Vi har alle haft de dage, hvor vi bare ikke rigtig kunne komme i gang. Der er opgaver, som du ved, du skal have klaret, men du undgår dem. Du går rundt om den varme grød og udsætter den opgave, som du ikke orker og starter i stedet på andre ting.
Det er ikke sådan, at du ikke får lavet noget, du udsætter bare en specifik opgave. På længere sigt kan det at undgå specifikke opgaver påvirke din produktivitet. Heldigvis kan du aktivt gøre noget for at ændre dette.
Hvorfor udskyder vi ting?
Folk udsætter ting af forskellige årsager. Nogle af de mest almindelige er:
- Du synes opgaven er kedelig
- Du er bange for et negativt resultat eller en dårlig ydeevne
- Opgaven er for udfordrende
- Opgaven gør dig nervøs
- Du udsætter, fordi du har masser af tid
- Du mangler en retning, en fremgangsmåde eller nogle klare step for at komme i gang
- Opgaven skaber ingen eller ringe værdi for dig
- Der er ingen belønning forbundet med opgaven
Stop udskydelsen af arbejdsopgaver med disse enkle tip:
1 - Opret en realistisk to-do-liste
To-do-lister er meget effektive - Hvis du vel og mærke opretter realistiske lister. Du kan omvendt lægge et unødvendigt pres på dig selv ved at oprette huskelister, der ikke kan håndteres inden for den tid, du har til rådighed.
Vær derfor realistisk med din tid og tænk over hvor lang tid de enkelte opgaver tager at udføre.
2 - Start med en opgave, du godt kan lide
Start altid dagen med noget, du godt kan lide at gøre. Det vil hjælpe dig med at komme ind i et flow. Det kan være noget så simpelt som at tjekke din mail eller gennemgå din kalender. Det vigtigste er, at det får dig i det rette arbejdsmode fra starten. Samtidig vil du dermed kunne tjekke noget af på din to-do-liste.
3 – Opdel opgaver i mindre, mere håndterbare handlinger
Folk udsætter ofte opgaver, når de føler sig overvældede. En effektiv måde at gøre ting mere håndterbare er ved at opdele det i mindre og lettere, små skridt. Fokus på at færdiggøre handlingerne en efter en kan være en måde til at få større opgaver afsluttet i mere overskuelige bider.
4 – Stop med at love mere end du kan holde
At sige ja til for mange ting lægger et pres på dig selv, som kan give bagslag. Hvis du ikke kan løse en opgave, skal du sige det. Du har begrænset tid, og det er vigtigt, at du administrerer tiden hensigtsmæssigt. Når du lover for meget, er det let at blive stresset over alt det, du skal nå. Dermed er der risiko for, at du ender med at stresse over de opgaver, du skal nå - fremfor rent faktisk at få udført noget.
5 – Lad være med at forsøge at multitaske
Fokuser på en ting ad gangen. Giv din fulde og udelte opmærksomhed indtil opgaven er afsluttet. Når det er gjort, kan du gå videre til den næste ting på din to-do-liste. Fortsæt denne proces, indtil du har afsluttet alle dine opgaver for dagen.
6 – Sorter opgaver efter prioritet.
Ved at sortere daglige opgaver efter prioritet kan du med fordel starte med de vigtigste opgaver, mens du er frisk. Opgaver kan tage længere tid, end vi forventer, og andre ting kan opstå i løbet af dagen. Hvis du starter med de vigtigste opgaver, er de vigtigste opgaver stadig klaret, selvom du ikke når hele listen.
7- Forpligt dig selv til en tidsfrist
Det er vigtigt at sætte en tidshorisont for opgaverne. Det kan hjælpe dig med at planlægge opgaver på kort og lang sigt. Du får en bedre ide om, hvornår du skal arbejde med opgaverne, og vigtigst af alt - hvornår du absolut skal være færdig med opgaven, hvilket hjælper dig til ikke at udskyde opgaven unødigt.
8 – Skær ned på distraktioner
Distraktioner er en tidsrøver. De tager opmærksomheden væk fra det, du skal og bryder dit fokus og flow. Luk din e-mail, læg din telefon væk og slå notifikationer på de sociale medier fra.
9 – Start på en frisk hver dag
Glem dagen i går. Der er ingen grund til at dvæle ved fortiden. Selv hvis du havde en hård dag, vil det hjælpe dig at fokusere på dagens opgaver fremfor det spildte dagen før. Husk, at nogle dage får du ikke udrettet så meget, som du gerne ville, men så har du til gengæld andre dage, hvor du når mere end forventet. Det er helt fint.
10 – Hold korte og hyppige pauser
Det er udfordrende at skulle koncentrere sig med fuld kapacitet i mere end 90 minutter ad gangen. Når du har passeret denne tærskel, vil din effektivitet falde, og du vil have større besvær med at koncentrere dig. Inddel derfor opgaverne i realistiske blokke og hold hyppige korte pauser for at holde dig koncentreret og lade op.
Udsættelse af arbejdsopgaver er helt almindeligt, men det kan også påvirke din ydeevne. Hvis du har en tendens til at udsætte ting, så prøv rådende ovenfor for at reducere trangen til at undgå visse opgaver.
Rigtig god arbejdslyst!