personlig assistent.

En personlig assistent - også ofte forkortet PA - støtter en leder eller chef i en administrativ funktion. I modsætning til andre administrative assistenter udfører en personlig assistent dog også personlige opgaver på vegne af den overordnede leder. Som PAt fokuserer du på en enkelt person og hjælper vedkommende med hans eller hendes rutiner. Personlige assistenter er ledernes første kontaktpunkt med andre medarbejdere. De videregiver oplysninger fra lederne til teamet.

Som personlig assistent er din rolle at håndtere gentagne og løbende opgaver for lederne, så de kan fokusere på strategiske opgaver. Du tager dig af telefonopkald og besvarer e-mails på vegne af lederen. Du videresender også oplysninger og prioriterer korrespondance, ligesom du administrerer kalendere og organiserer møder og aftaler for ledere og chefer.

Ud over at arbejde for en virksomhed kan en personlig assistent også arbejde for en privatperson og hjælpe denne person med at tilrettelægge sin tidsplan. Når du arbejder for en privatperson, planlægger du deres professionelle og personlige rutiner. Det kan inkludere opgaver, der rækker ind i personens private liv, som for eksempel at sørge for at den pågældende persons regninger og skat er betalt, at der er ansat rengøringsfolk eller andet personale til arbejdet i hjemmet og at administrere mange af deres private aftaler.

Uanset om du arbejder for en enkeltperson eller en virksomhed, kræver arbejdet ofte uregelmæssige arbejdstider, afhængigt af hvor meget støtte lederen eller den pågældende person har brug for. Arbejdet som personlig assistent kræver, at du er et ekstremt organiseret menneske, og at du er særligt god til tidsstyring.

Er du overbevist om at du vil kan udfylde rollen som PA for en leder eller anden person af betydning? Så læs videre i artiklen, hvor vi går i dybden med hvad det kræver af kompetencer og færdigheder for at kunne trives i arbejdet som personlig assistent.

Lønningerne til personlige assistenter varierer en hel del alt efter hvilken branche og hvilken type leder, man er assistent for. Ifølge Danmarks Statistik er lønnen for en nyudklækket assistent indenfor det private mellem cirka 26.000 kroner og 34.000 om måneden før skat. Der kan dog forekomme højere lønninger selv for nystartede assistenter, og vi skal her se nærmere på, hvad der især vil kunne påvirke en PAs løn i en positiv retning.

hvilke faktorer kan påvirke en personlig assistents løn?

Lønnen for PA´er afhænger af forskellige faktorer, der spænder lige fra branchen, du er ansat i til den pågældende assistents kvalifikationer og erhvervserfaring. Du vil sandsynligvis tjene mere, hvis du har erfaring med at arbejde i en bestemt branche. Hvis du f.eks. arbejder inden for finansielle tjenesteydelser, advokatfirmaer eller konsulentfirmaer, er din løn højere på grund af stillingens kompleksitet. Dine kvalifikationer, færdigheder og erfaring har også indflydelse på din løn. I takt med at du høster erfaring vil tilliden til dig som PA vokse tilsvarende. Hvis du viser, at du kan lette det administrative pres og imødekomme og forudse ledernes behov, vil du kunne forvente en højere løn.

Din geografiske placering har også indflydelse på dine indtjeningsmuligheder. Personlige assistenter i København og Aarhus har f.eks. højere lønninger på grund af den større efterspørgsel og de højere leveomkostninger. Hvis du arbejder i de mindre danske byer og landområder skal du forvente lavere lønpakker.

Personlige assistenter kommer i mange forskellige udgaver. De væsentligste omfatter:

Hvis du er interesseret i en karriere, hvor du arbejder tæt sammen med ledelsen i en virksomhed, så kunne du overveje at blive personlig assistent. Der er tale om et udfordrende og dynamisk arbejde, hvor du skal jonglere mellem at styre tidsplanen for din chef og samarbejde med de øvrige medarbejdere, kunder og leverandører på forskellige projekter og events. 

arbejdsopgaver og ansvarsområder

De væsentligste arbejdsopgaver og ansvarsområder for en personlig assistent omfatter blandt andet:

• besvare opkald og stå for anden korrespondance

Som personlig assistent er du det første kontaktpunkt for lederen eller personen, du assisterer. Du sørger for at besvare telefonopkald fra klienter og kunder og gennemgår ligeledes mails og prioriterer kommunikationen til lederen. Al korrespondance og kommunikation med lederen går gennem dig.

• administrere arbejdskalendre

Som personlig assistent er du ansvarlig for at organisere kalendere og administrere lederens arbejdsplan. Du registrerer f.eks. de møder, begivenheder og aftaler, som lederen skal deltage i, og minder ham/hende om dem inden mødet. Når lederen aflyser en aftale, informerer du de involverede parter.

• gå til møder og skrive referater 

Som personlig assistent deltager du også i møder, hvor du eksempelvis tager noter eller skriver referater. Du tager også diktater fra din leder og transskriberer dem, hvis det er nødvendigt.

• planlægge rejser 

En personlig assistent har også ofte ansvaret for at organisere en leders logistik og rejsearrangementer. Du står for booking af rejse og ophold og eventuelt billeje, hvis det er nødvendigt.

• planlægge events og konferencer 

Hvis din leder har planer om at lave en konference eller event, så er det ofte dig, der udfører de fleste opgaver og ærinder i forbindelse med forberedelsen af begivenheden. Tilrettelæggelsen af et event kan indebære at du skal finde leverandører, lægge budget for forskellige materialer og udsende invitationer. Du sørger også for transport til stedet for eventet.

