfordringer, som dine medarbejdere står overfor. Virkeligheden er, at pandemien har øget vores ønske om en sund work-life balance. Faktisk viser en nylig undersøgelse fra Randstad, at 62 % af medarbejdere vil forlade deres nuværende job for en mindre attraktiv position, hvis den til gengæld tilbyder mere fleksibilitet.

For at eliminere risikoen for opsigelser er ledere nødt til at tilbyde en form for fleksibilitet i takt med hybride arbejdsgange. Ledere må ligeledes diskutere work-life-udfordringer direkte med medarbejderne, før de kommer med mulige løsninger.

undgå udbrændthed

Dine teamledere er nødt til at tage proaktive skridt for at undgå, at dine medarbejdere brænder ud. Start med at reducere antallet af virtuelle møder, så kun de mest nødvendige møder bliver afholdt. Anvend i stedet andre kommunikationsværktøjer, der hjælper teamet med at opretholde kontakt. Overvej desuden ‘forstyr ikke’-perioder, så der er mulighed for uforstyrrede perioder, der øger produktiviteten. Eksempelvis har Citigroup indført Zoom-frie fredage, der sikrer, at medarbejderne har mindst én dag ugentligt, hvor de kan fokusere på deres individuelle arbejde.

4.  fokusér på inklusion

 ‘The key thing about a hybrid workplace model is making sure workers in the office and at home feel equally connected to the workplace,’ sådan lyder det fra Global Collaboration & Client Productivity Service leader, Maru Flores fra Ford. Det kan dog være lidt af en udfordring. Det vigtigste skridt er, at ledere forstår disse udfordringer og finder måder at skabe en ligeværdig arbejdsoplevelse for både remote og onsite medarbejdere.

udvikling af synkroniserede kommunikationskanaler

Én af de største udfordringer, når det kommer til inklusion i en hybrid arbejdsmodel, er kommunikation i teamet. Der foregår ofte samtaler onsite, som ikke bliver formidlet videre til de medarbejdere, som arbejder remote, hvorved de går glip af relevante informationer. Fysiske samtaler har alt andet lige været en del af arbejdsmetoden for de fleste medarbejdere hele deres arbejdsliv. For at overkomme denne udfordring er ledere nødt til at justere deres tilgang til kommunikation og implementere en række digitale værktøjer, der giver mulighed for nem og naturlig kommunikation i teamet på tværs af onsite og remote medarbejdere.

skab inkluderende mødelokaler

Uanset hvilken hybrid arbejdsmodel der anvendes, er det ret sandsynligt, at en lang række møder både vil inkludere medarbejdere hjemmefra og medarbejdere, som er fysisk på kontoret. Derfor skal du sikre dig, at dine mødelokaler er ideelle til de hybride møder.

Eksempelvis har Google designet ‘campfire meeting’-lokaler, der inkluderer en blanding af sæder og skærme i et cirkulært design. Skærmene er placeret i øjenhøjde, hvilket giver en følelse af et traditionelt møde. Selvom denne form for mødelokaler måske er en for stor udgift i budgettet, er det vigtigt at sikre, at dit team har de rette værktøjer og ressourcer til at iværksætte møder, der inkluderer alle.

medarbejdernes anerkendelse skal fremmes

Undersøgelser viser, at programmer til anerkendelse af medarbejdere kan resultere i 2,5 gange højere engagement. At investere i medarbejderanerkendelse eller tilpasse dit nuværende program til en hybrid arbejdsmodel kan være en god måde at vise rummelighed på arbejdspladsen på. Overvej at tilbyde regelmæssige anerkendelsesmuligheder, der er knyttet til et fordelsprogram, eller opsæt virtuelle anerkendelsesmøder, der involverer hele virksomheden eller afdelingen.

5. foretag objektive performance vurderinger

En anden udfordring ved remote arbejde er måling af medarbejdernes performance uden at sammenligne eller tage parti ift. det fysiske fremmøde. Virkeligheden er, at de fleste af dine ledere altid har brugt daglige observationer til at vurdere medarbejdernes præstationer. Med en hybrid arbejdsmodel skal disse ledere ændre den måde, de vurderer medarbejdernes præstationer. Her er nogle gode tips til hvordan.

udarbejd en struktureret evalueringsproces for performance 

Undersøgelser fra Storbritanien, der blev udført før pandemien, viste, at remote medarbejdere var 50 % mindre tilbøjelige til at blive forfremmet i forhold til medarbejdere, der var fysisk til stede. Virksomheder, der ønsker at gøre hybridarbejde til en permanent mulighed, er nødsaget til at forbedre dette. Start med at skabe en struktureret proces til evaluering af medarbejdernes præstationer, der minimerer elementet af bias ved at inkorporere brugen af arbejdspladsens KPI-målinger sammen med direkte observationer.

opbyg tillid mellem ledelse og medarbejdere

For at få succes med den hybride arbejdsmodel er det afgørende, at ledelsen opbygger tillid til sine medarbejdere, og det gælder særligt, når de arbejder hjemmefra. Det er umuligt at mikrostyre fjernarbejdere og samtidig forvente, at de forbliver produktive i løbet af dagen. Selv om managers måske udtrykker bekymring om performance i forbindelse med remote arbejde, viser undersøgelser faktisk, at medarbejdere, der arbejder hjemmefra, er 24 % mere produktive.

Managere, der er udfordret i forhold til at opbygge tillid i teamet, kan overveje alternative metoder til at måle produktiviteten hos dem, der arbejder remote. Eksempelvis har den malaysiske virksomhed ADA gjort brug af en simpel Excel-form, hvor medarbejdere skal gennemføre daglige opgaveevalueringer, så deres ledere kan måle fremgang – både når de er fysisk tilstede og arbejder hjemmefra.

tilbyd kontinuerlig feedback

Hvis du ikke er forsigtig, vil nogle medarbejdere føle sig tabt, når det kommer til skiftet mellem fysisk tilstedeværelse og hjemmearbejde. Ledere kan hjælpe med at undgå dette ved at tilbyde jævnlig feedback. I et arbejdsmiljø, hvor alle er fysisk på kontoret, foregår denne feedback sporadisk, men når arbejdsdagen inkluderer delvis hjemmearbejde, er muligheden for tilfældige feedbackmøder begrænset. Derfor skal dine ledere sørge for at tage ansvar for værdiskabende feedback gennem andre kommunikationskanaler.

Ved at tage proaktiv handling, når du skal forberede dine teamledere på skiftet til en hybrid arbejdsmodel, hjælper du med at sikre en blød overgang. Download vores miniguide, hvor du kan lære mere om, hvilke trin du kan tage for at booste engagementet på en hybrid arbejdsplads.