fokusområder for proaktiv risikostyring inden for HR.

Der råder stor usikkerhed på det globale marked, hvor den stadigt stigende inflation og truslen om recession skaber økonomisk usikkerhed. Derudover gør den globale mangel på arbejdskraft det til en stadigt større udfordring for virksomheder at rekruttere kvalificeret arbejdskraft.

I lyset af disse stadigt skiftende omstændigheder skal virksomheder prioritere sikkerheden og effektiviteten af deres mest værdifulde aktiv: deres arbejdsstyrke. For at nå dette mål skal du først definere de vigtigste områder for risikostyring inden for HR, identificere potentielle trusler og vurdere risici inden for din branche. På den måde kan du udvikle praktiske og omkostningseffektive løsninger til at afbøde mulige risici.

Indsigterne nedenfor kan hjælpe dig med at etablere et robust program til styring af HR-risici i din virksomhed, der gør dig i stand til at håndtere og forebygge nuværende og fremtidige udfordringer.

risikostyring indenfor HR

Vi håndterer i en vis udstrækning alle risici i vores personlige liv – lige fra at stole på offentlig transport til at beslutte, hvad vi skal spise til aftensmad. Men når det drejer sig om at styre HR-risici i en virksomhed, kompliceres processen i høj grad af de mange måder, hvorpå mennesker handler og reagerer på hinanden.

Risikostyring inden for HR ser på alle aspekter af medarbejderadfærd, afgør, hvor stor risiko der er for, at den kan forårsage skade på virksomheden (inklusive alle medarbejdere) og giver et svar, hvis et ugunstigt scenarie skulle opstå.

HR-afdelingen er helt naturligt involveret i alle medarbejderes liv og arbejde fra det øjeblik, de bliver ansat, til de forlader virksomheden. Dermed ligger en stor del af ansvaret for korrekt medarbejderledelse og risikominimering hos HR-afdelingen. Tænk på alle de aktiviteter, dit HR-team er involveret i dagligt.

• rekruttering
• onboarding
• årlige eller halvårlige medarbejderundersøgelser
• lønforhandlinger
• konfliktløsning mellem enkeltpersoner
• medarbejderengagement
• uddannelse og udvikling
• forfremmelser
• disciplinære foranstaltninger
• opsigelser

En af fordelene ved at oprette og vedligeholde et program til risikostyring inden for HR er, at det kan hjælpe dig med at forbedre alle aspekter af de menneskelige ressourcer. Hvis du f.eks. fjerner bias i ansøgnings- og interviewprocesser, vil du også kunne tiltrække mere forskelligartede kandidater og dermed forbedre kulturen på arbejdspladsen. At identificere måder at sikre medarbejderdata på, gør People Analytics nemmere at gennemføre.

hvorfor er det nødvendigt med en plan for risikostyring for medarbejdere?

Selvom du gerne vil tro, at din virksomhed aldrig kommer ud for en krise, kan det godt betale sig at være forberedt på det værste. En på forhånd fastsat handlingsplan hjælper dig og dit team med at reagere hurtigt og korrekt, selv når I er overbelastede fysisk eller mentalt. Derudover kan en solid strategisk risikostyringsplan være med til at forhindre uønskede situationer i at opstå og mindre problemer i at eskalere og blive større.

Nogle gange kan små virksomheder, især dem med medarbejdere, der har været ansat længe, føle, at de ikke behøver at bekymre sig om medarbejderrisici. Når alt kommer til alt, er deres medarbejdere som familie; de kunne aldrig finde på at misbruge virksomhedens politik, afsløre personlige oplysninger eller udnytte den økonomisk. Når det utænkelige sker, har ledelsen desværre ingen beredskabsplan at falde tilbage på, og da reagerer den ofte forhastet og til skade for virksomheden.

Større virksomheder med tusindvis af medarbejdere kan have brug for et større antal strategier til risikostyring for at dække alle niveauer af medarbejdere og alle aspekter af medarbejderoplevelsen.

fokusområder for HR-risikostyring  

Mens hver virksomhed har en unik gruppe af risici baseret på dens branche, driftsform og placering, har HR-afdelinger i disse virksomheder ofte lignende risikoområder. Her ser du de mest almindelige områder, der skal inkluderes i din plan for krisestyring:

overholdelse af regler

Din organisation skal følge alle ansættelses- og ledelseslove, herunder føderale, regionale og lokale forordninger. Du kan blive bedt om at indhente identifikationsdokumenter fra medarbejderne, betale kvartalsvis og årlig skat og sikre en fair og retfærdig ansættelsespraksis.

Hvis du ikke følger disse love, kan din virksomhed blive udsat for risici som bøder, retssager og endda lukning. Strenge politikker for hurtig udfyldelse af al dokumentation kan hjælpe med at mindske nogle risici. Derudover kan du overveje at samarbejde med en kompetent HR-partner, der kan rådgive dig om ansættelseslove og lette lønbehandlingen.

rekruttering

At have effektive rekrutteringsprocedurer på plads gør mere end at hjælpe dig med at tiltrække de ønskede kandidater og forbedre omkostningseffektiviteten i ansættelsesprocessen. Det hjælper også med at eliminere bias, så du er mindre sårbar over for risikoen for uretfærdige ansættelsesmetoder.

