ledelsestips til den hybride arbejdsplads.

Hvordan vil fremtidens arbejde se ud? Onsite, remote eller hybrid?

Virkeligheden er, at hybridarbejde er kommet for at blive, og nu er det tid til at sikre, at dine ledere er klar til udfordringen. 

Undersøgelser viser, at medarbejdere muligvis aldrig bliver helt klar til at vende tilbage den fysiske arbejdsplads - i hvert fald ikke på fuld tid. Ifølge en nylig undersøgelse insisterer næsten 2 ud af 5 medarbejdere på at arbejde hjemmefra, og et tilsvarende antal overvejer at sige op, hvis de bliver tvunget til i højere grad at møde fysisk ind på arbejdspladsen.

Selvom remote arbejde på fuldtid er blevet mindre almindeligt siden det toppede i 2021, er hybridarbejde stadig en fast del af hverdagen for mange. Da 41 % af medarbejderne arbejder hjemmefra i forskellig grad, er det afgørende for arbejdsgivere at understøtte hybridarbejde, når det er muligt. De nuværende tal tyder klart på, at den hybride arbejdsstyrke har bidt sig fast.

5 praktiske tips til styring af en hybrid arbejdsstyrke

Udtrykket "gå foran med et godt eksempel" kunne ikke være vigtigere, når det kommer til omstilling til en ny arbejdsmodel. For at forberede dine ledere på skiftet til hybridarbejde er det vigtigt at give dem den ekstra støtte, de har brug for til at navigere i overgangen for hele arbejdsstyrken. Nedenfor har vi samlet fem praktiske tips, der kan hjælpe dig med at håndtere en vellykket overgang.

1. udarbejd guidelines

Da pandemien brød ud, blev virksomhedsledere over hele verden tvunget til at omstille sig fra et fysisk tilstedeværende arbejdsmiljø til hjemmearbejde. Nu får mange af de samme ledere til opgave at gå over til en hybrid arbejdsmodel. Det virker kun naturligt, at nogle af disse ledere er tilbageholdende med at foretage endnu et skift i den måde, de leder på. Men hvis en hybrid arbejdsmodel skal fungere, skal alle niveauer i din virksomhed være med.

Heldigvis er der et par ting, du kan gøre for at hjælpe med at gøre overgangen til en hybrid arbejdsstyrke lettere at håndtere for dine ledere.

nye politikker på arbejdspladsen

Du kan starte med at genoverveje dine virksomhedspolitikker og foretage ændringer, så de møder de nye krav til en hybrid arbejdsmodel. Ved at give dine ledere nogle klare guidelines i forhold til arbejdspladsens politikker, f.eks. til arbejdstid og kommunikationskrav, kan det hjælpe dem med overgangen.

informationsmøder

Når du har annonceret, at du vil iværksætte en hybrid arbejdsmodel, skal du tage dig tid til at planlægge en række informationsmøder for både ledelse og medarbejdere. Det vil give dine organisationsledere mulighed for at diskutere deres mål og målsætninger samt besvare spørgsmål om overgangen.

ledertræning

Husk på, at mange teamledere i virksomheden har brugt år på at udvikle deres ledelsesstil målrettet fysisk tilstedeværelse. Disse ledere kan ikke forventes at ændre sig fra den ene dag til den anden. En af de bedste måder, din organisation kan hjælpe med denne overgang på, er ved at tilbyde ledertræning, der er specifikt rettet mod ledelse af en hybrid arbejdsstyrke.

2. design hybride arbejdspladser

Med indførelsen af en ny arbejdsmodel bør der også følge en gentænkning af den fysiske arbejdsplads. Du bør evaluere virksomhedens nuværende indretning og identificere de ændringer, der kan foretages for at imødekomme et hybridt arbejdsmiljø. Her er nogle faktorer, du skal huske på, når du skaber nye rum.

samarbejde

Goldman Sachs' CEO, David Solomon, har tidligere udtalt, at fortsat hjemmearbejde vil rejse en række bekymringer over tid, når det kommer til samarbejde. Han har en pointe. På trods af en stigning på 44 % i brugen af online samarbejdsværktøjer under pandemien ønsker 67 % af medarbejderne stadig mere samarbejde ansigt til ansigt. 

