kontorassistent.

En kontorassistent er på sin vis ansvarlig for at den daglige drift på kontoret i virksomheder og organisationer kører optimalt. Som kontorassistent bærer du nemlig mange forskellige hatte og bistår med hjælp i flere forskellige arbejdsprocesser. Det kan være alt lige fra ordrebehandling, indtastningsopgaver, bogføringsopgaver, besvarelse af vigtige telefonopkald til at tage imod og videregive beskeder og information til forskellige medarbejdere og ledere eller at tage noter under møder. En kontorassistent kan arbejde på tværs af brancher og i alle tænkelige virksomheder. De specifikke arbejdsopgaver kan variere afhængigt af virksomheden, du arbejder for. 

hvad laver en kontorassistent?

En kontorassistent arbejder ofte under en kontorchef, som udarbejder arbejdsprocesserne og den administrative hjælp, der skal leveres. Opgaverne består ofte i at hjælpe andre administrative medarbejdere med forskellige praktiske og administrative opgaver. Det kan være assistance i forbindelse med regnskabsopgaver, afsending af digital eller fysisk post, kopiering af vigtige dokumenter eller indhentning af relevant praktisk info i forbindelse med en sag. Som kontorassistent kan du også deltage i projektstyring, opdatering af hjemmesider, sagsbehandling mv. Arbejdet som kontorassistent foregår ofte i arbejdsomgivelser med kontakt til mange andre mennesker, så det er en fordel, hvis du er socialt anlagt og har en behagelig og imødekommende personlighed. 

Kan du se dig selv i rollen som kontorassistent i en større eller mindre virksomhed, hvor du har ansvaret for holde kontorets drift kørende med løbende support og solidt overblik? Så læs med i artiklen, hvor vi giver dig en bedre indblik i de kompetencer og færdigheder, der skal til for at du kan begå dig i arbejdet som kontorassistent.

Som nyuddannet kontorassistent kan man ifølge Danmarks Statistik forvente en startløn på cirka 26.000 kroner om måneden før skat inklusiv pension og tillæg. Startlønnen er stort set den samme uanset, om du starter i en stilling som kontorassistent indenfor det offentlige eller i det private.

faktorer der kan påvirke en kontorassistents løn

Uddannelse, færdigheder og erhvervserfaring er afgørende for den løn, du kan forvente at få. Du vil sandsynligvis kunne tjene mere, hvis du besidder en lang række kvalifikationer, da du hermed forventes at kunne håndtere komplekse ansvarsområder. Typen af opgaver, som du skal varetage samt erfaring fra andre travle kontormiljøer er også en fordel, når der skal forhandles løn. Derudover er selve virksomhedens størrelse også delvist afgørende for din løn. Større og mere prestigefyldte virksomheder kan ofte betale mere end mindre virksomheder, da de større ofte opererer med mere omfangsrige budgetter.

Der findes mange forskellige typer af kontorassistenter på tværs af brancher og industrier. Her er et overblik over nogle af de områder og typer af kontorassistenter, der findes.

Jobbet som kontorassistent er ofte både nuanceret og fuld af dynamik, hvilket gør det til et spændende og givende arbejde for mange. Nedenfor kan du få indblik i nogle af de væsentligste arbejdsopgaver og ansvarsområder, som en kontorassistent typisk vil have. 

arbejdsopgaver og ansvarsområder

En kontorassistents mange forskellige anvarsområder og arbejdsopgaver omfatter blandt andet:

• kundehenvendelser

Som kontorassistent er det i samarbejde med dine kolleger vigtigt at sikre og opretholde en stor kundetilfredshed. Hvis du ikke selv kan løse en kundes problem, så er det din opgave at videredirigere dem til en, der kan hjælpe dem. Udover assistance ved fysisk fremmøde, skal du også besvare telefonopkald og emails samt svare kunder og klienter på alle andre tænkelige kommunikationskanaler.

• sagsbehandling

Som kontorassistent har du ofte ansvar for diverse sagsbehandlingsprocesser. Der kan f.eks. være tale om håndtering af klager, ordrebearbejdning eller vejledning om muligheder eller rettigheder.

• indtasning og registreringer

Registreringer, indtastninger, opdatering af procedurer og manualer er ofte en fast del ef en kontorassistensts arbejdsopgaver. Der kan være tale om mange forskellige indtastninger og registreringer i forskellige systemer. Der kan også være tale om renskrivning og korrekturlæsning af dokumenter og breve eller lettere bogføringsopgaver.

• betjening og vedligeholdelse af kontorudstyr

Som kontorassistent skal du også betjene kontorudstyr som for eksempel kopimaskiner og printere. Du sørger også for at udstyret er vedligeholdt og fungerer. Du fører også regnskab over kontorafdelingens forsyninger og lagerbeholdning, og bestiller nye materialer hjem, når kontoret mangler forsyninger.

• notat- og referatskrivning

Som kontorassistent kan du have til opgave at foretage notatskrivning under møder. Du sørger måske også for at forberede mødelokalerne, før mødet starter og at de pågældende mødedeltagere har, hvad de skal bruge. Du arkiverer også vigtige virksomhedsdokumenter og referater, så de er nemme at finde frem til.