Tag dig tid til at gennemgå dine rekrutteringsprocesser for eventuelle forpligtelser, hvad enten det drejer sig om ustrukturerede jobsamtaler eller forældede ansøgninger. Vær også på vagt over for at love for meget under interviews, da det kan føre til bogstavelige eller psykologiske kontraktbrud med hensyn til jobansvar og forfremmelsesmuligheder.

onboarding

Mange af de udfordringer, som arbejdsgivere står over for med medarbejdere der ikke præsterer godt nok, såsom dårlig stemning, lavt arbejdstempo og modvilje mod at følge retningslinjer, kan imødegås med en effektiv onboarding-proces. Denne proces bør omfatte en detaljeret og opdateret personalehåndbog og en fuldstændig forklaring af virksomhedens politikker. Hold øje med nyansatte og se efter tidlige advarselstegn, som upassende kommentarer, problemer med fremmøde og overdreven deling af virksomhedsoplysninger på sociale medier. En hurtig reaktion fra HR-teamet kan hjælpe med at løse problemer, inden de eskalerer.

En god mentor kan også hjælpe dig med at identificere medarbejdere, der har svært ved at tilpasse sig, og kan opmuntre den nye medarbejder til at foretage positive ændringer. Vær også opmærksom på dynamikken i teamet og blandt kollegerne under onboardingen. Hvis du opdager tendenser til chikane eller upassende opførsel fra den nye medarbejder eller dennes kolleger, er det nu, du skal tage hånd om disse risici.

ledelse

Dit ledelsesteam kan hjælpe med at mindske HR-risici i din virksomhed eller optrappe dem. Det er op til dig at opdage eventuelle dårlige ledere blandt dine medarbejdere. De øger kraftigt risikoen for medarbejderflugt, juridiske repressalier og tab af produktivitet.

Overvej at indføre uddannelses- og udviklingsprogrammer for alle ledere kombineret med hyppig monitorering af de enkelte afdelinger gennem undersøgelser og personlige samtaler. Ved at forbedre effektiviteten hos dine ledere kan du drastisk reducere risikoen for retssager om repressalier. At kræve, at en beredskabsplan følges, hvis der opstår uoverensstemmelser mellem medarbejdere eller mellem medarbejdere og ledelse, kan også være med til at mindske risikoen.

hjemmearbejde

Hjemmearbejde er kommet for at blive, og mange virksomheder giver medarbejderne mulighed for at arbejde hjemmefra enten permanent eller som en hybridmodel. Hvis din virksomhed tilbyder dette medarbejdergode, skal du være opmærksom på de risici, der er forbundet med det.

• adgang til sikre data hjemmefra
• følelsen af overarbejde, fordi medarbejderen "altid er på”
• manglende overblik, hvilket fører til produktivitetstab
• medarbejdere kan blive overset til forfremmelser eller gå glip af instruktioner eller meddelelser, fordi de ikke er til stede.

For at sikre sig mod disse potentielle farer er det vigtigt at udarbejde en politik for hjemmearbejde og løbende revidere den, efterhånden som den moderne arbejdsplads ændrer sig.

sundhed og sikkerhed

At sikre dine medarbejderes sundhed og sikkerhed er en kritisk komponent i risikostyringen inden for HR. Afhængigt af din branche kan du have udstyr, der kræver træning og overvågning for at holde medarbejderne sikre, mens de udfører deres opgaver. Det kan også være nødvendigt at stille personlige værnemidler til rådighed og føre fortegnelser over alle farlige materialer.

Jo mere automatiseret du kan gøre disse procedurer, jo mindre risiko er der for, at der opstår fejl. Opslag og skilte skal være tydeligt synlige og suppleres med rækværk eller afmærkede områder, hvis det er nødvendigt.

Derudover skal du tænke et skridt længere end kun at støtte den fysiske side af en medarbejders helbred. Psykisk stress bliver mere og mere almindeligt blandt medarbejdere, og hvert år går ca. 12 milliarder arbejdsdage tabt på grund af depression og angst. Ved at sikre, at din arbejdsplads er fri for chikane, mobning, overarbejde og dårlig kommunikation, kan du hjælpe med at reducere risici forbundet med følelsesmæssige problemer.

naturkatastrofer

Dette område er ikke så relevant for virksomheder i Danmark, men hvis I opererer i et område, hvor der er sandsynlighed for alvorlige katastrofer som jordskælv eller oversvømmelser, kan grundig planlægning hjælpe med at reducere risici og forkorte virksomhedens genopretningstid. Start med en nødplan for medarbejderne, der beskriver evakueringsruter, kommunikationsprocedurer samt placering og funktion af nødudstyr. Sørg for, at alle medarbejdere forstår disse trin, og gennemgå dem regelmæssigt.