Det er vigtigt at forstå det stigende behov for samarbejde – særligt når dine medarbejdere arbejder onsite. Du bør overveje at reducere antallet af individuelle kontorer og i stedet gøre disse til mødelokaler, der både egner sig til fysiske møder og onlinemøder. Flere steder hos Randstad har vi eksempelvis transformeret vores arbejdsstationer til mødelokaler.

decentrale kontorer

Overgangen til en hybrid arbejdsstyrke kan hjælpe din virksomhed med at spare penge ved at decentralisere arbejdsområder. Ifølge en undersøgelse fra McKinsey kan virksomheder spare op til 30 % på huslejeomkostninger ved at investere i alternative arbejdsområder. 

Virksomheder som Target har gjort netop dette. Den store detailkæde lukkede for nylig sit næsten 100.000 kvadratmeter store hovedkvarter i centrum af Minneapolis og overførte de 3.500 medarbejdere til forskellige satellitkontorer. I Danmark har store virksomheder som f.eks. Codan ligeledes reduceret antallet af kontorpladser og indført faste hjemmearbejdsdage.

3. hold fokus på dine medarbejdere

I takt med at din virksomhed bevæger sig mod en hybrid arbejdsstyrke, er det vigtigt at have medarbejderne i fokus og have forståelse for den enkeltes situation. Ledere er ikke de eneste, der er udfordret med skiftet i måden at arbejde på – det samme gælder for dine medarbejdere.

Teamledere må derfor indse, at omstillingen til en hybrid arbejdsplads kommer til at tage tid, og der vil blive brug for justeringer undervejs. Der er heldigvis en række ting, som din virksomhed kan gøre for at minimere den påvirkning, omstillingen vil have på medarbejderne.

opbyg effektive kanaler til feedback

Det er væsentligt at udvikle effektive værktøjer til at måle medarbejdertilfredshed, når du opbygger en hybrid arbejdsmodel. Du bør derfor anvende forskellige feedback-værktøjer, som inkluderer medarbejdertilfredshedsundersøgelser og medarbejderfora såvel som en proces for, hvor og hvordan dine medarbejdere kan adressere bekymringer og udfordringer.

Teamledere bør også planlægge hyppige check-ins for at give dine medarbejdere adgang til en personlig dialog om både arbejdsrelaterede opgaver, spørgsmål og udfordringer såvel som livet ved siden af. Konsekvent kommunikation med teamet vil hjælpe teamlederne med at vurdere medarbejdernes trivsel og identificere eventuelle problemer, de måtte have.

udvikling af synkroniserede kommunikationskanaler

Én af de største udfordringer, når det kommer til inklusion i en hybrid arbejdsmodel, er kommunikation i teamet. Der foregår ofte samtaler onsite, som ikke bliver formidlet videre til de medarbejdere, som arbejder remote, hvorved de går glip af relevante informationer. Fysiske samtaler har alt andet lige været en del af arbejdsmetoden for de fleste medarbejdere hele deres arbejdsliv. For at overkomme denne udfordring er ledere nødt til at justere deres tilgang til kommunikation og implementere en række digitale værktøjer, der giver mulighed for nem og naturlig kommunikation i teamet på tværs af onsite og remote medarbejdere.

skab inkluderende mødelokaler

Uanset hvilken hybrid arbejdsmodel der anvendes, er det ret sandsynligt, at en lang række møder både vil inkludere medarbejdere hjemmefra og medarbejdere, som er fysisk på arbejdspladsen. Derfor skal du sikre dig, at dine mødelokaler er ideelle til de hybride møder.

For eksempel har Google skabt "lejrbålsmøder", der omfatter en blanding af sæder og skærme i et cirkulært design. Skærmene er placeret i øjenhøjde, hvilket giver en følelse af et traditionelt møde. Selvom denne form for mødelokaler måske er en for stor udgift i budgettet, er det vigtigt at sikre, at dit team har de rette værktøjer og ressourcer til at iværksætte møder, der inkluderer alle.

medarbejdernes anerkendelse skal fremmes

Undersøgelser viser, at programmer til anerkendelse af medarbejdere kan resultere i 2,5 gange højere engagement. At investere i medarbejderanerkendelse eller tilpasse dit nuværende program til en hybrid arbejdsmodel kan være en god måde at vise rummelighed på arbejdspladsen på. Overvej at tilbyde regelmæssige anerkendelsesmuligheder, der er knyttet til et fordelsprogram, eller opsæt virtuelle anerkendelsesmøder, der involverer hele virksomheden eller afdelingen.

bevar fleksibiliteten

Da opbygningen af en hybrid arbejdsplads er et igangværende arbejde, bør teamledere ikke antage, at de forstår alle de udfordringer, dine medarbejdere står over for. Virkeligheden er, at pandemien har øget vores ønske om en sund work-life balance. Faktisk viste en nylig undersøgelse fra Randstad, at 39% af medarbejderne ville overveje at forlade deres nuværende job i jagten på en bedre work-life balance. 

