Natten til den 12. marts i år blev der vendt op og ned på alting. Pludselig kunne vi ikke længere mødes med hinanden, trykke hånd eller kramme - og måden, vi holder møder på, blev fra den ene dag til den anden forandret totalt.
Men det betyder ikke, at vi skal gøre op med vores mødekultur, for tværtimod er mødekulturen - og ikke mindst måden vi styrer et møde på - måske vigtigere end nogensinde før. Og det gælder, hvad enten vi mødes fysisk eller på Zoom, Hangouts eller Teams.
»Det er tydeligt, at Covid-19 har vendt op og ned på alting. Og pludselig er de forskellige platforme som Zoom, Google Meet og Teams blevet et udbredt værktøj på næsten alle arbejdspladser, og det har nok i virkeligheden mange steder øget antallet af møder,« vurderer Tine Ryg Cebrian, der er HR-direktør i Randstad.
Men hun advarer samtidig om, at bare fordi det i dag er blevet lettere at mødes ved hjælp af de nye metoder, så er det ikke ensbetydende med, at man skal øge kvantiteten af møder på bekostning af kvaliteten. Og netop derfor er det også altafgørende med en stærk mødefacilitator.
»I dag er det blevet så nemt at mødes online, for vi skal bare trykke på et knap og vupti - så sidder vi lige i mødelokalet. I dag kræver et møde ikke, at vi skal bevæge os fra A til B, hvilket er tidskrævende, men bare fordi, det er blevet lettere, så er det ikke ensbetydende med, at vi skal skrue op for frekvensen. Tværtimod så mener jeg, at de nye former kræver endnu mere af den person, der faciliterer mødet. Han eller hun skal stille nogle tydelige krav tidligt i processen – for eksempel i forhold til folks forventninger til mødet og til deltagerne, og hvad det pågældende møde skal munde ud i. Gør man ikke det allerede tidligt i processen, så risikerer man at miste engagementet blandt deltagerne, og mødet risikerer at blive fyldt ud med en masse snak og bolde i luften, som aldrig bliver grebet igen og eksekveret på,« forklarer Tine Ryg Cebrian.
Ni gode råd til hvordan du bliver en god mødefacilitator
1 - Indkaldelse
Sørg for at indkalde deltagerne i god tid, så det kommer i kalenderen hos alle deltagerne, som bedes bekræfte deres deltagelse.
2 – Afstem forventninger
I indkaldelsen kan du sende en agenda og om nødvendigt forventninger til mødedeltagerne.
I forhold til onlinemøder så er det en god idé, hvis facilitator for eksempel skriver, at det forventes, at alle har deres kamera tændt. Det stiller krav til deltagerne om, at de skal være på, og så betyder det også, at deltagerne ikke kan sidde og lave alle mulige andre ting under mødet - eller måske sidde søvndrukken og uengageret i deres pyjamas.
3 – Start til tiden
Vi kender alle sammen følelsen af at sidde og vente på de sidste mødedeltagere. Det kan være frustrerende og komme til at præge mødet på en negativ måde, og derfor skal du slå fast, at det ikke er acceptabelt at komme for sent uanset hvilket niveau, man befinder sig på i organisationen. Derfor skal man starte til tiden og melde klart ud, at dem, der ikke møder op eller logger ind præcist, ikke vil kunne deltage i mødet.
4 – Kridt banen op
Understreg tydeligt din rolle som ordstyrer og præsentér kort deltagerne. Fortæl deltagerne at du forbeholder dig ret til at afbryde, såfremt I bevæger jer for langt væk fra emnet.
5 – Styr tiden
Tiden betyder meget for, hvordan mødet forløber, og det er din pligt at sikre, at tiden ikke overskrides. Hvis du føler, at et emne trækker ud, og at det går ud over et andet vigtigt emne, så afslut enten emnet eller orienter deltagerne, om at I nu har bevæget jer ud i overtid, hvad angår det emne - og at hvis vi fortsætter, så kan det få indflydelse på noget andet. Sørg for at du aldrig selv går over tid, og hvis du mener, at tiden er for knap, så skal du måske allerede fra starten i forbindelse med mødeindkaldelsen forlænge den.
6 – Sørg for at alle byder ind
Er der mere end 10 deltagere i mødet, så kan det være vanskeligt at sørge for, at alle får tilstrækkelig med taletid. Men sørg for at det ikke altid er de samme, der taler – for eksempel ved proaktivt at spørge andre deltagere om deres mening.
7 – Lav øvelser undervejs
Undersøgelser viser, at koncentrationen slipper op, hvis man sidder stille for længe, og derfor bør du indlægge nogle korte pauser, hvor I lige kan strække benene. Hvis der er tale om et onlinemøde, kan du måske foreslå, at deltagerne går en tur i forbindelse med, at mødet afvikles.
8 – Tydeliggør konklusionerne og næste skridt for mødet
Når mødet er slut, så er det op til dig som facilitator at give en kort opsummering af forløbet og beslutningerne og i forhold til, hvad næste skridt er. Hvis der er behov for at noget sendes rundt efterfølgende, så er det din opgave at sikre, at det også sker.
9 – afslut og evaluer
En god afslutning ender ofte med en evaluering, så brug gerne to minutter af deltagernes tid til at få en evaluering af forløbet. Det kan godt være, at det måske ikke lyder af meget, men det kan være to ganske værdifulde minutter for dig fremadrettet som mødefacilitator.