• forberede og udfærdige rapporter 

En personlig assistent skriver rapporter, sender emails og forbereder præsentationer på vegne af lederen. Jobbet omfatter arkivering af rapporter såvel som vedligeholdelse af databasen ved at foretage jævnlige backups af vigtige kontorarkiver.

De fleste personlige assistenter arbejder på kontorer, men der er dog også undtagelser. Er du PA for en indflydelsesrig person, som for eksempel en politiker eller berømthed, vil du også til tider arbejde i private hjem. Entreprenører i bygge- og anlægsbranchen ansætter ofte personlige assistenter til at hjælpe med papirarbejde og kontakt med kunderne. Dette kræver transport til byggepladser, samarbejde med andre arbejdere og møde med kunder. 

hvem er dine kolleger?

Uanset om du arbejder for en enkeltperson eller en virksomhed, så vil dine kolleger oftest inkludere administrative assistenter, kontorkoordinatorer, indtastere og kontorchefer. Du kan også arbejde sammen med advokatfuldmægtige, bogholdere, såvel som revisorer, viceværter og administratorer.

arbejdstider

De fleste personlige assistenter arbejder inden for normale arbejdstider på hverdage. Det er dog vigtigt at være fleksibel, især i forbindelse med deadlines eller særligt spidsbelastede arbejdstidspunkter for din leder eller den person, du nu engang er assistent for. Mange arbejdsgivere tilbyder arbejdstider og løsninger, hvor du kan arbejde hjemmefra. Der er også ofte tale om deltidsstillinger på området. En personlig assistent kan også foretage remote arbejde eftersom mange af deres opgaver kan udføres via computer.

Kravet til din uddannelsesmæssige baggrund og dine faglige kvalifikationer kan variere alt efter hvilken branche, du er personlig assistent i, og hvilken person eller leder du skal arbejde for. Dog er følgende uddannelse og færdigheder ofte et krav eller som minimum anbefalelsesværdigt, når det handler om at være personlig assistent:

• uddannelse

Det er en god idé at have en større eller mindre erhvervsrelateret uddannelse. Det giver indsigt og viden om virksomhedsdrift og administrative opgaver. Uddannelser fra højere læreanstalter kan også være særligt gavnlige for personlige assistenter. Du kan også tage kurser i administration på AMU, som også vil kunne klæde dig på med grundlæggende indsigt i administration indenfor HR, økonomi, markedsføring og lignende.

• erhvervserfaring

For at avancere til en stilling som personlig assistent skal du ofte have relevant erhvervserfaring inden for administrative funktioner eller i et kontormiljø. Mange personlige assistenter starter med job på junior-niveau i receptioner eller som administrative assistenter.

færdigheder og kompetencer

Udover de uddannelsesmæssige og erhvervsmæssige kvalifikationer, er det også vigtigt at besidde væsentlige menneskelige færdigheder for at kunne trives i arbejdet som personlig assistent. Det omfatter blandt andet kompetencer som for eksempel:

• organisation

Det forventes, at en personlig assistent kan multitaske. At skulle håndtere forskellige projekter på vidt forskellige stadier kræver god organisation. Det er derfor vigtigt at kunne prioritere i opgaver og projekter.

• fleksibilitet 

Ting går sjældent helt, som man forventer det. Det gælder både i privatlivet og i en virksomhed. Som personlig assistent skal du kunne tænke hurtigt og træffe vigtige og målrettet beslutninger for at holde projekter på rette kurs. 

• takt og diskretion

Ikke alle ledere er lige nemme at arbejde med. Derfor kan det til tider være fristende at lufte sin irritation over for andre medarbejdere. Det er dog altid bedst at beherske sig, når der dukker negative aspekter op i arbejdet. Diskretion er en dyd som personlig assistent, og man bør kun drøfte disse aspekter med en særligt betroet inderkreds.

• stærke mundtlige og skriftlige færdigheder 

Du skal kunne videreformidle instrukser til medarbejdere, klienter og leverandører på en klar og tydelig måde. Både mundtligt såvel som skriftligt.

• god tidsstyring

For at kunne blive en succesfuld personlig assistent, skal din arbejdsgiver kunne stole på at opgaverne bliver udført korrekt og til tiden. En af de væsentligste årsager til at ledere ansætter personlige assistenter er blandt andet netop for selv at undgå at blive begravet i administrative opgaver.

karrieremuligheder

Mange personlige assistenter avancerer til højere stillinger eller vælger at specialisere sig indenfor en særlig sektor eller branche. Nogle personlige assistenter udvikler eksempelvis deres færdigheder i retning mod at blive ledelsesassistenter, før de eventuelt overtager stillinger som kontorchefer eller andre administrative roller. Nogle specialiserer sig inden for erhvervssektoren og bliver måske juridiske assistenter, mens andre arbejder sig hen imod advokatfuldmægtige stillinger.

Når du arbejder gennem Randstad, har du en række fordele.

For eksempel:

• Er dit vikariat altid omfattet af en kollektiv overenskomst. Det vil sige, at ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst. Dette gælder for alle rettigheder såsom pension, feriefridage, opsigelse m.m.
• Kan du altid kontakte din kontaktperson hos Randstad, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp.
• Får du mulighed for at afprøve jobbet som personlig assistent i et vikariat hos flere forskellige virksomheder. Hvis jobbet som personlig assistent er noget for dig, er der ofte gode muligheder for en fastansættelse hos en af vores kunder. Alternativt kan vi hjælpe dig med andre spændende jobmuligheder efter endt vikariat.

Find dit næste job via Randstad

Upload dit CV i vores database og lad os hjælpe dig med at finde dit næste job.

Se alle vores ledige stillinger her.

Ofte stillede spørgsmål om arbejdet som personlig assistent