For at eliminere risikoen for opsigelser erl lederne nødt til at tilbyde en vis grad af fleksibilitet med hybryde arbejdsgange. Ledere bør også tale om udfordringer ved arbejdslivet direkte med deres medarbejdere, før de forsøger at tilbyde nogen form for løsning.

undgå udbrændthed

Dine teamledere er nødt til at tage proaktive skridt for at undgå, at dine medarbejdere brænder ud. Start med at reducere antallet af virtuelle møder, så kun de mest nødvendige møder bliver afholdt. Anvend i stedet andre kommunikationsværktøjer, der hjælper teamet med at opretholde kontakt. Overvej desuden ‘forstyr ikke’-perioder, så der er mulighed for uforstyrrede perioder, der øger produktiviteten. Eksempelvis har Citigroup indført Zoom-frie fredage, der sikrer, at medarbejderne har mindst én dag ugentligt, hvor de kan fokusere på deres individuelle arbejde.

4. fokusér på inklusion 

 ‘The key thing about a hybrid workplace model is making sure workers in the office and at home feel equally connected to the workplace,’ sådan lyder det fra Global Collaboration & Client Productivity Service leader, Maru Flores fra Ford. Det kan dog være lidt af en udfordring. Det vigtigste skridt er, at ledere forstår disse udfordringer og finder måder at skabe en ligeværdig arbejdsoplevelse for både remote og onsite medarbejdere.

5. foretag objektive performance vurderinger

En anden udfordring ved remote arbejde er måling af medarbejdernes performance uden at sammenligne eller tage parti ift. det fysiske fremmøde. Virkeligheden er, at de fleste af dine ledere altid har brugt daglige observationer til at vurdere medarbejdernes præstationer. Med en hybrid arbejdsmodel skal disse ledere ændre den måde, de vurderer medarbejdernes præstationer. Her er nogle gode tips til hvordan.

udarbejd en struktureret evalueringsproces for performance 

Undersøgelser fra Storbritanien, der blev udført før pandemien, viste, at remote medarbejdere var 50 % mindre tilbøjelige til at blive forfremmet i forhold til medarbejdere, der var fysisk til stede. Virksomheder, der ønsker at gøre hybridarbejde til en permanent mulighed, er nødsaget til at forbedre dette. Start med at skabe en struktureret proces til evaluering af medarbejdernes præstationer, der minimerer elementet af bias ved at inkorporere brugen af arbejdspladsens KPI-målinger sammen med direkte observationer.

opbyg tillid mellem ledelse og medarbejdere

For at få succes med den hybride arbejdsmodel er det afgørende, at ledelsen opbygger tillid til sine medarbejdere, og det gælder særligt, når de arbejder hjemmefra. Det er umuligt at mikrostyre fjernarbejdere og samtidig forvente, at de forbliver produktive i løbet af dagen. Selv om managers måske udtrykker bekymring om performance i forbindelse med remote arbejde, viser undersøgelser faktisk, at medarbejdere, der arbejder hjemmefra, er 24 % mere produktive.

Managere, der er udfordret i forhold til at opbygge tillid i teamet, kan overveje alternative metoder til at måle produktiviteten hos dem, der arbejder remote. Eksempelvis har den malaysiske virksomhed ADA gjort brug af en simpel Excel-form, hvor medarbejdere skal gennemføre daglige opgaveevalueringer, så deres ledere kan måle fremgang – både når de er fysisk tilstede og arbejder hjemmefra.

tilbyd regelmæssig feedback

Hvis du ikke er forsigtig, vil nogle medarbejdere føle sig tabt, når det kommer til skiftet mellem fysisk tilstedeværelse og hjemmearbejde. Ledere kan hjælpe med at undgå dette ved at tilbyde jævnlig feedback. I et arbejdsmiljø, hvor alle er fysisk på kontoret, foregår denne feedback sporadisk, men når arbejdsdagen inkluderer delvis hjemmearbejde, er muligheden for tilfældige feedbackmøder begrænset. Derfor skal dine ledere sørge for at tage ansvar for værdiskabende feedback gennem andre kommunikationskanaler.

Ved at tage proaktiv handling, når du skal forberede dine teamledere på skiftet til en hybrid arbejdsmodel, hjælper du med at sikre en blød overgang. Download vores miniguide, hvor du kan lære mere om, hvilke trin du kan tage for at booste engagementet på en hybrid arbejdsplads.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort på 17. marts 2022.