sådan håndterer du fysisk fravær med proaktiv planlægning og langsigtede løsninger.

Fravær er en velkendt og uundgåelig udfordring for alle virksomheder. Medarbejderne vil fra tid til anden være fraværende, primært på grund af mindre sygdomme, skader og lægeaftaler, men også på grund af faktorer som stress, familieanliggender og manglende arbejdsglæde eller utilfredshed med jobbet.

Da konsekvenserne af fravær kan påvirke din virksomhed både direkte og indirekte, har du brug for en gennemtænkt og effektiv fraværspolitik for at forhindre tab af såvel overskud som kunder.

Heldigvis kan du gøre brug af foranstaltninger og strategier til at styre fraværet og starte med at identificere, hvorfor medarbejdere er fraværende. Når du har fundet frem til dine problemområder, er det tid til at handle.

Læs videre for at lære, hvordan du proaktivt kan forebygge mangler i din arbejdsstyrke i stedet for blot at reagere på personalemangel, når den opstår. 

omkostninger ved fravær

De vanskeligheder, som virksomheder sandsynligvis vil stå over for, når fraværet stiger betydeligt, blev tydelige under pandemien, da lukninger og sygdomsrelateret fravær fik betydelige konsekvenser for produktions-, transport- og serviceindustrien.

Mens nogle af konsekvenserne af langvarigt fravær påvirker virksomheder generelt, er andre specifikke for visse brancher eller unikke for en bestemt virksomhed. Ingen kender din virksomhed bedre end du selv, og derfor skal du afgøre, hvor fraværet vil ramme dig hårdest. 

En nylig undersøgelse fra Gallup konkluderede, at en fraværende medarbejder i gennemsnit koster virksomheden 340 dollars om dagen i direkte og indirekte omkostninger.

direkte omkostninger ved fravær

Når medarbejdere er fraværende, er der nogen, der skal udfylde deres pladser. Det indebærer, at du måske er nødt til at betale overarbejde til en fastansat, eller at du er afhængig af akut hjælp via et vikarbureau. Uanset hvad, så skal du betale ekstra løn – og du skal betale den fraværende medarbejder en godtgørelse i form af f.eks. sygeløn.

Derudover skal du betale en medarbejder for at håndtere personalemanglen og HR-personale for at dokumentere det hele.

indirekte omkostninger ved fravær

Ovennævnte direkte omkostninger er dog kun en del af det, du har mistet på grund af et uplanlagt fravær. Den nye medarbejder skal bruge tid til at komme i gang, gennemgå det, der skal udføres, og finde ud af, hvor den tidligere medarbejder slap. Hvis du er afhængig af overarbejde eller afløsere fra en anden afdeling, er der mulighed for flere fejl, langsommere produktionstid end normalt samt sikkerhedsudfordringer.

Endelig kan de medarbejdere, som tager over, føle sig frustrerede og overbebyrdede, hvilket kan medføre en dårligere arbejdsmoral.

Kombinationen af højere udgifter end normalt og lavere produktivitet fører uvægerligt til indkomsttab.

fraværsomkostninger for den ansatte

Når enkelte medarbejdere gentagne gange har fravær fra arbejdspladsen, påvirkes de også negativt.

For det første kan det få økonomiske konsekvenser alt efter deres rettigheder ved sygdom og andet fravær. For det andet, og vigtigere, er kontinuerligt fravær ofte et symptom på et større problem. Den pågældende medarbejder kan f.eks. være ramt af en kronisk sygdom, en bekymrende familiesituation eller problemer på jobbet.

En undersøgelse fra Harvard Business School viste f.eks., at næsten to tredjedele af alle ansatte har ansvaret for at passe et barn, en forælder eller et andet familiemedlem eller en ven.

Mens du som arbejdsgiver kan tilbyde støtte i personlige situationer, er jobrelaterede anliggender 100 % dit ansvar.

Ved at få kendskab til nogle almindelige årsager til øget fravær kan du iværksætte en plan til forbedring af medarbejdernes fremmøde, der tilbyder løsninger og støtte til dine medarbejdere.

find de grundlæggende årsager til fraværet

Inden du begynder at udarbejde din fraværspolitik proaktivt, er du nødt til at forstå, hvorfor de ansatte er fraværende.

private årsager til øget fravær

Ifølge United States Bureau of Labor Statistics blev 71 % af det samlede årlige fravær blandt arbejdstagere i 2021 tilskrevet sygdom eller skade, hvilket svarer til 2,3 %.

Akutte sygdomme, herunder forkølelse og influenza, kan få dit sygefravær til at stige, især i vintermånederne. Disse typer af fravær er dog normalt selvbegrænsende. Gentagne helbredsrelaterede fravær fra den samme person kan skyldes en langvarig helbredstilstand eller kronisk sygdom.