Dernæst skal du udarbejde en kontinuitetsplan, der tager højde for, hvordan organisationen vil fortsætte med at fungere – i begrænset omfang eller på et andet sted, hvis det er nødvendigt. Som en del af din forretningskontinuitetsplan skal du lave en liste over katastrofeberedskabstrin, der har til formål at få din virksomhed tilbage til normal drift så hurtigt som muligt. Dette step kan også være relevant, hvis din virksomhed er afhængig af eksterne leverandører i lande, hvor naturkatastrofer er aktuelt.

data

Uanset om din virksomhed er involveret i big data-indsamling eller kun bruger en lille virksomhedsserver, er det vigtigt at holde disse data sikre med tanke på den stigende cyberkriminalitet. Den indledende digitale omstilling betyder, at disse risikostyringsstrategier konstant skal justeres, efterhånden som flere og flere data lagres off-site og i skyen. Du skal ikke kun sikre digitale data – i de fleste virksomheder skal du stadig håndtere papirdokumenter og opbevare dem sikkert og forsvarligt.

Brud på datasikkerheden kan i høj grad udhule din virksomheds tillidskvotient, både blandt medarbejdere og kunder. Det kan også få juridiske konsekvenser for dig. Udfør regelmæssigt datarevisioner for at sikre, at dine risikoniveauer er acceptable, og kontakt en specialist, hvis du har brug for teknisk rådgivning.

employer brand

Risikoplanlægning kan være med til at reducere risikoen for en stor retssag eller forhindre ubehagelige hændelser, men det er også afgørende for at opretholde et positivt image for virksomhedens employer brand. Vi har alle set overskrifter, hvor en medarbejder eller virksomhed er blevet hængt ud for alvorlige forseelser, f.eks. misbrug af midler eller et stort databrud.

Når den nyhed først er kommet ud, er det ekstremt svært at genskabe offentlighedens tillid. Det vil ikke kun skade din bundlinje, det vil også gøre det vanskeligt for dig at tiltrække og fastholde den type medarbejdere, du har brug for til at genvinde fodfæstet i din branche.

Derudover kan medarbejderrelaterede problemer skade virksomhedens employer brand. Kommentarer om en dårlig arbejdskultur eller medarbejderchikane kan dukke op på anmeldelser og andre sociale medier. Sørg for, at dine medarbejdere forstår procedurerne for at rapportere et problem med en leder eller kollega og politikkerne for deling af arbejdsrelaterede historier eller billeder på sociale medier. Få også nogen til regelmæssigt at tjekke medarbejdernes svar på jobanmeldelser for unøjagtigheder eller kommentarer om repressalier.

strategier for risikostyring inden for HR

foretag en risikovurdering

Det første skridt i håndteringen af HR-risici kræver en omfattende gennemgang af, hvad din virksomhed laver, hvordan den arbejder, og hvem den ansætter. Risiciene for en teknisk servicevirksomhed med 150 ansatte er helt anderledes end for en produktionsvirksomhed med mere end 2.000 ansatte.

Du kan afgøre, hvor risiciene ligger, ved at se på antallet og typen af medarbejdere, du har ansat, og indtænke deres daglige opgaver. Du kan også analysere, hvor store disse risici er i forhold til ansvar og gentagende forekomst.

beslut, hvilket risikoniveau din virksomhed kan klare

I de fleste tilfælde kan du ikke fjerne alle risici, men du kan mindske deres indvirkning eller hyppigheden, hvormed de opstår. Du kan bruge en eller flere af disse standardteknikker til risikostyring:

• undgå risici. For eksempel kan man indse, at et bestemt farligt kemikalie udgør en uacceptabel risiko og derfor vælge at bruge et alternativt materiale.
• acceptere og afbøde nødvendige risici. Hvis medarbejderne skal bruge farligt udstyr, skal de sørge for, at sikkerhedsforanstaltningerne er implementeret fuldt ud og overvåget.
• dele risici. Hvis du skal opbevare en stor mængde private data, bør du overveje at samarbejde med et cybersikkerhedsfirma.

Du er nødt til at anvende ovenstående teknikker på alle HR-risikoområder i din virksomhed, når du overvejer forskellige scenarier. Selvom det kan virke som en gentagelse, er det vigtigt for at undgå og begrænse risici i din HR-afdeling.

gennemgå de vigtigste risikoområder med henblik på justeringer

Med ændringer i medarbejdernes tankegang, den globale forretningsinfrastruktur og teknologiske fremskridt kan nye risikoområder dukke op når som helst, mens andre kan forsvinde. Ved nøje at overvåge, hvordan de enkelte løsninger fungerer, kan du løbende implementere forbedringer inden for de enkelte områder.

De beslutninger, du træffer under en forretningskrise, kan have vedvarende konsekvenser. Derfor er det vigtigt at fokusere på modstandsdygtig risikostyring. Hvis du tilpasser dig og bevæger dig fremad ved hver udfordring, er din virksomhed på forkant med markedet og perfekt rustet til vækst.