Som kontorassistent kan du arbejde i flere forskellige brancher. Kontorassistenter er ofte ansat på lægekontorer og sundhedscentre, advokat- og juristkontorer, offentlige kontorer, hospitaler og skoler. Typisk vil du arbejde i et kontorlokale tæt på din chef eller leder. Du deler sandsynligvis kontorplads med andre administrative medarbejdere eller sekretærer. Der kan dog også være tale om et privat kontor.

Arbejdet som kontorassistent foregår naturligvis oftest indenfor, men ikke nødvendigvis altid på selve kontoret i virksomheden. Der er sket en del ændringer i de senere år, så remote arbejde og hjemmearbejde er nu som kontorassistent muligt i flere virksomheder.

hvem er dine kolleger?

Afhængigt af branchen du er ansat i, så kan dine kolleger omfatte alt lige fra receptionister, administrative assistenter, personlige assistenter og databehandlere. Du kan også arbejde tæt sammen med ledere, sælgere, økonomimedarbejdere såvel som andre specialister.

arbejdstider

Kontorassistenter har som regel en arbejdsuge på 37 timer om ugen, typisk i dagtimerne mellem kl. 8-16. Mange arbejdsgivere giver dog ofte mulighed for fleksible mødetider, ligesom det som kontoassistent ofte er muligt at arbejde i deltidsstillinger. 

Som fuldtidsansat forventes det typisk, at du som kontorassistent kan arbejde fem dage om ugen man-fre, men visse brancher kan også kræve weekendarbejde.

Det er muligt at uddanne sig til kontorassistent på den 4 årige kontoruddannelse, som er en erhvervsuddannelse. Med en kontoruddannelse har du mulighed for at bestride kontorstillinger med større ansvar. Du kan også vælge en specialeretning og eksempelvis uddanne dig til lægesekretær eller advokatsekretær.

Det er også muligt at arbejde som administrativ medarbejder uden den 4-årige kontoruddannelse.

færdigheder og kompetencer

Følgende færdigheder og kompetencer er vigtige at besidde i arbejdet som kontorassistent:

• fleksibilitet

Arbejdet som kontorassistent er tempofyldt og dynamisk og kræver derfor en hel del fleksibilitet fra din side. Det omfatter mange forskelligartede arbejdsopgaver, og du skal altid være imødekommende og klar til alle udfordringer, der dukker op i løbet af en arbejdsdag. Med god fleksibilitet vil du kunne arbejde mere smidigt med stramme deadlines og projekter med et vist tidspres.

• stærke kommunikationsevner

Det er vigtigt, at besidde stærke interpersonelle færdigheder som kontorassistent. Du skal kunne kommunikere klart og tydeligt, da du er i kontakt med flere forskellige mennesker hele dagen. Det forventes også, at du opretholder en vis professionel attitude, så arbejdsgiveren kan have tillid til, at du altid møder hver klient og medarbejder på samme imødekommende måde. 

• selvkørende og uafhængig 

Det er vigtigt, at du kan arbejde selvstændigt som kontorassistent. Du skal selv administrere din tidsplan og være proaktiv, når det handler om at tackle ethvert problem, der pludseligt dukker op i løbet af en dag. 

• detaljeorienteret 

Som kontorassistent jonglerer du med mange forskellige opgaver og håndterer forskellige dokumenter hver dag. Er du bare en anelse perfektionistisk anlagt, vil det være til gavn i dit arbejde, da det ofte betaler sig at dobbelttjekke emails og dokumenter for at undgå dyre fejl i virksomheden.

karrieremuligheder

Der er op til flere forskellige spændende karrieremuligheder som kontorassistent. Med den rette erfaring kan du blive koordinater eller ligefrem kontorchef med tiden. Nogle bliver også specialiseret i en særlig ledelsesdrift, at de kan ende som personlige assistenter for ledere i en virksomhed. Du kan også vælge at tage kurser eller ligefrem videreuddanne dig og blive lægesekretær eller advokatsekretær, hvis du tager den 4 årige kontoruddannelse med speciale.

Når du arbejder gennem Randstad, har du en række fordele.

For eksempel:

• er dit vikariat altid omfattet af en kollektiv overenskomst. Det vil sige, at ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst. Dette gælder for alle rettigheder såsom pension, feriefridage, opsigelse m.m.
• kan du altid kontakte din kontaktperson hos Randstad, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp.
• får du mulighed for at afprøve jobbet som kontorassistent i et vikariat hos flere forskellige virksomheder. Hvis jobbet som kontorassistent er noget for dig, er der ofte gode muligheder for en fastansættelse hos en af vores kunder. Alternativt kan vi hjælpe dig med andre spændende jobmuligheder efter endt vikariat.

Find dit næste job via Randstad

Upload dit CV i vores database og lad os hjælpe dig med at finde dit næste job.

Se alle vores ledige stillinger her.

Ofte stillede spørgsmål om arbejdet som kontorassistent