Forhøjet blodtryk og diabetes er sammen med risikabel adfærd som rygning, fysisk inaktivitet og overspisning en væsentlig årsag til gentaget fravær, hvilket ifølge data fra CDC indebærer, at amerikanske arbejdsgivere mister over 36 milliarder dollars om året.

Også i Danmark er svær overvægt og rygning de primære årsager til langvarigt sygefravær.

Andre kroniske sygdomme, der fører til hyppigt eller langvarigt fravær, omfatter hjertesygdomme, kræft, gigt og migræne.

Mental sundhed, herunder dens indvirkning på fremmødeprocenten, har i den seneste tid fået et større fokus. Gallup har foretaget en undersøgelse af amerikanske arbejdstageres mentale tilstand. På baggrund af undersøgelsens resultater forventer Gallup, at arbejdstagere, der selv vurderer, at de har et dårligt eller rimeligt mentalt helbred, vil udeblive fra arbejdet ca. fem gange mere end dem, der vurderer sit mentale hedbred som bedre.

McKinsey Health Institute undersøgte arbejdstagere i 15 lande og fandt frem til, at over halvdelen af dem på et eller andet tidspunkt har haft problemer med deres mentale sundhed. Den anden del af ligningen er endnu vigtigere set fra arbejdsgiverens synspunkt. Arbejdstagere, der rapporterede om psykiske udfordringer, var mere tilbøjelige til at være en del af negative statistikker, herunder lav arbejdsglæde og lavt engagement – den perfekte opskrift på hyppigt fravær.

arbejdsrelaterede årsager til fravær

Nogle af de ovennævnte årsager til dårligt fremmøde kan være forbundet med arbejdsrelaterede udfordringer. Som arbejdsgiver har du imidlertid langt mere kontrol over årsagerne til fravær forbundet til arbejdspladsen, hvilket giver dig et incitament til at fokusere på disse områder.  

• mobning på arbejdspladsen eller dårlig ledelse
• generel mangel på engagement og utilfredshed med arbejdet
• manglende fleksibilitet i forhold til arbejdstider og arbejdssted
• negativ virksomhedskultur
• udbrændthed
• manglende uddannelse og vækstmuligheder

proaktiv planlægning af arbejdsstyrken

De arbejdsgivere, der har størst succes med at styre fraværet og afbøde dets konsekvenser, bruger proaktiv planlægning i stedet for blot at reagere på personalemangel og kæmpe for at lukke hullerne i arbejdsstyrken.

analysér din arbejdsstyrke

Begynd med at indsamle data for at få et klart billede af, hvor du befinder dig lige nu. Identificer tendenser ved at se på din gennemsnitlige fraværsprocent over bestemte perioder. Overvej først en beregning på tværs af hele virksomheden for at få en omfattende gennemgang. Derefter kan du fokusere på afdelinger og endelig på de enkelte medarbejdere. Disse tal hjælper dig med at afgøre, om du har et problem i en afdeling eller kun på bestemte tidspunkter af året eller har brug for en fuldstændig gennemgang af din fraværshåndtering.

Gennemfør en revision af personalekapaciteten for at finde ud af, hvor de største udfordringer sandsynligvis vil opstå, når der opstår fravær. Du vil også kunne se, hvor du kører for stramt og skal rekruttere flere medarbejdere, eller hvor du kan omlægge arbejdstider eller vagterskemaer for at sikre bedre dækning.

Det kan også være det rette tidspunkt at overveje mere fleksible arbejdsformer. F.eks. er 4-dages arbejdsugen ved at vinde indpas i mange virksomheder, og det samme gælder brugen af softwareapps til at håndtere skifteholdsarbejde og en hybrid arbejdsmodel.

En gennemgang af f.eks. arbejdsstyrkens færdigheder giver dig mulighed for at se, hvordan dine medarbejdere er placeret med hensyn til den viden og de færdigheder, der kræves for at udføre opgaverne. Derefter kan du koncentrere dig om eventuelle kvalifikationshuller, eksisterende eller potentielle, når du indfører nye teknologier, og se, hvor du har brug for at rekruttere eller overflytte medarbejdere.

Det hjælper dig også til at udforme passende uddannelses- og udviklingsplaner, når du identificerer de kompetencer, der kræves for at udføre vigtige opgaver, og ved at have et klart billede af din arbejdsstyrkes færdigheder. Endelig vil opkvalificering af medarbejdere på disse vigtige områder være med til at sikre, at du kan holde din kernevirksomhed kørende, selv når du mangler personale.

Hvis virksomhederne har et valg, finder de ud af, at opkvalificering og omskoling af nuværende medarbejdere giver et stort udbytte i forhold til omkostningerne og arbejdsmoralen. For eksempel viste en global undersøgelse fra McKinsey at virksomheder, der for nylig har haft succes med digital transformation, var 35 % bedre til at omskole eksisterende medarbejdere end de virksomheder, der har haft problemer med tilpasningen.

undersøg virksomhedsdriften

Det er vigtigt at forberede sig på perioder med reduceret kapacitet ift. arbejdskraft ved at identificere de opgaver, der er kritiske for din virksomheds funktion. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvilke aktiviteter der skal prioriteres, og hvilke der kan sættes til side, når nøglemedarbejdere er fraværende. 

Bemandingsplanlægning og vagtplanlægning kan hjælpe dig med at sikre, at du altid udnytter den tilgængelige kompetence bedst muligt og anvender dine medarbejdere der, hvor de er mest effektive, uanset din aktuelle situation i forhold til fravær.

tag hånd om medarbejdernes bekymringer

Når du har undersøgt dine fraværsstatistikker og fundet ud af, hvilke medarbejderressourcer du har brug for, er det tid til at fokusere på fraværshåndtering.

Først skal du se på de mest almindelige fysiske årsager til fravær og finde langsigtede løsninger på tværs af hele virksomheden.

• kroniske helbredsproblemer: Støt gode vaner hos dine medarbejdere, herunder incitamenter til aktivitet, sunde snacks, træningsfaciliteter eller andre sundhedsfremmende fordele.
• sæsonbestemt fravær: Invester i bedre ventilation, håndsprit, touchfri skraldespande og tilskynd til vaccinationer.
• psykiske udfordringer: Hold en åben dialog, så medarbejderne føler sig trygge i at drøfte eventuelle problemer, og sørg for, at medarbejderne er opmærksomme på tilgængelige støtteprogrammer.

Når det gælder arbejdsrelaterede årsager til fravær, kan det være vanskeligere at finde frem til problemets kerne. Du har brug for en tæt kontakt med dine medarbejdere for at identificere disse problemer. Medarbejderundersøgelser er vigtige for at finde ud af, hvordan folk har det med deres job, men du må ikke glemme at følge op med dynamiske løsninger.

• mobning eller et dårligt arbejdsmiljø: Chikane hører ikke hjemme i et godt arbejdsmiljø, og det bør straks modarbejdes. Overvej undervisning i bløde færdigheder for ledere for at sikre, at lederne yder følelsesmæssig og social støtte til deres team.
• manglende engagement: Giv dine medarbejdere en følelse af formål ved at lade dem se, hvordan de passer ind i din organisations mål. Society for Human Resource Management anbefaler at tilbyde anerkendelse på team- og individuelt niveau for at udvikle rummelighed og forbedre præstationerne.
• virksomhedens værdier: Randstads Workmonitor 2023 viste, at medarbejderne ønsker mere end et fast job. De leder efter tilfredsstillelse og en mulighed for at gøre en forskel i verden. Desuden er 42 % villige til at forsvare deres værdier ved at nægte at arbejde for en virksomhed, der ikke passer til deres sociale og miljømæssige overbevisning ... Hvis din organisation har bæredygtighedsmål eller bidrager til specifikke formål, skal du sikre, at medarbejderne er klar over, hvordan de kan deltage i disse bestræbelser.
• uddannelse: Randstads Workmonitor 2022 viste også et stærkt ønske blandt medarbejdere i alle aldre om at lære og forbedre sig. Mere end 50 % af medarbejderne ønskede programmer, der kunne hjælpe dem i deres nuværende roller. Andre områder af interesse var bløde færdigheder og lederuddannelse samt tekniske kompetencer.
• fleksibilitet: pandemien var ikke starten på til den hybride arbejdsform, men den gav helt sikkert næring til den. Søg efter muligheder for at give dine medarbejdere mere kontrol over deres arbejdstid, hvad enten det drejer sig om  remote arbejde, en kortere arbejdsuge eller justering af holddrift.

For at sikre, at din plan for forbedring af medarbejdernes fremmøde bliver en succes, er det nyttigt at få professionel rådgivning fra eksterne HR eksperter.

Som en del af vores Randstad Inhouse Services tilbyder vi et særligt care program til at støtte dine bestræbelser på at måle, vurdere og evaluere trivslen blandt dine medarbejdere og identificere, hvilke aspekter af deres arbejde de værdsætter eller finder vanskelige. Vi kan også hjælpe med dine generelle bestræbelser på at optimere rekruttering og HR, hvilket kan vise sig at være afgørende, når du er underbemandet og har brug for at ansætte pålidelige medarbejdere hurtigt.

Vi har udarbejdet en guide med yderligere råd om håndtering af fravær og bemandingsplanlægning, herunder hvordan du kan holde din virksomhed kørende, selv når der er færre ansatte.

Dette er en opdateret version af en artikel, der oprindeligt blev offentliggjort den 06. Juli 2021.